Manual Do Amoxarifado
Trabalho Escolar: Manual Do Amoxarifado. Pesquise 862.000+ trabalhos acadêmicosPor: • 3/6/2014 • 4.271 Palavras (18 Páginas) • 383 Visualizações
MANUAL DO
ALMOXARIFADO
APRESENTAÇÃO
O Almoxarifado é o local destinado à guarda, localização, segurança e preservação do
material adquirido, adequado à sua natureza, a fim de suprir as necessidades operacionais dos
setores integrantes da estrutura organizacional da UTFPR Câmpus Medianeira. Sendo assim, o
Almoxarifado tem como suas principais funções:
Receber e conferir os materiais adquiridos ou cedidos de acordo com o documento de
compra (Nota de Empenho e Nota Fiscal) ou equivalentes;
Receber, conferir, armazenar e registrar os materiais em estoque;
Registrar em sistema próprio as notas fiscais dos materiais recebidos;
Encaminhar ao Departamento de Contabilidade e Finanças as notas fiscais para
pagamento;
Elaborar estatísticas de consumo por materiais e centros de custos para previsão das
compras;
Elaborar balancetes dos materiais existentes e outros relatórios solicitados;
Preservar a qualidade e as quantidades dos materiais estocados;
Viabilizar o inventário anual dos materiais estocados;
Garantir que as instalações estejam adequadas para movimentação e retiradas dos
materiais visando um atendimento ágil e eficiente;
Organizar e manter atualizado o registro de estoque do material existente;
Propor políticas e diretrizes relativas a estoques e programação de aquisição e o
fornecimento de material de consumo;
Estabelecer normas de armazenamento dos materiais estocados;
Estabelecer as necessidades de aquisição dos materiais de consumo para fins de reposição
de estoque, bem como solicitar sua aquisição.
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Universidade Tecnológica Federal do Paraná
Câmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimônio
Divisão de Almoxarifado
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SUMÁRIO
1 ALMOXARIFADO: RESUMO TEÓRICO................................................................................ 04
1.1 Recebimento........................................................................................................................ 05
1.1.1 Entrada de Materiais......................................................................................................... 06
1.1.2 Conferência Quantitativa.................................................................................................. 06
1.1.3 Conferência Qualitativa..................................................................................................... 06
1.1.4 Regularização.................................................................................................................... 07
1.2 Armazenagem...................................................................................................................... 07
1.3 Distribuição.......................................................................................................................... 09
2 LEGISLAÇÃO..................................................................................................................... 09
3 ALMOXARIFADO UTFPR CÂMPUS MEDIANEIRA................................................................ 09
3.1 Recebimento e Aceitação..................................................................................................... 09
3.1.1 Rotina para Recebimento de Materiais............................................................................. 10
3.1.2 Rotina para Aceitação de Materiais.................................................................................. 12
3.2 Protocolo e Nota Fiscal......................................................................................................... 16
3.3 Aquisições de Materiais para o Estoque.............................................................................. 16
3.4 Requisições de Material....................................................................................................... 18
3.5 Balanços Mensais do Movimento de Estoque..................................................................... 20
3.6 Inventários e Tomada de Contas do Almoxarifado.............................................................. 21
4 DISPOSIÇÕES GERAIS........................................................................................................ 23
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Departamento de Materiais e Patrimônio
Divisão de Almoxarifado
4
_________________________________
* Referência: SOUZA JUNIOR, Sergio Lopes de. Noções Básicas de Almoxarifado, Estoque, Transporte de
Materiais. Publicado em 29/04/2009.
1 ALMOXARIFADO: RESUMO TEÓRICO*
Há muito tempo atrás, quando ocorreu a invasão árabe na Península Ibérica, a palavra alxarif
designava a pessoa de confiança do Sultão, responsável pela guarda dos bens do seu senhor.
A própria origem da palavra Almoxarife vem deste vocábulo, que através de metaplasmos de
transformação, chegam assim até os nossos dias, gerando também o nome para o setor:
Almoxarifado (Viana, 2000).
