Processos organizacionais

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Este conhecimento geral que o mercado está ficando cada vez mais competitivo e evidentemente as empresas dinâmicas e ativas se destacam entre as menos ágeis. Para competir neste mercado instável, as empresas precisam se desempenhar o melhor possível em seus negócios; desempenho este que só pode ser alcançado através de seus processos organizacionais.

Embora a idéia de processos tenha entrado nas discussões administrativas nos últimos anos, suas raízes brotaram há tempos, na tradição da “Escola Clássica da Administração” onde, dentro do foco operacional (Taylor) e do foco (Fayol), que, embora fossem voltados ao aspecto produtivo, já havia uma pequena preocupação com processos organizacionais. Como por exemplo a afirmação de Fayol sobre os princípios fundamentais a serem considerados na estruturação dos processos administrativos: divisão de trabalho, autoridade e responsabilidade, disciplina, ordem, iniciativa e espírito de equipe.

Porém, as abordagens de Taylor e Fayol eram limitadas, visto que tinham a empresa como um sistema fechado; e o avanço mercadológico automaticamente obrigou os administradores a fazerem uma análise global da organização, para que percebessem que a empresa só serias mantida no mercado se enquadrada na idéia dos processos inter-relacionados e interdependentes. E assim as vantagens de uma estrutura por processos foram ganhando destaque.

Atualmente, ainda é comum encontrar empresas que não tiveram a oportunidade de crescer por estarem organizadas dentro das estruturas de processos.

Um erro bastante comum é confundir método de produção com processo, pois, enquanto o primeiro define a técnica pela qual se produz algo, e o segundo define a forma como esta técnica será empregada.

Assim como não faz sentido um processo organizacional que não ofereça algum produto ou serviço, todo trabalho realizado, obrigatoriamente faz parte de um processo organizacional.

De forma abrangente, porém realista, os processos são os instrumentos de implementação deestratégias na empresa, ou seja, das medidas a serem tomadas para que a empresa aproveite as oportunidades e evite as ameaças identificadas no ambiente de negócios.

Essas definições podem ser aplicadas a empresas de qualquer segmento e porte, haja visto a abrangência a qual transmitem. Desta forma pode-se considerar que a compreensão de processos é a chave para o sucesso em qualquer negócio, pois através destes é possível assegurar uma estrutura adequada que resulte na satisfação dos clientes.

Mas para que os processos funcionem de fato dentro das empresas, se faz necessária a presença de um responsável que possua autonomia e criatividade na busca de soluções cotidianas e também no planejamento estratégico. Coordenar estes processos requer saber classificá-los e assim poder distinguir seus respectivos enfoques. Os principais identificados e implementados nas empresas são:

- Processos primários ou de negócios - incluem as atividades que geram valor para o cliente. Ex: produção, venda, recebimento e atendimento do pedido (cliente).

Processos de suporte ou apoio- incluem as atividades que garantem o apoio necessário ao funcionamento adequado dos processos primários. Ex: folha de pagamento, call Center, recebimento e atendimento de pedido (fornecedor de material).

Processos gerenciais- incluem atividades focadas nos gerentes e suas relações, assim como as ações de medição e ajuste do desempenho da organização. Aqui estão as ações que os gerentes devem realizar para dar suporte aos demais processos do negócio. Estes processos de gerenciamento envolvem planejamento, fixação de metas, monitoramento, tomada de decisões e comunicação com relação aos processos ativos operacionais-chave de uma empresa.

Os processos ainda podem ser classificados de acordo com a sua hierarquia, ou seja, o seu grau de abrangência na organização; são classificados da seguinte maneira:

Macroprocesso- é um processo que envolve mais de uma função na organização. Sua operação tem impactos significativos nas demais funções e pode ser dividido em subprocessos;

Subprocessos- são divisões do macroprocesso com objetivos específicos organizados seguindo linhas funcionais;

Atividades- os subprocessos podem ser divididos nas diversas atividades que os compõem, e em um nível mais detalhado de tarefas.

Para que haja sucesso na administração, é necessário mapear cada um dos processos, ou seja, entender quais as atividades e tarefas desenvolvidas e executadas por pessoas, bem como os envolvimentos existentes em cada etapa. Isso facilita a intervenção, alteração e modificação das necessidades identificadas em cada processo.

Atualmente as empresas estão buscando a condução de suas atividades por meio da estrutura de processos, abandonando, assim, a estrutura funcional. Isso permite um melhor controle e organização de seus recursos e seus fluxos ao longo de cada processo.

Nesta abordagem, o foco passa a ser o ponto de vista do cliente, já que os processos são organizados para produzir e oferecer valor aos clientes. Porém, para que uma empresa possa aderir a esta estrutura, será necessário que ocorram algumas mudanças culturais, estruturais e administrativas; assim como a aprendizagem de conhecimentos modernos e inovadores. Lembrando que, sem a estrutura por processos, a empresa só conseguirá melhor seu desempenho dependendo de que todos os envolvidos na execução de um trabalho estejam de acordo em relação a atividade em questão.

Obviamente, implantar uma estrutura de processos não é fácil, tampouco pode ser feito rapidamente. Para trabalhar dentro dessa abordagem é necessária disposição para mudanças, tempo para reuniões, e, segundo GONÇALVES (1997, p. 15),

Algumas ações são consideradas fundamentais:

• Atribuir a responsabilidade pelo andamento de cada processo essencial a um processowner;

• Minimizar os deslocamentos de pessoas e as transferências de material, organizando as atividades ao longo de processos, e não por funções;

• Maximizar o agrupamento das atividades, empregando equipes multifuncionais e pessoal polivalente;

• Diminuir o gasto de energia por meio de atividade de, por exemplo, reunir as partes da empresa em um menor número de locais ou maciçamente os recursos de tecnologia da informação para reduzir o transporte, a armazenagem e o deslocamento dos recursos e materiais para processos empresariais.

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