O Planejando Um Projeto (Gestão de Projetos)

Tarefa 4: Planejando um projeto (Gestão de Projetos)

1. O ciclo de vida de um projeto é a divisão da gestão de projetos em fases pelas quais ele deve passar do seu início ao término. A cada fase este pode sofrer alterações significativas que ditarão o ritmo das atividades que devem ser desenvolvidas. Cada fase pode ser dividida em diversas subunidades que garantirão melhor organização ao trabalho desenvolvido. Estas são muito importantes para que a equipe saiba se situar à medida que as etapas avançam. O gerenciamento de um projeto pode ser dividido em cinco fases: Iniciação, planejamento, execução, controle e monitoramento e encerramento.

Iniciação: Esta é a hora de identificar as necessidades, definir os objetivos, estudos de viabilidade, busca de alternativas, identificação de riscos, premissas e restrições, bem como a autorização e definição das gerências do projeto. É indicado que se inicie um projeto fazendo um estudo de viabilidade levando em consideração a prioridade de demanda, a disponibilidade de recursos, a viabilidade técnica, o impacto ambiental e o retorno que o projeto gerará. Somente com respostas positivas a todos esses critérios

• que o projeto pode ser considerado viável. O gerente de projetos pode desenvolver o business case, uma espécie de documento para atestar a viabilidade do projeto e conseguir a aprovação de outros integrantes do grupo corporativo, como os sponsors (patrocinadores) e os stakeholders (partes interessadas). Após todos terem aprovado o Termo de Abertura do Projeto o planejamento já pode começar. Ao longo do projeto, conforme for acontecendo mudanças, alguns processos da etapa da iniciação podem ser retomados e o Termo de Abertura do Projeto pode ser alterado.

Planejamento: Começar um projeto sem um planejamento é sinônimo de desperdiçar recursos. Mesmo que pareça perca de tempo construir um plano detalhado pode ate fazer com que depois ocorra uma economia de tempo e dinheiro. Por isso, o planejamento é uma das partes mais importantes de um projeto. Segundo o PMBOK®, nessa etapa devemos desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, planejar o gerenciamento do escopo, coletar os requisitos, definir o escopo, criar a estrutura analítica do projeto (EAP), planejar o gerenciamento do cronograma, definir, sequenciar e estimar os recursos e a duração das atividades, desenvolver o cronograma, planejar o gerenciamento de custos, estimar os custos, determinar o orçamento, planejar o gerenciamento da qualidade, dos recursos humanos, das comunicações e de riscos, identificar os riscos, realizar análise qualitativa e quantitativa dos riscos, planejar as respostas aos riscos, planejar o gerenciamento das aquisições e planejar o gerenciamento das partes interessadas. Finalmente, com todos esses planejamentos pode-se dar início à execução do projeto.

Execução: A etapa de execução é quando as tarefas planejadas serão colocadas em prática. Para que ela se inicie geralmente é feita uma reunião de kick-off com os envolvidos e interessados no projeto. Durante essa etapa é muito importante que o gerente de projetos oriente toda a sua equipe, promova a motivação e o engajamento com as atividades garantindo que tudo que foi planejado aconteça na prática. Além disso, o gerente de projetos deve gerenciar as aquisições para que os recursos necessários estejam disponíveis na quantidade e no momento certo, gerenciar as comunicações para que tanto os colaboradores quanto as partes interessadas estejam alinhadas e garantir a qualidade do que estiver sendo produzido.

Controle e Monitoramento: Essa etapa acontece em paralelo com a execução e tem como principal objetivo lidar com desvios que podem acontecer ao longo do projeto. É nela que ocorre a verificação para saber se tudo que foi planejado está sendo devidamente executado, se houve erros e se é necessário um replanejamento. O gerente de projetos deve estar atento ao andamento do projeto constantemente comparando-o com as metas e verificando o que pode ser feito caso estejam abaixo do esperado. O acompanhamento de perto pode também evitar ameaças ao projeto antes que elas aconteçam. É uma fase extremamente necessária para que o projeto seja finalizado no prazo determinado.

...