Os Almoxarifados primitivos eram caracterizados como depósitos, localizados em grande
parte, nos piores e mais inadequados locais de uma empresa, onde os materiais eram acumulados
de qualquer forma, utilizando mão de obra desqualificada. Com o tempo, surgiram sistemas de
manuseio e de armazenagem bastante sofisticados, o que acarretou aumento da produtividade,
maior segurança nas operações de controle e rapidez na obtenção das informações.
Dentre outras palavras o Almoxarifado pode ser conceituado como sendo o local destinado
à guarda e conservação de materiais, em recinto coberto ou não, adequado à sua natureza, tendo
a função de destinar espaços onde permanecerá cada item aguardando a necessidade do seu uso,
ficando sua localização, equipamentos e disposição interna acondicionados à política geral de
estoques da empresa. O responsável pelo Almoxarifado, denominado também como Almoxarife,
deve possuir alto grau de honestidade, lealdade, confiança e disciplina.
Os principais objetivos de um Almoxarifado são:
Assegurar que o material esteja armazenado em local seguro e na quantidade ideal de
suprimento;
Impedir que haja divergências de inventário e perdas de qualquer natureza;
Preservar a qualidade e as quantidades exatas;
Possuir instalações adequadas e recursos de movimentação e distribuição suficientes a um
atendimento rápido e eficiente.
A eficiência de um Almoxarifado depende fundamentalmente:
Da redução das distâncias internas percorridas pela carga e do consequente aumento do
número das viagens de ida e volta;
Do aumento do tamanho médio das unidades armazenadas;
Da melhor utilização de sua capacidade volumétrica.
A organização funcional de um Almoxarifado pode ser resumida utilizando-se de suas
principais atribuições, sendo:
Receber para guarda e proteção os materiais adquiridos pela empresa;
Entregar os materiais aos seus usuários mediante requisições autorizadas;
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Manter atualizados os registros necessários.
Embora não haja menção na estrutura organizacional do Almoxarifado, o controle deve
fazer parte do conjunto de atribuições de cada setor funcional envolvido, sendo: recebimento,
armazenagem e distribuição. O controle deve fornecer a qualquer momento as quantidades que
se encontram à disposição em processo de recebimento, as devoluções ao fornecedor e as
compras recebidas e aceitas.
1.1 Recebimento
Recebimento é a atividade intermediária entre as tarefas de compra e pagamento ao
fornecedor, sendo de sua responsabilidade a conferência dos materiais destinados à empresa. As
atribuições básicas do recebimento são:
Coordenar e controlar as atividades de recebimento e devolução de materiais;
Analisar a documentação recebida, verificando se a compra foi autorizada;
Controlar os volumes declarados na Nota Fiscal e no Manifesto de Transporte com os
volumes a serem efetivamente recebidos;
Proceder a conferência visual, verificando as condições da embalagem quanto a possíveis
avarias na carga transportada e, se for o caso, apontando as ressalvas nos respectivos
documentos;
Proceder a conferência quantitativa e qualitativa dos materiais recebidos;
Decidir pela recusa, aceite ou devolução, conforme o caso;
Providenciar a regularização da recusa, devolução ou da liberação de pagamento ao
fornecedor;
Liberar o material desembaraçado para estoque no Almoxarifado.
As atividades de recebimento abrangem desde a recepção do material na entrega pelo
fornecedor até a entrada nos estoques. A função de recebimento de materiais compõe um
sistema global integrado com as áreas de contabilidade, compras e transportes e é caracterizada
como uma interface entre o atendimento do pedido pelo fornecedor e os estoques físico e
contábil. O recebimento compreende quatro fases:
Entrada de materiais;
Conferência quantitativa;
Conferência qualitativa;
Regularização.
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1.1.1 Entrada de Materiais
A recepção dos veículos transportadores representa o início do processo de recebimento
que tem como objetivos:
A recepção dos veículos transportadores;
A triagem da documentação suporte para o recebimento;
Constatação se a compra, objeto da Nota Fiscal em análise, foi autorizada;
Constatação se a compra autorizada está no prazo de entrega contratual;
Constatação se o número do documento de compra consta na Nota Fiscal;
Cadastramento no sistema das informações referentes às compras autorizadas.
