Manual Do Frota

Manual del programa de mantenimiento flota de vehículos

Objetivo :

Gestión de mantenimiento de flota de vehículos

El programa controla

1 Todo lo relacionados con los vehiculos

Datos genéricos , notas ilimitadas , foto , seguro , alquiler , consumo en combustible , ruedas , viajes , siniestros , gastos e ingresos , mantenimiento preventivo , reparaciones , archivo de documentos …etc

2 Los empleados

3 Los proveedores

4 Los articulos a comprar , repuestos …etc

5 El mantenimiento preventivo

Recomendaciones importantes

1.- Cuando se ve el listado-rejilla en vertical se puede

- introducir una ficha nueva pulsando la tecla + o bien pulsando doble clic con el ratón en una fila nueva

1 borrar una ficha pulsando la tecla SUPR del teclado o bien la tecla

2 modificar una ficha pulsando la barra espaciadora

2.- las pantallas están diseñadas para la resolución de 1024X768 , si su monitor tiene una resolución inferior aumente la resolución a la indicada.

3.- al visualizar una rejilla en vertical , podemos ordenar las fichas , pulsando con el ratón en el campo de la cabecera de la rejilla, que nos interese

Aconsejamos dar de alta los ficheros en este orden , aunque podemos empezar por vehículos y desde este fichero , ir dando de alta , todo lo que necesitemos

Empleados: aquí anotaremos los distintos empleados que tenemos, que actuaran como conductores o como otras funciones.

Campos de las fichas

Código del empleado: es automático

Departamento y localización: a que departamento pertenece el empleado y donde esta localizado ese empleado Ejemplo: Departamento Comercial, Localización Barcelona

Pago a empleados: podemos anotar los distintos pagos a empleados que hacemos, con sus fechas, importes, observaciones, conceptos

Notas, anotaciones ilimitadas sobre el empleado

El programa lleva un sistema de bases de datos enlazadas de tal forma que cuando Vd. desde vehículos, introduzca un consumo de combustible atribuible a un empleado, después lo podrá consultar desde la ficha del empleado correspondiente, así desde la ficha de empleado podrá ver el consumo de combustible de cada empleado, los vehículos adjudicados, los siniestros, los viajes, los gastos e ingresos por cada empleado

Aconsejamos introducir los datos desde la ficha de vehículos, pero igual se podría hacer desde otros ficheros

Proveedores: aquí anotaremos los distintos proveedores que tenemos, tanto pueden ser gasolineras, proveedores de vehículos, taller de reparación de siniestros, proveedores de ruedas, proveedores de los artículos de mantenimiento preventivo y proveedores a los que compramos

Campos de las fichas

Codigo del proveedor: es automatico

Nombre: nombre del proveedor, por ejemplo Suministros Electricos

Resto de los campos : como su nombre indica

Observaciones, anotaciones sobre el proveedor

Otras pestañas consumo-combustible ..etc , se rellenan solas , cuando demos de alta los consumos, los siniestros , las ruedas …etc

Articulos : los distintos artículos, que compramos a nuestros proveedores, influirán en compras a proveedores y en reparaciones de vehículos.

Mantenimientos periódicos:

Introducimos los chequeos, comprobaciones, cambios que haremos para mantener nuestros vehículos

Ejemplo

Comprobar sistema de luces de frenos

Días de vencimiento: los días que deben de pasar para volver a revisar las luces de frenos.

Km. Vencimiento: los Km. que deben de transcurrir para volver a revisar las luces de frenos.

Importe: el importe que nos cuesta, si lo hacemos externamente en un proveedor.

Proveedor: el proveedor que nos realiza ese mantenimiento.

Tipo de mantenimiento: grupo de mantenimiento al que pertenece, estos mantenimientos periódicos, los podemos pasar automáticamente a cada vehículo, por grupos, podemos pasar unos grupos si y otros no

Aquí también daremos de alta los mantenimientos en plan de vencimiento de ITV, de la póliza de seguro…etc

Compras a proveedores: para introducir las compras a proveedores.

Con proveedor y artículos a comprar a ese proveedor

Vehículos: este fichero será el corazón del programa y es desde donde recomendamos dar de alta , todos los puntos asociados con los vehículos.

Vehículos genéricos: para anotar los datos generales del vehículo, marca, modelo …etc

Los Km. Actuales se toman como base para calcular la necesidad de mantenimiento.

La localización y el departamento se arrastran de la ficha de empleado.

