Distribuição Do Trabalho

Introdução

A insatisfação no ambiente de trabalho é fruto de vários fatores comportamentais. O fator que requer atenção especial é aquele, que se refere à distribuição do trabalho.

Muitas vezes o mau desempenho de um funcionário é causado por força reflexiva de outro colega, do responsável pelo setor, ou da política da empresa em não reconhecer e valorizar os seus recursos humanos.

O trabalho não é distribuído eqüitativamente, alguns funcionários ficam sobrecarregados, tendo até que fazer horas extras, e outros ociosos, executando tarefas superiores ou inferiores à sua capacitação profissional, e um elenco muito grande de problemas desta natureza.

Para atingir a competitividade desejada, é necessário eliminar tarefas supérfluas, eliminar desperdício de tempo, eliminar altos índices de rotatividade de pessoal, eliminar queda na produção e dos níveis de qualidade, etc.

Quando por motivo de força maior for necessário "enxugar" o quadro de pessoal e tiver que demitir funcionários, normalmente o processo é feito de forma empírica (escolhendo os colaboradores "pelas cores dos olhos"), demitindo muitas vezes excelentes ativos intelectuais que "não aparecem" para as chefias.

Por estes e outros motivos torna-se necessário processar tecnicamente a análise da distribuição do trabalho.

Indicadores de Problema na Distribuição de Trabalho

Os gerentes devem conhecer alguns indicadores sobre a má ou boa distribuição do trabalho. Um deles e o principal no ponto de vista da maioria é a insatisfação.

A também a demora na transmissão de dados, atrasos nas entregas de documentos e a entrada e saída de informações. O rendimento individual também pode ser um indicador de falhas na distribuição interna do trabalho. Devemos levar em consideração que a falha pode ser individual e também de toda a equipe.

Objetivos

O principal objetivo é possibilitar uma grande diagnose na qual se verificará a qualidade do trabalho, o seu rendimento, sua eficiência e a produtividade em relação aos investimentos feitos, para avaliar se é necessária alguma mudança para racionalizá-lo ou simplifica-los, levando sempre em conta a política e os objetivos da organização.

Temos, portanto dois grandes objetivos:

Um de natureza funcional

Que esta voltada essencialmente para a unidade e para a organização, vista como um todo integrado.

E outro de natureza comportamental

Que esta voltada por meio dos artifícios permitidos pelas técnicas, com isso os conflitos podem ser minimizados ou até eliminados.

Etapas da Análise da distribuição do Trabalho

Todas as quatro etapas são importantes e dependem das informações e da ajuda do pessoal que atua na unidade em análise.

1.Identificação das tarefas individuais

Tarefas realizadas pelos funcionários, um a um, entendidas como um agrupamento de passos seqüenciais e guardam relação íntima com outra tarefa.

Geralmente o tempo tomado para cada tarefa é o da semana, ou seja, há o questionamento do tempo de execução da tarefa durante o período de uma semana, mas nada impede que do mês, dia, hora etc.

2.Agrupar as tarefas semelhantes em atividades ou serviços

Nessa etapa é feita a identificação das tarefas que tenham caráter de similaridade ou complementaridade. É necessário somar uma tarefa à outra para que tenhamos um serviço. Essa etapa é facilitada pelo conhecimento que chefe e funcionário têm da unidade em estudo.

Para identificar os serviços ou as atividades existem duas alternativas. A primeira é a formulação da atividade ou serviço por meio da somatória das tarefas similares e complementares. A segunda é a opinião e o ponto de vista sobre os serviços realizados pela unidade. A primeira alternativa é mais confiável por exigir mais atenção do que a simples opinião.

3.Montagem do Quadro de Distribuição de Trabalho

A etapa mais simples, pois exige apenas a transposição dos dados colhidos nas etapas anteriores e a soma dos totais de horas das tarefas e dos serviços.

4.Análise do Quadro de Distribuição do Trabalho

Analisar o trabalho propriamente dito por meio do quadro. A análise é efetuada com base em quatro blocos:

• Tempo

• Capacidade profissional

• Equilíbrio no volume de trabalho

• Racionalidade

Tempo

Que atividades ou serviços consomem mais tempo?

Considerar se o tempo utilizado é compatível ou não com o funcionamento global da unidade.

São essas atividades ou serviços as que devem tomar mais tempo?

É importante indagar se o tempo justifica o resultado final da atividade ou serviço, lembrando que não há relação entre tempo e importância de uma atividade ou serviço.

É possível subdividir ou mesmo agrupar serviços ou atividades?

É possível juntar dois serviços num só, ou então criar dois serviços onde existia apenas um.

A eliminação ou criação de um serviço ou atividade pode ser considerada como racionalizadora da distribuição do trabalho?

Convém imaginar a hipótese de eliminação ou criação de serviços, que terminariam por aumentar ou diminuir o tempo utilizado pela unidade.

O tempo despendido pélas várias atividades ou serviços dependem integralmente do esforço interno ou há transferência de outras unidades fora da análise?

As frações organizacionais atuam de forma sistêmica, agindo e interagindo em outras unidades de igual, maior ou menor posicionamento na escala hierárquica.

Capacidade Profissional

Existe harmonia entre as habilidades individuais, formação técnica e as tarefas desenvolvidas pelos funcionários, inclusive chefes e supervisores?

Porque a desarmonia