As compras não autorizadas ou em desacordo com a programação de entrega devem ser
recusadas, transcrevendo-se os motivos no verso da Nota Fiscal. Outro documento que serve para
as operações de análise de avarias e conferência de volumes é o "Conhecimento de Transporte
Rodoviário de Carga", que é emitido quando do recebimento da mercadoria a ser transportada.
As divergências e irregularidades insanáveis constatadas em relação às condições de
contrato devem motivar a recusa do recebimento, anotando-se no verso da Nota Fiscal as
circunstâncias que motivaram a recusa, bem como nos documentos do transportador. O exame
para constatação das avarias é feito através da análise da disposição das cargas, da observação das
embalagens, quanto a evidências de quebras, umidade, dentre outros danos.
Os materiais que passaram por essa primeira etapa devem ser encaminhados ao
Almoxarifado. Para efeito de descarga do material no Almoxarifado, a recepção é voltada para a
conferência de volumes, confrontando-se a Nota Fiscal com os respectivos registros e controles de
compra.
1.1.2 Conferência Quantitativa
É a atividade que verifica se a quantidade declarada pelo fornecedor na Nota Fiscal
corresponde efetivamente à recebida.
1.1.3 Conferência Qualitativa
Esta atividade tem por objetivo garantir a adequação do material ao fim que se destina. A
análise de qualidade efetuada pela inspeção técnica visa garantir o recebimento adequado do
material. São utilizados no processo de inspeção: a especificação de compra do material e
alternativas aprovadas; desenhos e catálogos técnicos; dentre outros.
A depender da quantidade, a inspeção pode ser total ou por amostragem, utilizando-se de
conceitos estatísticos. A análise visual tem por finalidade verificar o acabamento do material,
possíveis defeitos, danos à pintura, etc. A análise dimensional tem por objetivo verificar as
dimensões dos materiais, tais como largura, comprimento, altura, espessura, diâmetro. Os ensaios
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específicos para materiais mecânicos e elétricos comprovam a qualidade, a resistência mecânica,
o balanceamento e o desempenho de materiais ou equipamentos.
1.1.4 Regularização
Caracteriza-se pelo controle do processo de recebimento, pela confirmação da conferência
qualitativa e quantitativa, respectivamente, por meio do laudo de inspeção técnica e pela
confrontação das quantidades conferidas e faturadas. O processo de Regularização poderá dar
origem a uma das seguintes situações:
Liberação de pagamento ao fornecedor;
Liberação parcial de pagamento ao fornecedor;
Devolução de material ao fornecedor;
Reclamação de falta ao fornecedor;
Entrada do material no estoque.
Os procedimentos de regularização, visando à confrontação dos dados, objetivando
recontagem e aceite ou não de quantidades remetidas em excesso pelo fornecedor, envolvem os
seguintes documentos:
Nota Fiscal;
Conhecimento de transporte rodoviário de carga;
Documento de contagem efetuada;
Relatório técnico da inspeção;
Especificação de compra;
Catálogos técnicos;
Desenhos.
O material em excesso ou com defeito será devolvido ao fornecedor, dentro de um prazo
de 10 dias a contar da data do recebimento, acompanhado da Nota Fiscal de Devolução, emitida
pela empresa compradora.
1.2 Armazenagem
A armazenagem dos materiais no Almoxarifado obedece a cuidados especiais, que devem
ser definidos no sistema de instalação e no layout adotado, proporcionando condições físicas que
preservem a qualidade dos materiais, objetivando a ocupação plena do edifício e a ordenação da
arrumação. Compreende as fases da armazenagem dos materiais:
Verificação das condições de recebimento do material;
Identificação do material;
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Guarda na localização adotada;
Informação da localização física de guarda;
Verificação periódica das condições de proteção e armazenamento;
Separação para distribuição.
Alguns cuidados devem ser tomados durante o projeto do layout de um Almoxarifado, de
forma que se possam obter as seguintes condições:
Máxima utilização do espaço;
Efetiva utilização dos recursos disponíveis (mão de obra e equipamentos);
Pronto acesso a todos os itens;
Máxima proteção aos itens estocados;
Boa organização;
Satisfação das necessidades dos clientes.