Foto: para introducir la foto del vehículo, pulsaremos con el ratón sobre el cuadro de la foto, podremos importar imágenes en formato bmp, jpg, pcx, tga y dib.

Notas: comentarios sin límite, sobre ese vehículo.

Seguro: datos de la póliza y compañía de seguro.

Alquiler: si este vehículo procede de una compañía de alquiler anotaremos los datos correspondientes.

Consumo combustible: el consumo de combustible de ese vehículo.

Según vayamos introduciendo consumos se irán actualizando automáticamente los resumenes al pie , coste total de combustible, coste por Km. , media Km. por viaje…etc.

Ruedas: las ruedas consumidas por ese vehículo, la fecha de compra, la posición …etc

Viajes: los viajes o desplazamientos realizados por ese vehículo , con las lecturas del tacometro, origen, destino …etc

Siniestros: los accidentes o siniestros que ha tenido ese vehículo .

Las notas del siniestro y del contrario son ilimitadas.

Podemos introducir 2 fotos por cada siniestro, en el apartado siniestro-fotos

Gastos e ingresos: gastos o ingresos provenientes de cualquier fuente, si el vehículo tiene ingresos proveniente de que lo alquilamos a terceros o bien de portes que hacemos con él , lo podemos anotar aquí.

Mantenimiento preventivo: nos ayudará a realizar el mantenimiento preventivo del vehículo.

Si queremos incorporar todas las fichas de mantenimiento preventivo de un tipo, pulsaremos el botón, marcado con

INCORPORAR MTMO TIPO

Al pulsar este botón, nos ira preguntando que tipo de mantenimiento preventivo, incorporamos automáticamente a ese vehículo, de esta forma si tenemos distintos tipos de vehículos podemos incorporar distintos tipos de mantenimientos.

Los mantenimientos que se ven en rojo , están caducados , es decir la fecha actual es superior a la fecha en que tendríamos que haber hecho el mtmo o bien los Km. Actuales son superiores a los indicados en la siguiente revisión.

Los marcados en azul, caducarán en 30 días

Los marcados en verde, caducarán en 60 días

Reparaciones: para introducir todas las reparaciones especificas de ese vehículo.

Con cabecera con proveedor y lineas de articulos o repuestos.

Archivo documental: este es un archivo de documentos o fotos escaneadas , sin limitación en el numero de documentos por vehículo.

Nos servirá para introducir todos los docuemtos externos que no lleguen de ese vehículo, podemos escanear los documentos en un escáner, convertirlo en imagén y después archivarlo en este fichero o bien podemos escasearlo directamente , desde el scanner , desde esta opción o desde el fichero de ARCHIVO DOCUMENTAL del menú principal.

Esta será una forma de que guardando las polizas, los recibos, cualquier papel que nos venga del vehículo, lo guardaremos con esta opción ,para luego no tener que decir “¿Dónde estará el documento ……?

Su empresa: para introducir los datos de su empresa, nombre , dirección .

Aqui puede colocar su logo ,para que se vea en la pantalla del menú principal

Listados : estos comentarios genericos son validos para todos los listados.

Botones inferiores

Filtrar :

Filtros

Esta opción sirve para excluir de una lista aquellos registros que no cumplen una determinada condición .

Podemos lanzarla pulsando el botón marcado con la lupa o bien pulsando ctrl.+F3

Cuando seleccionamos esta opción se presenta el cuadro de dialogo FILTRADO DE TABLA DE DATOS .

Aquí podremos seleccionar el CAMPO por el que queremos filtrar , la CONDICION que debe cumplir cada registro para ser incluido en la nueva lista y el DATO A BUSCAR dentro del campo por el que filtramos .

Los registros que no cumplan esta condición son eliminados de la rejilla , pero no eliminados de la tabla

Tenemos la opción de que lo que busque sea el CAMPO COMPLETO , si hemos marcado la casilla , en este caso el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A BUSCAR ,si no la marcamos se filtraran aquellos registros en los que sea parte del contenido del CAMPO la que coincida con el DATO A BUSCAR .

La casilla COMPARA CON FICHA SELECCIONADA nos permite seleccionar una ficha y coger de esta el valor por el que queremos filtrar la lista . Esta opción se puede combinar con CAMPO COMPLETO .

Generar una lista por cada

Partir Lista

Esta opción solo esta activa cuando seleccionamos un elemento de la rejilla en curso . Al ejecutarla se corta la rejilla por el registro seleccionado y los datos sucesivos son introducidos en una nueva rejilla que crea el programa . El resultado final son 2 rejillas , una que contiene los datos hasta la ficha seleccionada y otra con el resto .

