O Uso Da Tecnologia Para A Gestão Da Informatica

1. INTRODUÇÃO

A Tecnologia da Informação é um conjunto de software e hardware que abrange todos os assuntos ligados à área de processamento de dados, sejam estes organizacionais, pessoais, públicos ou privados. Os sistemas de informação atuais evoluíram porque houve a necessidade que os métodos de armazenamento e manuseio, assim como a disponibilidade e disposição da informação tiveram que ser informatizados para acompanharam o desenvolvimento da comunicação e do conhecimento do mundo globalizado.

Dados e informações de diversos formados podem ser digitalizados, não só os papéis podem ser informatizados, mas dados de som, microfilmagens e planilhas eletrônicas, como para as empresas os dados geralmente estão sempre impressos, até pela cultura do ser humano de ter contato físico direto com que se relaciona, sejam dados numéricos ou relatórios analíticos, de planejamento, ou de qualquer outro tipo, na sua grande maioria, são apresentados impressos ou de maneira em que a visualização seja possível, porém que haja acesso manual veremos como tem sido feito esse processo de gerenciamento da informação nas organizações com a atual facilidade na digitalização documental.

Com a evolução da Tecnologia da Informação os Sistemas de Informações tiveram a necessidade de informatizar também os documentos e gerenciar eletronicamente as informações, desde a sua criação até o seu arquivamento, a digitalização e inclusão de documentos no sistema informatizado de rede facilitou a busca pela disponibilidade e melhoraram o retorno às análises, outro benefício é a preservação do documento original e de possíveis danos que podem ser imprevisíveis, porém irrecuperáveis.

O principal foco do gerenciamento das informações através da disponibilização por digitalização de documentos é a disponibilidade em acesso simultâneo, a simultaneidade pode ser pré disposta por rede em web ou integrada em outros sistemas de informação, estas integrações auxiliam na agilidade ao acesso das informações o que possibilita mais velocidade na hora de tomar uma decisão referida a uma transação.

2. DIGITALIZAÇÃO DE DOCUMENTOS

Como já sabemos, Hardware é a parte física de uma máquina técnológica e Software são os sistemas inteligentes que permitem seu uso, na digitalização documental veremos as diverças e mudanças que ocorreram com o passar do tempo e foram fundamentais para tornar o mundo cooperativo mais competitivo.

A digitalização documental da informação é a transformação de documentos que a princípio foram criadas em papel e que posteriormente tiveram que ser inseridos em um ambiente tecnológico de armazenamento de dados digital que fosse seguro e acessível tornando os processos de trabalho mais rápido devido à facilidade do acesso a informação.

O processo de digitalização ocorre em três etapas, o scaneamento ou digitalização do documdento em papel que será transformado em arquivo digital, clasificar o documento com um nome de busca que seja objetivo para uma futura consulta e a consulta atraves de uma pesquisa em uma ferramenta que tenha sido criada para comportar tais documentos específicos no processo de recuperação da informação.

Atualmente a Digitalização de Documentos pode ser feita através de empresas prestadoras de serviços especializadas neste ramo ou até mesmo através de máquinas impressoras multifuncionais portáteis que são acessíveis à população, a vantagem das empresas especializadas é que estas utilizam de scanners de última geração e softwares especializados para capturar textos e imagens, armazenando-as em formato digital específico o que facilita a recuperação da informação.

Os avanços tecnológicos do segmento de digitalização permitiram também a diminuição do acúmulo desenfreado de papéis uma vez que os chamados arquivos necessitam de espaço físico para depósito uma vez que a vida útil do papel complete seu ciclo de uso útil.

3. A DIGITALIZAÇÃO DA INFORMAÇÃO NOS SEGMENTOS ORGANIZACIONAIS

As atividades corporativas tem por princípio a necessidade ao acesso a informação para desenvolver suas atividades. Nas empresas privadas é fundamental que circulem as informações desde as básicas comerciais as específicas de negócios internos referiadas a seu planejamento ou dados internos que são fundamentais para o funcionamento da organização, assim também acontece nas empresas públicas.

Toda organização corporativa tem seus departamentos, para que o setor tenha andamento existe a entrada e saída de informações que é contínua, dentro de uma empresa há a necessidade de que seus departamentos sejam integrados através de um sistema de informações de rede tecnológica que permita a seus usuários o acesso rápido por computador aos arquivos.

Os arquivos digitais dos documentos com as informações a que o individuo precisa para uma pesquisa ou tomada de decisão proporciona o aumento da produtividade porque diminuiu o tempo gasto na busca por informação. Informações tendem a aumentar e sendo assim os papéis também tendem a aumentar, o que ocorre é que quando acaba a vida útil do papel, ele tem a necessidade de ser arquivada por um tempo em que se ache seguro sua existência física.

Arquivamento de documentos em papel é algo ultrapassado que demanda espaço físico, organização de busca e tempo, não se podem colocar documentos de departamentos e assuntos divergentes arquivados em um mesmo espaço de arquivo específico (pasta, caixa arquivo), é necessário que a empresa seja organizada e adore um sistema de gerenciamento de documentos e um local adequado com ambiente propício ao armazenamento de dados que ainda podem ter alguma funcionalidade em sua forma física original. Mas nem sempre as informações foram tão facilmente acessíveis dentro das organizações e até mesmo os arquivos de documentos eram grandes corredores de caixas enfileiradas e pilhas e mais pilhas de papéis guardados muitos por anos.

4. A TECNOLOGIA DA DIGITALIZAÇÃO

A Tecnologia da Informação possibilitou novas estratégias de negócios por sua eficiência na utilização de recursos e eficácia pelo auxílio nas operações e aplicações sistêmicas tornando as empresas mais competitivas. A digitalização ou saneamento são processos utilizados na gestão da informação para apresentar ao receptor, ou pesquisador, de maneira eficiente e eficaz, documentos e informações que são fundamentais para haja alguma ação ou reação.

Atualmente