No projeto de um Almoxarifado devem ser verificados os seguintes aspectos:
Itens a serem estocados (itens de grande circulação, peso e volume);
Corredores (facilidades de acesso);
Portas de acesso (altura, largura);
Prateleiras e estruturas (altura e peso);
Piso (resistência).
Dependendo das características do material, a armazenagem pode dar-se em função de
parâmetros como: fragilidade, combustão, volatilização, oxidação, explosão, intoxicação, radiação,
corrosão, volume, peso, forma.
Os materiais sujeitos à armazenagem não obedecem a regras taxativas que regulem o
modo como os materiais devem ser dispostos no Almoxarifado. Por essa razão, devem-se analisar,
em conjunto, os parâmetros citados anteriormente, para depois decidir pelo tipo de arranjo físico
mais conveniente, selecionando a alternativa que melhor atenda ao fluxo de materiais.
Com relação à localização dos materiais, o objetivo é estabelecer os meios necessários à
perfeita identificação da localização dos materiais. Normalmente é utilizada uma simbologia
(codificação) alfanumérica que deve indicar precisamente o posicionamento de cada material
estocado, facilitando as operações de movimentação e estocagem. O Almoxarife é o responsável
por este sistema e deverá possuir um esquema do depósito com o arranjo físico dos espaços
disponíveis por área de estocagem.
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1.3 Distribuição
A distribuição dos materiais estocados deve ser realizada mediante programação ou
necessidade dos demais departamentos de uma empresa, normalmente, se faz por meio de
requisição específica.
2 LEGISLAÇÃO
A administração de Almoxarifados de órgãos públicos federais é regida pela Instrução
Normativa Nº. 205 de 08 de abril de 1988 que tem como objetivo racionalizar, com minimização
de custos, o uso de material através de técnicas modernas que atualizam e enriquecem essa
gestão com as desejáveis condições de operacionalidade, no emprego do material nas diversas
atividades. Para tal considera-se material como sendo uma designação genérica de equipamentos,
componentes, sobressalentes, acessórios, veículos em geral, matérias primas e outros itens
empregados ou passíveis de emprego nas atividades das organizações públicas federais,
independente de qualquer fator, bem como, aquele oriundo de demolição ou desmontagem,
aparas, acondicionamentos, embalagens e resíduos economicamente aproveitáveis.
3 ALMOXARIFADO UTFPR CÂMPUS MEDIANEIRA
A Divisão de Almoxarifado da Universidade Tecnológica Federal do Paraná - UTFPR,
Câmpus Medianeira, dispõe de mais de 150 itens entre material de limpeza, expediente e elétrico.
Sua localização foi projetada para facilitar o acesso de todo seu público, incluindo os fornecedores.
Os espaços destinados à guarda e conservação dos materiais visam atender as normas de
segurança bem como a legislação federal que rege sobre a administração de Almoxarifado de
órgãos públicos, garantindo assim que as instalações estejam adequadas para movimentação dos
materiais, assim sendo, adota procedimentos que visam assegurar o atendimento ideal às
demandas da Universidade.
Tendo como o principal objetivo deste Manual a documentação dos procedimentos
realizados pela Divisão de Almoxarifado, seguem as rotinas detalhadas adotadas atualmente pelo
Almoxarifado da UTFPR Câmpus Medianeira.
3.1 Recebimento e Aceitação
O recebimento é o ato pelo qual o material adquirido é entregue no local previamente
designado, no caso o Almoxarifado, uma vez que todo o registro de entrada e distribuição de
material deverá ser de responsabilidade do Almoxarifado.
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A aceitação consiste na operação segundo a qual se declara que o material recebido
satisfaz às especificações contratadas.
São considerados documentos hábeis para o recebimento de materiais ou equipamentos:
Nota Fiscal, Fatura e Nota Fiscal/Fatura;
Termo de Cessão, Doação ou Declaração exarada no processo relativo à permuta;
Guia de Remessa de Material ou Nota de Transferência;
Guia de Produção.
Nestes documentos constarão, obrigatoriamente: descrição do material, quantidade,
unidade de medida e valor.
