ANÁLISE DO EVENTO CCC SOB A ÓTICA DA GESTÃO DE PROJETOS

FUNDAÇÃO GETULIO VARGAS

FUNDAMENTOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS

DIJANEI PEREIRA DA SILVA

ANÁLISE DO EVENTO CCC SOB A ÓTICA DA GESTÃO DE PROJETOS

1 INTRODUÇÃO

Há muitos anos, a CCC atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Fundada por uma família de italianos que migraram para o Brasil e aqui se estabeleceram como comerciantes, a empresa, em poucas décadas, tornou-se uma forte rede de lojas de roupas com diversos representantes no País.

Em decorrência do maior aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado, a CCC adquiriu a empresa DT Produções, criando um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar um evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.

2 JUSTIFICATIVA

A atividade individual tem como objetivo analisar o grande evento musical em que será realizado pela empresa CCC sob a ótica da gestão de projetos, relacionando-o com os conceitos e características dos processos de gerenciamento de projetos, como: iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento.

O evento promovido pela CCC pode ser definido como um projeto porque é exclusivo, temporário e o seu resultado é incerto. Além de ser único, o evento é faseado, tendo início meio e fim.

“Um projeto é uma unidade de organização dedicada à consecução de um objetivo, geralmente a conclusão bem-sucedida de um produto de desenvolvimento a tempo, dentro do orçamento e em conformidade com especificações de desempenho predeterminadas” (Gaddis, 1959).

3 DESENVOLVIMENTO

Está é a primeira das fases de um projeto e apresenta um esboço necessário para definição do evento que será realizado pela CCC e DT produções. É importante definir um modelo de projeto que permita o adequado planejamento e controle dos requisitos essenciais para que um produto ou serviço tenha sucesso na sua execução.

A fase de um projeto é um conjunto de atividades relacionadas de maneira lógica que culmina na conclusão de uma ou mais entregas. O ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início à conclusão. Ele fornece a estrutura básica para o gerenciamento do projeto. Os ciclos de vida do projeto podem ser preditivos ou adaptativos.

Devemos ressaltar que, segundo o PMI (2017), em um ciclo de vida, há geralmente uma ou mais fases associadas com o desenvolvimento do produto, serviço ou resultado. Em um ciclo de vida preditivo, o escopo, prazo e custo do projeto são determinados nas fases iniciais. Quaisquer alterações ao escopo são cuidadosamente gerenciadas. Os ciclos de vida preditivos são também chamados de vida em cascata.

A DT Produções como gestora do projeto, definiu o ciclo de vida com característica flexível o suficiente para lidar com a variedade de fatores incluídos no projeto.

Segundo o Guia PMBOK® (PMI, 2017), um projeto típico apresenta cinco grandes áreas ou grupos de processos ao longo do seu ciclo de vida, conforme demonstrado na figura seguinte.

Figura 01: Ciclo de vida do projeto

Fonte: Baseado no Guia PMBOK (2017)

O presidente da CCC em conjunto a DT Produções elaborou o termo de abertura do projeto, definindo os objetivos do projeto, as justificativas e a descrição preliminar, dando ao gerente de projeto a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do evento, porém, a CCC ressalta a importância de realizar o evento de forma planejada e coordenada em alinhamento com a estratégia estabelecida pela empresa, para alcance dos objetivos junto ao público alvo e stakeholders, com prazos e valores orçamentários previamente definidos. A DT selecionou um gerente de projeto com expertise em eventos, dando total autonomia para que o gerente em conjunto com a sua equipe defina o plano de gerenciamento do projeto. A data foi definida e foram elencados alguns riscos e analisados pela equipe gestora. Para o desenvolvimento do projeto alguns fatores importantes foram levados em conta: escopo; custo; possíveis impactos ambientais e sociais; subcontratadas; venda de ingressos e dimensionamento do tamanho da festa; controle durante as fases de planejamento e execução; comunicação; riscos; qualidade; execução; montagem e encerramento.

Koontz e O´Donnel (1989) destacam que o processo de planejamento é lógico, pois reflete as etapas e as condições sucessivas necessárias para atingir um objetivo. Isto significa que um administrador está planejando quando está decidindo sobre quais serão suas metas ou seus objetivos, quando estes estarão sendo atingidos e como alocará seus recursos de mão-de-obra, equipamento e tempo para que eles sejam atingidos.

O evento realizado pela DT Produções será dividido em 03 fases, como: pré-evento, evento e pós-evento.

Fase 01: Pré-evento

Esta é a fase inicial, onde ocorrerá a definição do objetivo, viabilidade, escopo, recursos financeiros, riscos, controle, encerramento e planejamento com todas as partes interessadas, requisitos iniciais e principais entregas, como: definição do evento, escolha do local, desmobilização, logística e definição da data. É o momento de definir o plano de gerenciamento do projeto e apresentar as questões importantes do evento aos patrocinadores e apoiadores que auxiliarão no financiamento e outras ações no evento.

Tabela 1: Fase I

INICIAÇÃO PLANEJAMENTO EXECUÇÃO

Pré-Evento Desenvolver o termo de abertura do projeto Planejar o gerenciamento dos riscos