Identificar Descrever e Analisar o Evento da CCC sob a Ótica da Gestão de Projetos

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Gerenciamento de Projetos	Módulo: I
Aluno: Marcelo Lucas Gonçalves – A57562070	Turma: 3
Tarefa: Identificar, descrever e analisar o evento da CCC sob a ótica da Gestão de Projetos
Características do projeto
Como aprendemos no módulo Fundamentos de Gerenciamento de Projetos, as empresas sempre estão buscando estratégias para se diferenciar e manter se competitiva no mercado em que atua. Com isso, o tema sobre Gestão de Projetos ganha força dentro das organizações, com a necessidade ou não em ter um Escritório de Projetos (EP). Um projeto pode surgir dentro de uma organização por diversos motivos, na CCC, o principal motivo foi enxergar a oportunidade de obter vantagem competitiva no mercado, através do marketing cultural. A empresa CCC optou em adquirir uma empresa especializada de eventos (DT Produções) para realizar o seu plano de fortalecer o nome da marca com o marketing cultural. Conforme Maximiano (2002, p.26), a definição de projeto é “um empreendimento temporário de atividade com início, meio e fim programados, que tem por objetivo fornecer um produto singular e dentro das restrições orçamentárias”. Mas o que caracteriza esse plano da CCC ser um projeto? Trata-se de um projeto, porque será um evento temporário, com data de início e término, já definido que será realizado ao final do ano, como é um evento musical, terá o término ao final da apresentação da última banda a se apresentar. Singular, pois é um show musical que possuem características únicas, como exemplos, nenhum evento musical é igual ao outro e ter bandas de rock dos anos 80. É progressivo, adquirindo a DT Produções com o intuito de ser a executora desse evento, convidar empresas de fast food a e definição do local. Tem uma premissa orçamentária, como definido que a CCC será a principal fornecedora dos recursos. O objetivo principal da CCC, assemelhasse muito com um dos aspectos de um projeto, que é ser único, assim como um show de rock sempre será único.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Iniciação: Para dar início ao projeto, devemos formalizar o termo de abertura do projeto (TAP), que é um documento oficial e que dá autoridade ao gerente de projeto. Esse documento tem que ser aprovado pela CCC (patrocinadora do projeto) e conter as necessidades do negócio, as restrições, os riscos, fazer entender a necessidade do sponsor (cliente), mostrar a viabilidade do projeto em termos financeiros e mercadológico, que é o caso da CCC. Após a aprovação do termo de abertura do projeto (TAP), propor uma reunião de abertura (kick-off) com as partes interessadas. É muito importante identificar todos os stakeholders (partes interessadas). A reunião de abertura será conduzida pelo gerente de projeto e deve apresentar as principais entregas do projeto e os responsáveis dessas entregas baseado na matriz de responsabilidade. Planejamento: Processo de planejamento nas palavras da professora Lorena Benchimol de Veloso (VIDEOAULA FGV 2020) “Tem o papel de definir e refinar os objetivos e planejar a ação necessária para alcançar os objetivos e o escopo para os quais o projeto foi realizado”. Esta fase vai ajudar a gerenciar o tempo, custo, qualidade, mudanças, riscos e problemas relacionados. Importante ressaltar alguns objetivos do planejamento do projeto, como: Requisitos de negócios, custo, cronograma, lista de entrega, planos de recursos, obter aprovação do gerente de projeto para avançar a próxima fase. Podemos citar alguns tópicos do planejamento desse projeto: - Definição do local a ser realizado o evento: Centro de Eventos FIERGS - Definição do estilo do evento: Musical, com bandas de rock dos anos 80 - Definição do objetivo do projeto: Fazer parte de um programa de âmbito nacional e fortalecer a marca da empresa Observa se que temos algumas áreas do conhecimento neste projeto, conforme abaixo: Escopo: O objetivo da CCC em consolidar sua marca nos eventos culturais; Aquisição: A compra da DT Produções pela CCC para “tocar” o projeto; Recursos: Fornecidos pela CCC, através de convite a empresas de fast food, escolha do local para contar com tecnologia, banda larga, iluminação cênica e etc; Cronograma: Foi definido que acontecerá no final de ano, data base final para programar as fases de entrega do projeto; Stakeholders: São a CCC, DT Produções, empresas de fast food e a FIERGS; Recursos: Com a aquisição da DT Produções, todo know-how da equipe dessa empresa será utilizado no projeto; Riscos: Por ser o primeiro projeto com a DT, a CCC pode não alcançar o resultado esperado, apesar de ser uma empresa do mesmo grupo. Execução: A DT produções será a empresa responsável em coordenar todas as fases de execução do projeto, se baseando no planejamento e estar atenta aos obstáculos que podem acontecer no transcorrer do projeto. O gerente de projeto tem que garantir que as entregas estejam em harmonia e as tarefas estão sendo executadas corretamente aos integrantes do projeto conforme as suas funções. Monitoramento e Controle: Assim como os outros processos podem acontecer simultaneamente, esse processo normalmente ocorre simultaneamente ao processo de execução, é uma forma de assegurar que tudo está ocorrendo conforme o plano do projeto. Nesta fase é importante realizar reuniões para verificar o cumprimento das ações. Com o registro das reuniões, é possível ter uma visão geral das atividades e no surgimento de imprevistos por parte de algum membro, fazer a troca desse membro para garantir o prazo de entrega das fases do projeto. Encerramento: Consiste em formalizar o encerramento do projeto, dar o reconhecimento do aceite final por parte da CCC, para avaliar e aprovar a qualidade do serviço prestado. Recomenda-se realizar o registro dos ensinamentos nas diversas fases do projeto, através do relatório de lições aprendidas. Realizar o encerramento de contrato das empresas envolvidas no projeto, como as empresas de fast food e FIERGS.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Conforme definição da FGV (2019) “A estrutura de uma organização deve ser estabelecida de acordo com os objetivos e as estratégias determinadas pela alta administração. Além disso, outros aspectos devem ser levados em conta, como os procedimentos que darão suporte às atividades ou elevarão a maturidade da companhia em relação à sua gestão de projetos”. Com base na premissa acima e analisando a empresa CCC, chego a definição que trata se de uma empresa matricial, apesar de não ter uma definição do seu organograma que represente a sua estrutura organizacional e funcional. A aquisição da empresa DT Produções por parte da CCC, corrobora com a minha afirmação, pois a empresa DT Produções é uma empresa projetizada, com expertise em eventos. A DT Produções me pareceu um sistema de funcionamento organizacional voltado para projetos, razão principal da escolha por parte da CCC, para economizar com tempo e recursos.
Referências bibliográficas
MAXIMIANO, Antônio César Amaru. Administração de Projetos. 2ª edição. São Paulo: Atlas, 2002. DE VELOSO, Lorena Benchimol. Grupo de Processos. Disponível em <https://ls.cursos.fgv.br/d2l/lor/viewer/viewFile.d2lfile/237844/540569/downloads/grupo_processos.pdf FGV. As Diversas Formas de Estrutura Organizacional. Rio de Janeiro. 2019 (Apostila do Curso de Gerenciamento de Projetos).

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