Observando-se que, quando o material não corresponder com exatidão ao que foi pedido,
ou ainda, apresentar faltas ou defeitos, o encarregado pelo recebimento ou o Almoxarife,
providenciará junto ao fornecedor a regularização da entrega.
3.1.1 Rotina para Recebimento de Materiais
A empresa transportadora deve aguardar sua vez para o atendimento do recebedor
devendo este:
1. Retirar a Nota de Empenho e conferir com a Nota Fiscal enviada pelo fornecedor. Receber o
material apenas se o valor da Nota Fiscal for igual ou menor do que o valor total da Nota de
Empenho. Atentar-se com relação ao tipo de empenho: Ordinário ou Global. Quando
ordinário, a entrega é feita na sua totalidade, se global, a entrega pode ser parcial.
2. O descarregamento é realizado pela transportadora, devendo o recebedor indicar o local
adequado para o material.
3. O recebedor deve acompanhar o descarregamento e conferir a quantidade de volumes
entregues de acordo com o recibo do frete. (Como o frete não é “a pagar”, não é deixada
nenhuma via do recibo do frete, sendo viável anotar a transportadora que realizou o serviço).
4. No ato do recebimento, se o recebedor verificar que houve danos nas embalagens, deverá
escrever ou carimbar no verso do recibo do frete: Embalagem danificada sujeito à
conferência pelo solicitante e possível indenização.
5. Depois de acompanhado e conferido toda a entrega do material, o recebedor deve escrever ou
carimbar no canhoto da Nota Fiscal: Recebido ...... volumes sujeito à conferência.
6. Finalizar o recebimento assinando e carimbando o canhoto da Nota Fiscal.
Muitos materiais são recebidos pelo Almoxarifado, cuja origem não tenha sido por meio de
compra, portanto, sem a existência de documentação específica. Nestes casos, atentar-se quanto
à Natureza da Operação, muitas vezes caracterizada “Simples Remessa”. Para tanto, deve-se
entrar em contato com o responsável pela aquisição.
O Fluxograma 1 a seguir representa as etapas descritas anteriormente.
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Início
Almoxarife recebe uma
via da Nota de Empenho
Nota de Empenho
arquivada até o
Recebimento
Almoxarife lança a Nota de
Empenho para controle
No recebimento, confere
Nota Fiscal com Nota de
Empenho
Entrar em contato com o
fornecedor para averiguação
Recusa do Recebimento
Fim
Receber o material e conferir
embalagem e quantidade
Finalizar o recebimento assinando
o canhoto da Nota Fiscal ou
equivalente
Fim
NÃO SIM
NÃO
SIM
Fluxograma 1: Rotina para Recebimento de Materiais
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3.1.2 Rotina para Aceitação de Materiais
Finalizado o recebimento do material, o Almoxarife providenciará a conferência do mesmo
conforme descrito abaixo e representado pelo Fluxograma 2:
1. O Almoxarife deve identificar e solicitar ao responsável pelo material ou equipamento que
realize a conferência.
2. Quando o material é caracterizado como sendo de “consumo”, o responsável deve retirá-lo,
mediante assinatura em protocolo específico ou similar. Quando for um bem considerado
“permanente”, sendo necessário identificá-lo junto à Divisão de Patrimônio, o Almoxarife deve
providenciar o formulário denominado “Conferência Técnica” (Figura 1).
3. Após a devida conferência do material, o Almoxarife deve dar entrada em sistema
informatizado, próprio da UTFPR, do referido bem e encaminhar a Nota Fiscal para
pagamento, quando material de consumo, ou encaminhar o processo de compra para a
Divisão de Patrimônio, quando bem permanente.
4. Se constatado alguma irregularidade no material recebido durante sua conferência, o
Almoxarife deve providenciar junto ao fornecedor sua resolução, estando o responsável pelo
material ciente deste processo. Em caso de devolução, o Almoxarife deve preencher a “Nota
de Simples Remessa / Devolução” (Figura 2) e providenciar, em comum acordo com o
fornecedor, o meio mais eficiente para devolução do material. Esta Nota de Simples Remessa
poderá também ser utilizada para envio de outros materiais.
