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Inicialmente, podemos definir um processo como uma série de tarefas ou etapas que recebem insumos (matérias, informação, pessoas, máquinas, métodos) e geram produtos (produto físico, informação, serviço), com valor agregado, usados para fins específicos por seu receptor. Portanto, qualquer tipo de trabalho que uma empresa estiver realizando, em princípio, deve integrar um processo.

A Gestão de Processos visa administrar as organizações como conjuntos de processos interligados e não como conjunto de departamentos independente, esse tipo de organização é uma tendência muito forte do Terceiro Milênio e define a organização como um sistema dinâmico, pois transforma insumos em produtos e serviços.

A administração por processos consiste em administrar as funções permanentes como elos de uma corrente e não como departamentos isolados uns dos outros. O resultado é uma cadeia horizontal de processos, em lugar da estrutura vertical criada pela cadeia de comando. A horizontalização produz bons resultados porque reformula o modo de administrar as operações, orientando todas as funções para a solução de um problema.

Os Processos organizacionais são sequências de atividade que transformam insumos em produtos ou resultados. O processo produtivo é o principal processo, pois transforma matérias-primas e componentes em produtos acabados. O processo produtivo é apenas parte de uma cadeia maior, chamado cadeia de suprimentos. A cadeia de suprimentos é a sequência de processos que vai desde os fornecedores até os clientes, sendo esta um processo que envolve muitas funções organizacionais, que são desempenhadas por departamentos diferentes, como por exemplo: compras, vendas, produção, marketing, distribuição e serviço ao cliente, entre outras.

A organização por processos é apropriada quando a organização pretende que todas essas funções trabalhem de forma coordenada, por meio de comunicação entre todos os departamentos envolvidos, para aumentar a ificiência ao longo de todo o processo.

A necessidade de uma ligação estreita entre as fontes de fornecimento e os mercados e clientes é um fator determinante da adoção do modelo da organização por processos. Para fazer chegar regulamente ao supermercado o tubo de pasta de dentes, dentro de uma embalagem, que o cliente quer, é preciso uma ligação muito forte entre todos os elos da cadeia de suprimentos.

Alguns processos envolvem normalmente muitas funções e departamentos, como é o caso da cadeia de suprimentos. Outros processos são desenvolvidos dentro de um ou poucos departamentos, ou envolvem poucas funções.

Rummler e Brache identificam três tipos de processos:

Processo de clientes: que confecciona um produto ou serviço para um cliente externo da organização.

Processos administrativos: fabricam produtos que são invisíveis para os clientes externos, sendo, porém, essenciais ao gerenciamento efetivo dos negócios.

Processos de gerenciamento: incluem as decisões que os gerentes devem tomar para apoiar os processos de negócios.