Gastos Com TI - Estudo De Caso

Gastos com TI: despesas ou investimento?

A Companhia Vale do Rio Doce, há aproximadamente 4 anos não conseguia saber o quanto ela gastava realmente com TI e seus outros custos organizacionais. Por a CVRD ser uma empresa de grande porte, a dificuldade de controlar todos os processos era ainda maior, gerando então a necessidade de controlar os serviços e de mensurar seus custos.

Uma solução encontrada pela empresa foi iniciar reestruturações tecnológicas, organizacionais e o processo de terceirização dos serviços. Dessa forma a empresa foi aumentado seu poder de controle interno. A teoria de Graeml diz que uma reestruturação tecnológica dentro de uma empresa implica principalmente na revisão de processos. O resultado da implantação de novos sistemas para executar em processos ruins é uma grande produção de erros. A reestruturação ou reengenharia concentra-se numa análise crítica que leva a repensar e reprojetar processos importantes, visando modificá-los, tornando-os mais eficientes e acionais. Na empresa estudada, a reestruturação dos processos aconteceu com a centralização da TI em um único departamento e com a alteração dos processos. Antes, cada área possuía sua própria TI, com a reestruturação foi criado o Departamento de Tecnologia da Informação.

Uma vez analisados e corrigidos todos os processos organizacionais, é preciso controlar e avaliar, baseado nas saídas, se o sistema realmente corresponde à sua função. De acordo com informações coletadas na entrevista realizada, é nesse ponto que os processos existentes antes da reestruturação tecnológica na CVRD eram falhos, apresentando dificuldades de integração entre os vários sistemas. Dessa forma, as informações emitidas por eles não possuíam as características sugeridas por Bio para que um sistema fosse eficaz, ou seja, as informações necessárias – no caso, os custos da empresa - poderiam não chegar em tempo hábil, não auxiliar no gerenciamento organizacional e até mesmo não gerar confiabilidade.

A qualidade das informações é avaliada pela precisão e segurança. Elas também devem ser oportunas, ou seja, devem estar disponíveis ao gerente no momento certo, para que sejam executadas as ações apropriadas. Também devem ser relevantes e úteis, a quantidade suficiente para que os gerentes possam tomar decisões precisas. No caso estudado na CVRD, as informações solicitadas pela gerência não possuíam nenhum dos atributos descrito por Stoner; as dificuldades dos gestores de conhecer os reais custos da empresa impediam a tomada de decisão e até mesmo a traçar um real diagnóstico da situação da organização.

No que diz respeito à questão orçamentária, de acordo com o entrevistado, a CVRD promove um encontro anual que reúne todos os gestores de TI da empresa, que dura um período de 1 semana presencial, esse encontro geralmente acontece no período entre julho e setembro de cada ano. Durante esse período são apresentadas todas as demandas de projetos que foram identificados durante o ano, é estudado o problema do cliente, a importância desse potencial projeto para a empresa, se o projeto pode esperar mais um ciclo ou não, sendo também levantados os custos e a viabilidade das propostas. Se duas demandas similares forem apresentadas, eles serão mesclados em um e então desenvolvidos de forma a atender a necessidade e a demanda de cada área solicitante. A empresa estudada tem buscado trabalhar com sistemas que venham atender as necessidades do maior número de gerências possível, evitando assim, aumentar um problema antigo: trabalhar com “sistema ilhas”.

Encontram-se freqüentemente empresas cujos sistemas organizacionais trabalham isoladamente, usando seus arquivos, emitindo relatórios e consultas que necessitam depois serem unidas, através de processos computacionais ou até mesmo manuais, para que aí, sejam processadas as respostas necessitadas pela gerência. Segundo O’BRIEN , a administração de recursos de informação enfatiza que todas as tecnologias que processam, armazenam e liberam dados e informações devem ser administradas como sistemas organizacionais integrados. Esta integração proporciona o acesso a todos os dados da organização, fornecendo o apoio necessário à tomada de decisão. Nesse período de 4 anos, a CVRD era uma empresa que enfrentava o problema dos “sistemas ilhas”, possuindo inúmeros sistemas com suas diversas funcionalidades, espalhados por todo o território nacional e internacional. Isso gerava vários problemas para a empresa, além do retrabalho para unir as informações necessárias, até que um relatório chegasse às mãos dos gerentes. O tempo gasto e o custo que todo esse processo gerava também eram preocupantes.

Chega-se ao mesmo ponto pela segunda vez: custos. Esse é um problema que as empresas sempre buscam diminuir. Quem nunca ouviu falar em políticas de redução de custos? Mas como reduzir algo que não se sabe nem mesmo o quanto é gasto?

Conforme respondido pelo entrevistado, a TI só sofreu uma alavancagem dentro da CVRD quando a empresa reconheceu a real necessidade da mesma para resolver seus problemas relacionados aos