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Início
Almoxarife identifica e solicita ao
responsável a conferência do
material
Fim
NÃO
O responsável retira o material
mediante protocolo de entrega
O responsável confere o
material quantitativamente
e qualitativamente
Almoxarife lança a Nota Fiscal e
realiza a baixa na relação de
materiais pendentes de entrega
Almoxarife encaminha a Nota
Fiscal à Divisão de Compras ou
Financeiro para pagamento
Almoxarife arquiva o
restante do processo de
compra
O responsável preenche o
Formulário Conferência Técnica
Almoxarife encaminha todo o
processo de compra, anexado
a Nota Fiscal, à Divisão de
Patrimônio
Almoxarife entra em contato
com o fornecedor para
providenciar a resolução
da irregularidade encontrada
Em caso de devolução, o
Almoxarife prepara o
documento de remessa
e embala o material
Aguarda a troca do material
CONSUMO PERMANENTE
Fim
SIM SIM
Almoxarife lança a Nota Fiscal e
realiza a baixa na relação de
materiais pendentes de entrega
Fluxograma 2: Rotina para Aceitação de Materiais
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Figura 1: Conferência Técnica
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Figura 2: Nota de Simples Remessa / Devolução
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3.2 Protocolo e Nota Fiscal
De acordo com o Item 3 da Instrução Normativa Nº. 205 de 08/04/1988, toda entrega de
material adquirido por um órgão público deve ser realizado no Almoxarifado, salvo quando o
mesmo não possa ou não deva ser ali estocado ou recebido, entretanto, qualquer que seja o local
de recebimento, o registro de entrada do material será sempre no Almoxarifado.
O primeiro registro de entrada de um material se faz por meio de protocolo, que será
utilizado também para conferência do material e envio da Nota Fiscal para pagamento. Neste
protocolo são preenchidos os dados abaixo:
Data de chegada do material;
Número do empenho ou similar;
Número da Nota Fiscal ou similar;
Nome do Fornecedor;
Valor da Nota Fiscal ou similar;
Data de emissão da Nota Fiscal ou similar;
Descrição sucinta do material recebido;
Data da conferência e/ou entrega;
Assinatura do conferente;
Data de envio da Nota Fiscal;
Nome do Setor/Departamento que recebeu a Nota Fiscal;
Assinatura do recebedor da Nota Fiscal.
Após a conferência do material e este estando de acordo com as especificações e
quantidades adquiridas, será realizado o lançamento da Nota Fiscal em sistema informatizado
próprio da UTFPR de acordo com a Nota de Empenho. Após o lançamento, o Almoxarife carimba a
Nota Fiscal dando seu acordo para pagamento e, por fim, envia ao setor competente.
Em alguns casos, o Almoxarife pode constatar algumas divergências da Nota Fiscal com a
Nota de Empenho, sendo assim, será necessário entrar em contato com o fornecedor para
proceder com a correção das irregularidades ora encontradas.
3.3 Aquisições de Materiais para o Estoque
Um dos objetivos principais do Almoxarifado é controlar a saída e aquisição dos materiais
de consumo para fins de reposição de estoque. O Almoxarife efetua o pedido ao constatar que os
materiais mantidos em estoque atingiram a quantidade mínima para atender satisfatoriamente as
necessidades dos setores requisitantes até a compra de nova remessa.
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Início
Almoxarife faz a previsão anual
baseado no consumo do ano
anterior
Almoxarife providencia 03
orçamentos e calcula a
média dos valores
Fim
Almoxarife emite a requisição dos
materiais e, junto com os
orçamentos, encaminha à Divisão
de Compras
Divisão de Compras segue fluxo
normal para aquisição de
materiais
Licitantes vencedores procedem
a entrega dos materiais no
Almoxarifado
Almoxarife recebe os materiais,
confere quantidades, valores e
marcas com a Nota de Empenho
Almoxarife lança a Nota Fiscal e,
automaticamente, o material no
estoque
Almoxarife aloca os materiais nas
estantes correspondentes e
previamente identificadas
Almoxarife encaminha a
Nota Fiscal para pagamento
Almoxarife arquiva o
restante do processo
de compra
Tradicionalmente, a aquisição de materiais para o Almoxarifado se faz a cada início de ano
com previsão de consumo para 12 (doze) meses. Para tanto, o Almoxarife pesquisa a saída de
materiais durante o período de um ano e requisita a quantidade necessária para atender por mais
um ano, sempre observando o disposto no Item 2.5 da Instrução Normativa Nº. 205 de
08/04/1988 onde diz que deve ser evitada a compra volumosa de materiais sujeitos, num curto
espaço de tempo, à perda de suas características normais de uso, também daqueles propensos ao
obsoletismo.
