ATPS Processo Gerenciais

ETAPA 4- GESTÃO DE PROJETO EM MARKETING

PASSO 4

Eventos

Evento é um conjunto de atividades profissionais desenvolvidas com o objetivo de alcançar um determinado público alvo, através do lançamento de produtos, da apresentação de uma empresa, pessoas ou entidades, entre outras atividades, visando estabelecer um conceito ou recuperar uma imagem.

Planejamento e Organização

Para planejamento e organização de eventos são necessários os seguintes elementos:

• Reconhecimento das necessidades desse evento;

• Elaboração de alternativas para suprir suas necessidades;

• Identificação dos objetivos específicos;

• Coleta de informação sobre participantes, patrocinadores, entidades e outras instituições em potencial;

• Listagem de resultados desejados;

• Estimativas de exequibilidade econômica e técnica;

• Estimativas de tempo e recursos necessários;

• Estabelecimento dos contornos do projeto.

Serviços Iniciais

São as providências imediatas após a decisão de realizar o evento:

• Identificação de órgãos governamentais, entidades e empresas com interesses voltados à execução do evento para fornecer patrocínio, subvenções, doações e outros;

• Definição de responsabilidade de todos os profissionais e prestadores de serviços envolvidos nas fases do pré-evento, trans-evento e pós-evento;

• Abertura de conta bancária especial para o evento sob a inteira responsabilidade da empresa organizadora.

Serviços de Secretaria

A secretaria compõe a estrutura administrativa e institucional do evento e é responsável por executar as seguintes atividades:

• Preparação da correspondência preliminar;

• Expedição da correspondência preliminar para as entidades governamentais, empresas e pessoas que possam colaborar de alguma forma com o evento;

• Tomada de preço e confecção de material administrativo necessário ao evento;

• Controle e arquivo da correspondência recebida e expedida;

• Remessa de circulares e cartas informativas para os participantes potenciais e outras;

• Recebimento, controle e classificação dos trabalhos a serem apresentados, enviados pelos participantes e convidados;

• Recebimento, controle e confirmação das inscrições e adesões;

• Obtenção dos cadastros de pessoas que poderão se inscrever como participantes;

• Identificação, seleção e contratação de prestadores de serviços necessários para a organização do evento;

• Recepcionar os participantes, convidados e autoridades;

• Atender os participantes;

• Atender ao plenário e às salas de comissões e apoiá-los;

• Preparar com antecedência os impressos e outros materiais necessários ao evento;

• Supervisionar os serviços oferecidos aos participantes, convidados e autoridades;

• Efetuar novas inscrições;

• Entregar materiais aos participantes;

• Prestar informações gerais;

• Entregar certificados;

• Elaborar controles das tarefas sob sua responsabilidade;

• Providenciar materiais para os palestrantes.

Conceituação de Eventos

A fim de compreender melhor o objeto deste estudo, faz-se necessária a conceituação de eventos.

Segundo Simões (Matias 2001), “Evento é uma acontecimento criado com a finalidade especifica de alterar a história da relação organização-público, em face das necessidades observadas. Caso esse acontecimento não ocorresse, a relação tomaria rumo diferente e, certamente, problemático”.

Para Giácomo (Apud. Matias 2001), “Evento é componente do mix da comunicação que tem por objetivo minimizar esforços, fazendo uso da capacidade sinérgica da qual dispõe o poder expressivo do intuito de engajar numa ideia ou ação”.

“O evento acaba sendo uma forma de integração social interessante, que cada vez mais ganha força devido à concorrência acirrada entre produtos, marcas e serviços. Congressos, convenções, simpósios, feiras, são oportunidades únicas de intercâmbio cultural, crescimento profissional e fomento de novos interesses” (Tenan 2002).

No ponto d vista de Giacáglia (2006), o conceito de um evento é o resultado da definição de três itens: tema central, missão e objetivos.

De acordo com Canton (2002), o evento é um produto de extremo valor que não pode ser testado previamente e o que induz o cliente a compra-lo é a perspectiva de satisfação de suas expectativas, porque seu produto/prestação de serviços possui as seguintes características: intangível, inseparável, heterogêneo e simultâneo.

Por fim, Matias (2001) saliente como eventos é uma atividade dinâmica, sua conceituação tem sido objeto de modificações, conforme vai evoluindo. Portanto, segundo a experiência de vários especialistas da área, evento significa:

 Ação profissional mediante pesquisa,