Cada rejilla se muestra en un separador distinto .

Pulsando CTRL.+F5 podemos lanzar esta opción

Multipartir la lista

Esta opción parte la lista en función del contenido de un campo . Al ejecutarla nos presenta la ventana SELECCIÓN DE CAMPO , donde seleccionamos el campo por le que queremos partir la lista .Nos crea entonces una lista por cada grupo de registros que tengan el mismo valor en el campo elegido , ordenados alfabéticamente o numéricamente dependiendo del tipo de campo elegido .cada lista nos la muestra en un nuevo separador del ejecutor .

Botones superiores de listados

Ver informe : nos permitirá ver el informe antes de imprimirlo por la impresora

Imprimir : imprime directamente por la impresora

Marcando en la rejilla , con el botón derecho nos ofrece mas posibilidades

Estos listados se diferencian básicamente de los vistos en las rejillas de las fichas de vehículos , en que aquí podemos emitir los listados de todos los vehículos.

Recomendaciones importantes

1.- Cuando se ve el listado-rejilla en vertical se puede

- introducir una ficha nueva pulsando la tecla + o bien pulsando doble clic con el ratón en una fila nueva

3 borrar una ficha pulsando la tecla SUPR del teclado o bien la tecla

4 modificar una ficha pulsando la barra espaciadora

2.- las pantallas están diseñadas para la resolución de 1024X768 , si su monitor tiene una resolución inferior aumente la resolución a la indicada.

3.- al visualizar una rejilla en vertical , podemos ordenar las fichas , pulsando con el ratón en el campo de la cabecera de la rejilla, que nos interese

Generalidades

Antes de iniciar una aplicación, se pide un nombre de usuario y una clave, si es la opción multiusuario dependiendo del perfil del usuario podrá estar autorizado a realizar distintas opciones .

Cuando el proyecto es ejecutado por primera vez , el primer usuario registrado es dado de alta por el sistema como SUPERVISOR , dándole todos los privilegios

En la ventana donde nos pide el nombre de usuario y clave de momento no hemos de dfinir la palabra clave .

Rejilla :situándonos en una rejilla , donde se ven las fichas en vertical , podemos

-Dar de alta una ficha nueva : pulsando la tecla + o bien en una linea nueva pulsando doble clic con el ratón .

-Borrar una ficha , pulsando la tecla - o bien la tecla SUPR , en la linea a borrar

-Modificar una ficha pulsando doble clic con el ratón o bien la barra espaciadora

Eliminación temporal de una ficha de una rejilla

Podemos eliminar temporalmente una ficha de una rejilla , sin que realmente sea borrado de la tabla de datos , pulsando el botón derecho del ratón , pulsamos la opción

QUITAR DE LA LISTA EL SELECCIONADO

Si quitamos de la lista el seleccionado podremos deshacer la operación DESHACER y si queremos rehacer dicha operación , ejecutaremos la opción REHACER del menu de contexto que se presenta al pulsar el botón derecho del ratón sobre la rejilla

Ordenar : pulsando sobre la cabecera ordenamos la rejilla por el ese campo

Exportar a formato ASCII

Desde una rejilla , en l opción LISTA podemos pulsar los registros de esa tabla , a un fichero de texto con formato ASCII , para luego poderlos leer desde excel o desde otros programas de bases de datos

Imprimir desde una rejilla

Para imprimir desde una rejilla , elegimos el botón marcado con al impresora IMPRIMIR INFORME , si lo que queremos es visualizar antes de imprimir , elegimos el botón con la lupa , VER INFORME .

Introducir datos de otra tabla : en aquellos campos que están enlazados con otra tabla de datos podemos introducir la inicial del campo y pulsar la flecha abajo , el programa buscará el registro mas próximo .

Opciones de lista en la rejilla dentro de la opción lista en la rejilla existen otras opciones mas avanzadas

Rebuscar :esta opción nos permite lanzar búsquedas

Hay 3 tipos posibles de combinaciones de búsqueda

Cruzar : realiza una nueva búsqueda y los registros resultantes de la misma los compara con los de la lista previa .Aquellos registros que se encuentran en las 2 listas son los que formaran la lista final .

Añadir : realiza una nueva búsqueda comparando los registros resultantes con los de la lista previa , la lista final estará compuesta por los registros de la primera lista mas los registros de la segunda , que no aparecen en la primera , es decir no repite registros .