Para a aquisição de materiais, se faz necessário o levantamento de, no mínimo, três
orçamentos. Com os valores fornecidos pelas empresas, calcula-se a média e faz a requisição de
compra em sistema informatizado, a qual deve ser enviada, anexa aos orçamentos, à Divisão de
Compras, conforme representado pelo Fluxograma 3 abaixo.
Fluxograma 3: Rotina para Aquisição de Materiais para o Estoque
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3.4 Requisições de Material
Os materiais de uso comum a diversos setores da Instituição são mantidos em estoque,
sendo assim, o Almoxarifado possui atualmente mais de 150 itens em seu estoque cuja relação
esta disponível para consulta na internet na página da UTFPR Câmpus Medianeira. Estes materiais
são entregues mediante requisição própria assinada por um servidor previamente cadastrado no
sistema informatizado do Almoxarifado.
Para que um servidor possa requisitar um material em estoque é necessária a sua liberação
para uso do sistema, tal liberação se dá por meio do preenchimento do Cartão de Assinatura
conforme Figura 3. Por meio desta solicitação, o Almoxarife inclui o servidor na lista de pessoas
autorizadas a retirar os materiais em estoque.
Figura 3: Cartão de Assinatura
Após o preenchimento e impressão da requisição, o servidor poderá se deslocar até ao
Almoxarifado, onde o Almoxarife entregará os materiais solicitados e fará a baixa da referida
requisição conforme Fluxograma 4.
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Início
Requisitante consulta a
relação de materiais em
estoque
Fim
Requisita os materiais
necessários pelo
sistema, imprime e
assina a requisição
Almoxarife recebe a
requisição e entrega os
materiais relacionados
O Almoxarife realiza a baixa
dos materiais no sistema
conforme requisição
Almoxarife
arquiva a
requisição
Fluxograma 4: Rotina para Entrega de Materiais do Estoque
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3.5 Balanços Mensais do Movimento de Estoque
Com o objetivo de conferir e compatibilizar o saldo das contas dos materiais disponíveis no
estoque do Almoxarifado com os registros contábeis, no início de cada mês, o Almoxarife
providencia junto ao sistema o relatório “Balancete por Saldo” (Figura 4). Este relatório é
encaminhado para o Departamento Financeiro e Contábil.
Figura 4: Relatório Balancete por Saldo
Todos os relatórios deverão ser assinados pelo Almoxarife e Contador. Após a conferência
dos relatórios, uma das vias é devolvida ao Almoxarifado para arquivamento, de forma a facilitar
sua consulta quando necessário.
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3.6 Inventários e Tomada de Contas do Almoxarifado
Os necessários controles dos materiais em estoque no Almoxarifado serão feitos por meio
de inventários que poderão ser efetuados semanalmente, mensalmente ou anualmente. Os
inventários consistem na verificação dos materiais existentes de acordo com os relatórios
processados pelo sistema eletrônico do Almoxarifado.
De acordo com o Artigo 88 do Decreto-Lei Nº. 200 de 25/02/1967, os estoques serão
obrigatoriamente contabilizados, fazendo-se a Tomada Anual das Contas dos responsáveis
objetivando verificar se os procedimentos estão de acordo com as disposições legais que a
regulamentam. Portanto, a Tomada de Contas do Almoxarife tem por finalidade:
Relacionar e especificar detalhadamente o material existente em estoque;
Apurar o material em estoque para fins de transferência de responsabilidade;
Analisar os documentos que controlam as atividades de entrada e saída dos materiais;
Avaliar as condições de armazenamento dos materiais estocados;
Avaliar a disposição física dos materiais a fim de verificar a praticidade na sua
movimentação;
Analisar o funcionamento sistemático do Almoxarifado como um todo a fim de verificar se
o seu gerenciamento está se procedendo de maneira a satisfazer as necessidades a que se
destina;
Apurar o material em estoque para fins de encerramento quando da extinção ou
transferência de órgãos e entidades.
