As Principais Ferramentas Do Processo Administrativo

INTRODUÇÃO

O processo administrativo, que é composto pelas quatro principais funções da administração: Planejamento; Organização; Direção; Controle.

Essas funções influenciam o ambiente organizacional a fim de que os administradores alcancem os objetivos propostos pela organização.

A utilização do processo administrativo apresenta-se de for¬ma tão relevante no cenário institucional que sua aplicação tem sido aproveitada no estudo dos programas de qualidade total, nas engenharias e até mesmo nos estudos das ciências biológicas.

1 AS FERRAMENTAS DO PROCESSO ADMINISTARATIVO

As principais ferramentas do processo administrativo são o planejamento, a organização, a direção e o controle. Essas ferramentas são para alcançar os objetivos propostos pela empresa de forma eficiente, sendo que quanto maior for à empresa maior a necessidade do processo administrativo.

As características da administração baseiam-se na ação sob variáveis do ambiente, sendo eles interno e externo. Os internos podem ser a matéria-prima, o equipamento, a mão de obra, o projetos, os procedimentos e métodos dentre outros, sendo os mesmos recursos da própria empresa. Já os externos, podemos citar os fornecedores, os clientes, os acionistas, o governo, os concorrentes e os sindicatos que interferem direta ou indiretamente no desempenho da empresa.

As variáveis desses dois ambientes proporcionam os obstáculos que são os desafios do administrador, que por sua vez deve exercer as ferramentas do processo administrativo para conseguir corresponder de forma positiva os objetivos da empresa.

1.1 O PLANEJAMENTO

O planejamento é um conjunto de ações preventivas para lidar com as incertezas dos eventos futuros. As incertezas são os ambientes interno sendo, os recursos humanos, materiais e tecnológicos e externo sendo, as pessoas que não pertencem juridicamente à instituição, mas interagem com ela de forma direta.

O ambiente interno de uma empresa propõe a atividades organizacionais no conseguimento dos objetivos através dos recursos humanos e materiais.

Segundo Maximiano (2000), planejamento é a ferramenta que as pessoas e organizações utilizam para administrar suas rela¬ções com o futuro. As decisões que, de alguma forma, influenciam o futuro ou que são colocadas em prática no futuro são decisões de planejamento.

De acordo com Caravantes et al. (2005), a falta de aplicação do planejamento pode gerar consequências irreparáveis para a instituição. A mortalidade das empresas de forma inesperada ou o déficit gerado em suas contas são causados, na maioria das vezes, pela ausência de planejamento.

Então, o estudo do futuro pode determinar um planejamento eficiente.

1.2 A ORGANIZAÇÃO

Logo após a ferramenta de planejamento é necessário ordenar os recursos a serem usados com os objetivos a serem alcançados.

Com isso dá-se o lugar a organização que tem por alcance definir como as atividades serão realizadas, considerando os recursos disponíveis, observando bem o equilíbrio de empresa, tendo-se o nome de função organizacional.

Todas as empresas são municiadas de estrutura organizacional. Diferenciando pelo status da empresa caso, se de grande porte estruturas complexas e se de pequeno porte estruturas mais simples. Um exemplo de estruturas organizacionais são os organogramas onde visualiza o cargo juntamente do nome por hierarquia, sendo por nível de autoridade, ficando a maior chefia na parte superior do gráfico e os subordinados na parte inferior. Segundo Maxi¬miano (2000), unidade organizacional constitui-se numa unidade de trabalho responsável por uma função ou um conjunto de fun¬ções.

As funções organizacionais se dividem em dois grupos: atividades-fins que executa o segmento operacional ou principal da empresa e as atividades-meio que assessoram as atividades de fins.

Para conduzir as pessoas na empresa, os superiores utilizam-se da autoridade. Autoridade é o direito legal que os chefes pos¬suem de influenciar o comportamento de seus subordinados, além de instruir o uso de recursos organizacionais (MAXIMIANO, 2000).

Durante um longo período, as decisões hierárquicas se estabeleciam pelo controle dos superiores sobre os subordinados.

Hoje, devido à necessidade de prestar serviço de qualidade, conduziu as empresas a implantar estruturas organizacionais mais flexíveis e dinâmicas, capazes de obter níveis de eficiência.

Com a finalidade de manter o planejamento e a organização eficazes, é preciso complementá-los, usando a orientação dada às pessoas por meio de uma adequada comunicação. Essa orientação é a ação do administrador no desempenho da função de direção (MORAES, 2001).

1.3 A DIREÇÃO

A função de direção se remete a ação, tendo em vista os princípios da liderança,