Manual Pim

O JEITO NATURA DE PENSAR A INFORMAÇÃO

No início dos anos 90, em pleno crescimento e iniciando sua atuação no mercado internacional, a Natura começa a buscar a definição de uma estrutura de sustentação informativa para o desenvolvimento e aprimoramento dos seus produtos e processos. Algo que trouxesse para a empresa a informação sobre o que de mais moderno e inovador estivesse acontecendo não somente no mundo da cosmetologia, mas também da dermatologia, moda, fito terapia, psicologia, marketing, processos industriais, enfim, em todas as áreas e aspectos relacionados ao seu negócio.

A dinâmica desse segmento - no qual a cada dia novos ativos químicos mais eficazes são descobertos, variáveis como tendências de moda e de estilo de vida fazem surgir e desaparecer linhas inteiras de produtos e novos concorrentes estrangeiros estão chegando ao país - sinalizava que a empresa precisava ter acesso rápido e diferenciado a maior quantidade e variedade possível de informações que lhe possibilitasse antecipar tendências.

Buscava-se uma metodologia ágil e flexível que propiciasse acompanhar a concorrência, a ciência e as tecnologias mundiais de maneira custo-efetivo, que repassasse informações ao corpo de pesquisadores e de analistas de marketing da empresa, com rapidez, e critérios seletivos de pertinência e relevância e que, ao mesmo tempo, organizasse, sistematizasse e disponibilizasse essa "massa de informação" dentro da empresa.

O que se via nas empresas até então e que, pode-se dizer, vê-se até hoje, era o tradicional modelo de "biblioteca" ou" centro de informações/documentação" internos, onde uma coleção de livros e periódicos, pequena ou grande, propunha-se a suprir as necessidades de atualização tecnológica, muitas vezes acabando por tomar contornos de "biblioteca de lazer" ou de "biblioteca do grêmio" dos funcionários.

Ao mesmo tempo, era evidente para a Natura que, em um cenário de globalização de mercados e conseqüente globalização de concorrência, ganhos de tempo e de competitividade não poderiam ter limites. Da mesma maneira, o acesso à informação não deveria estar restrito e limitado à informação que pudesse ser armazenada em uma sala de biblioteca.

Adicione-se o fato de que o desenvolvimento tecnológico extremamente dinâmico faz com que montanhas de livros, papers e normas técnicas tornem-se obsoletos muito rapidamente. Assim, não teria sentido tratar a informação como um "bem durável", quando para essa realidade a informação ora se comporta como "insumo de produção", ora como "bem de consumo".

Mais importante do que ter a informação seria saber onde encontrá-la de maneira rápida e eficaz. "Guardar" não significa" dispor" quando se necessita e "guardar informação", no sentido de formar uma biblioteca dentro da empresa, tem um custo geralmente subestimado quando da criação de sistemas que pretendam ser efetivos quanto à prospecção e difusão de informações.

A Natura buscava uma solução que não implicasse criar estruturas internas que a desviasse do "foco" do seu negócio, que é produção e distribuição de cosméticos, mas que possibilitasse ser estratégica em relação ao volume de informações a que pudesse ter acesso.

O "esforço de busca" da informação deveria estar direcionado para um espectro mais amplo quanto à probabilidade de sucesso, e as atividades ligadas a esse "esforço" deveriam ter baixo dispêndio de energia de maneira a possibilitar flexibilidade e agilidade de respostas diante das mudanças.

Pensando sempre em estímulos e ações que conduzissem a inovações, aperfeiçoamentos e ganhos, a Natura acreditava ser ineficaz a repetição do velho paradigma da "biblioteca interna". A administração de acervos deveria caber a quem tem competência nesse "foco de negócio", ou seja, às próprias bibliotecas já existentes, cujo objetivo é a preservação e a disponibilização da memória tecnológica. Afinal, o objetivo era acessar a informação, e não necessariamente tê-la armazenada internamente.

O PROJETO DA BIBLIOTECA VIRTUAL DA NATURA

No decorrer do ano de 1992, foi realizada, junto aos departamentos-chave da empresa, uma detalhada análise das necessidades dessas áreas quanto às tipologias, fontes e fluxo de informações para suporte ao desenvolvimento de produtos inovadores e de qualidade.

Foi feito um levantamento de como a informação, principalmente técnica e de mercado, veiculada em formato bibliográfico em seus diversos canais, fluía e era digerida dentro da empresa.

A conclusão desse estudo reiterou a percepção inicial que havia desencadeado o projeto. As áreas-chave da empresa apresentavam duas necessidades comuns:

1) ter acesso a informações mundiais da maneira mais ágil possível;

2) dispor internamente de uma estrutura responsável pela seleção, sistematização, disponibilização e organização de informações e documentos bibliográficos em tempo hábil e de maneira eficaz, independentemente de essa "organização" implicar a criação de uma biblioteca interna.

Assim, com a concepção de "acesso" em detrimento do "acervo", a Natura inicia uma política de incremento de acessos e intercâmbios com entidades detentoras de informação, em nível nacional e internacional, principalmente via bancos de dados on-line. Concomitantemente, desenvolve-se um sistema interno de bases de dados de referenciação das informações e documentos bibliográficos obtidos por meio desses acessos e intercâmbios.

“Surgia, assim, aquele que é considerado hoje o primeiro sistema referencial de informações bibliográficas de empresa do país: a” biblioteca virtual", cujo acervo é o "mundo", não mais restrito às quatro paredes de uma biblioteca interna.

A BIBLIOTECA VIRTUAL E SEUS PRODUTOS

A Natura inicia 1993 implementando o projeto da biblioteca virtual a cargo de um coordenador e chega a 1997 com uma equipe composta de um supervisor com especialização em bases de dados, um analista de informações, um assitente técnico, um consultor para o desenvolvimento do projeto da "cosmetoteca mundial Natura" e um estagiário, todos com formação em biblioteconomia - um aumento de 400% no quadro de pessoal que reflete o crescimento e o aumento nas demandas da