A Tomada de Contas do Almoxarifado pode ocorrer:
No final de exercício: elaborado no mês de dezembro de cada ano;
Na passagem de responsabilidade: quando houver mudança de responsável pelo
Almoxarifado;
No encerramento: quando o órgão for extinto ou transferido.
Todos os trabalhos inerentes à Tomada de Contas devem ser efetuados por meio de uma
Comissão específica composta de, no mínimo, três pessoas diferentes das que trabalham no
Almoxarifado.
Compõe o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado:
Portaria de nomeação da Comissão;
Relatórios de saldos e movimentações de materiais do estoque;
Termo de Conferência;
Encaminhamentos;
Despacho do Diretor Geral do Câmpus Medianeira.
Ministério da Educação
Universidade Tecnológica Federal do Paraná
Câmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimônio
Divisão de Almoxarifado
22
Início
Direção designa Comissão
para realizar a Tomada de
Contas Anual
Fim
Almoxarife e Contador
elaboram os relatórios
para a Comissão
Comissão realiza o
levantamento do estoque
físico do Almoxarifado
Comissão confere o
Inventário Físico com os
relatórios analíticos
Almoxarife
arquiva uma
cópia
Comissão elabora o
relatório final e providencia
os encaminhamentos
Direção homologa o
processo
Comissão envia o relatório
para compor a Tomada de
Contas Anual da Instituição
O Fluxograma 5 a seguir representa o processo de Tomada de Contas do Almoxarifado.
Fluxograma 5: Rotina para Tomada de Contas do Almoxarifado
Ministério da Educação
Universidade Tecnológica Federal do Paraná
Câmpus Medianeira
Departamento de Materiais e Patrimônio
Divisão de Almoxarifado
23
4 DISPOSIÇÕES GERAIS
Este Manual poderá sofrer alterações a qualquer momento, assim que verificadas
necessidades de melhoramento e aperfeiçoamento nos diversos sistemas que abrangem as
atividades desenvolvidas no Almoxarifado da UTFPR Câmpus Medianeira.
Adotam-se os mesmos procedimentos descritos neste Manual no que tange a Fundação de
Apoio à Educação, Pesquisa e Desenvolvimento Científico e Tecnológico – FUNTEF-PR, alterando
apenas a identificação dos documentos.
Complementam este Manual:
Manual do Sistema Eletrônico Corporativo do Almoxarifado;
Manual do Sistema Eletrônico Corporativo Orçamento e Gestão;
Instrução Normativa Nº. 205 de 08 de abril de 1988.
Este Manual considera a Lei Nº. 8.112 de 11 de dezembro de 1990 que dispõe sobre o
regime jurídico dos servidores públicos da União, das autarquias e das fundações públicas
federais.
Considera também o Decreto Nº. 1.171 de 22 de junho de 1994 que aprova o Código de
Ética do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal.
Os casos não previstos e/ou descritos neste Manual deverão ser discutidos junto à
Diretoria de Planejamento e Administração, Departamento de Materiais e Patrimônio e Divisão de
Almoxarifado. Esclarecimentos e informações adicionais poderão ser obtidos diretamente na
Divisão de Almoxarifado pelo e-mail almoxarifado@utfpr.edu.br ou pelo telefone (45) 3240.8023.
Medianeira, 21 de maio de 2012
Elaborado por:
DIOGO RAFAEL DAMMANN
Divisão de Almoxarifado
Revisado e Aprovado por:
LAUDICENA A. REGINATTO DE PIERRI EZEQUIEL DE LIMA
Departamento de Materiais e Patrimônio Diretoria de Planejamento e Administração
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