Quitar : realiza una nueva búsqueda y los registros resultantes de la misma los compara con los de la lista previa .La lista final estará compuesta por los registros de la primera lista menos los registros de la segunda que aparecen también en la primera

Filtros

Esta opción sirve para excluir de una lista aquellos registros que no cumplen una determinada condición .

Podemos lanzarla pulsando el botón marcado con la lupa o bien pulsando ctrl.+F3

Cuando seleccionamos esta opción se presenta el cuadro de dialogo FILTRADO DE TABLA DE DATOS .

Aquí podremos seleccionar el CAMPO por el que queremos filtrar , la CONDICION que debe cumplir cada registro para ser incluido en la nueva lista y el DATO A BUSCAR dentro del campo por el que filtramos .

Los registros que no cumplan esta condición son eliminados de la rejilla , pero no eliminados de la tabla

Tenemos la opción de que lo que busque sea el CAMPO COMPLETO , si hemos marcado la casilla , en este caso el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A BUSCAR ,si no la marcamos se filtraran aquellos registros en los que sea parte del contenido del CAMPO la que coincida con el DATO A BUSCAR .

La casilla COMPARA CON FICHA SELECCIONADA nos permite seleccionar una ficha y coger de esta el valor por el que queremos filtrar la lista . Esta opción se puede combinar con CAMPO COMPLETO .

Partir Lista

Esta opción solo esta activa cuando seleccionamos un elemento de la rejilla en curso . Al ejecutarla se corta la rejilla por el registro seleccionado y los datos sucesivos son introducidos en una nueva rejilla que crea el programa . El resultado final son 2 rejillas , una que contiene los datos hasta la ficha seleccionada y otra con el resto .

Cada rejilla se muestra en un separador distinto .

Pulsando CTRL.+F5 podemos lanzar esta opción

Multipartir la lista

Esta opción parte la lista en función del contenido de un campo . Al ejecutarla nos presenta la ventana SELECCIÓN DE CAMPO , donde seleccionamos el campo por le que queremos partir la lista .Nos crea entonces una lista por cada grupo de registros que tengan el mismo valor en el campo elegido , ordenados alfabéticamente o numéricamente dependiendo del tipo de campo elegido .cada lista nos la muestra en un nuevo separador del ejecutor .

Campos duplicados

Esta opción crea una nueva lista con los registros de la rejilla que posean el contenido de un campo duplicado , abriendonos otro separador para mostrarla .

Seleccionamos el campo en la ventana SELECCIÓN DE CAMPO que aparece al ejecutar esta opción .Nos es particularmente util para la localización de codigos o claves duplicadas en la base de datos .

Modificar campos

Esta opción nos permite modificar en todos los elementos de la lista el campo que seleccionemos , indicando su nuevo contenido .

Esta opción solo esta activada si el usuario tiene un nivel de privilegio igual o superior a 92.

Modificar campo si

Esta opción nos permite modificar en todos los elementos de la lista el campo que seleccionemos ,siempre que cumpla una determinada condición .

Al seleccionar la opción aparece el cuadro de dialogo MODIFICACIÓN GENERAL DE UN CAMPO en el que se muestran los siguientes cuadros de edición .

CAMPO A BUSCAR : campo por el que vamos a buscar los registros de la tabla , puede coincidir o no con el campo a modificar .

DATO A BUSCAR : es el contenido que ha de tener el campo a buscar .Aquellos registros en los que dicho campo contenga el DATO A BUSCAR serán los modificados .

CAMPO COMPLETO : si no marcamos esta casilla de verificación , se modificarán solo aquellos registros , en los que parte del contenido del CAMPO A BUSCAR coincida con el DATO A BUSCAR , si esta señalada el contenido del campo debe coincidir exactamente con el DATO A BUSCAR .

CAMPO A MODIFICAR el campo que vamos a modificar si se cumple la condición

DATO PARA REEMPLAZAR es el contenido final que introduciremos en el CAMPO A MODIFICAR

Esta opción solo esta activada si el usuario tiene un nivel de privilegio igual o superior a 92.

Reordenar

Reordenar los elementos de la rejilla por el campo seleccionado .Al ejecutar la opción aparece la ventana SELECCIONE CAMPO en la que elegimos el campo por el que reordenar

Si ejecutamos una ordenación sobre una lista podemos deshacerla ejecutando la opción DESHACER del menu de contexto que se presenta al pulsar el botón derecho del ratón sobre la rejilla . Si queremos rehacer una ordenación ejecutaremos la opción REHACER del menu del contexto