OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS NÃO MANUFATUREIROS ATRAVÉS DO LEAN OFFICE: ELABORAÇÃO DE UMA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO PARA O SETOR DE EXPEDIÇÃO DE UMA EMPRESA DE ESTRUTURAS METÁLICAS

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TÍTULO¹: 

OTIMIZAÇÃO DE PROCESSOS NÃO MANUFATUREIROS ATRAVÉS DO LEAN OFFICE: ELABORAÇÃO DE UMA PROPOSTA DE IMPLANTAÇÃO PARA O SETOR DE EXPEDIÇÃO DE UMA EMPRESA DE ESTRUTURAS METÁLICAS.

Andryelle Batista Vieira²

Prof. Esp. Jone Leonardo Jessus Silva³

1. INTRODUÇÃO

Desde o surgimento dos primeiros ambientes fabris, é permanente a busca por métodos e ferramentas que minimizem desperdícios e custos e aumentem a eficiência da produção. Esta busca torna-se cada vez mais essencial devido a crises mundiais e ao fato de manter-se competitivo no mercado. O sucesso da metodologia Lean transcendeu o ambiente fabril e sua aplicação em processos administrativos passou a ser denominada de Lean Office. Na área administrativa, as atividades estão atreladas principalmente à geração de informações e a aplicação dos conceitos Lean fazem os processos fluírem mais visivelmente.

Nas organizações, é comum presenciar cenas de pessoas correndo atrás de informações para concluir tarefas, produzirem dezenas de relatórios que ficam geralmente parados por dias ou até mesmo o registro incorreto de dados; como essas atividades acontecem em torno de informações o reconhecimento das perdas é mais complexo. Enquanto isso, em áreas fabris essa identificação é mais simples, por estar trabalhando com variáveis de fácil visualização como matérias primas, equipamentos entre outros. Diante disto, para minimizar esses e outros problemas em ambientes não manufatureiros, a adoção da filosofia Lean apresenta-se como uma solução viável.

Pelo exposto, o andamento do trabalho buscará respostas para as seguintes indagações: Quais fatores podem estar ocasionando desperdícios no fluxo de valor nos processos do setor de expedição? Quais possíveis melhorias ocorreriam caso houvesse a implantação do Lean Office no ambiente administrativo da empresa?

Esta pesquisa será realizada em uma empresa de médio porte especializada na confecção de estruturas metálicas. Em 20 de junho de 1995 iniciou suas atividades construindo pequenos galpões e treliças metálicas. Com o objetivo de manter-se competitiva no mercado mostro-se interessada em conhecer a metodologia Lean Office.

2. OBJETIVOS

2.1 Geral

Desenvolver uma proposta de implantação do Lean Office no setor de expedição em uma empresa privada, observando aspectos relacionados ao fluxo de informações.

2.2 Específicos

a) Caracterizar o processo de fluxo de informações e elaborar o Mapa de Fluxo de Valor atual;

a) Identificar oportunidades de melhoria através da análise do tempo gasto em cada atividade;

c) Elaborar um plano de ação para nortear uma possível implantação da metodologia;

3. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

3.1 Sistema Lean

A filosofia Lean provém do Sistema Toyota de Produção e foi inicialmente aplicada na indústria automobilística após a Segunda Guerra Mundial, uma vez que, o mercado busca por produtos com maior variedade e custo acessível. O termo Lean foi criado por pesquisadores do IMVP (International Motor Vehicle Program), um programa de pesquisa ligado ao Massachusetts Institute of Technology em meados dos anos 80 com o objetivo principal de criar uma metodologia que visassem sempre a melhoria continua (Lean Institute Brasil, web site,2015).

Sendo definido como uma forma de gerenciamento que procura envolver todas as partes de uma organização para atender as necessidades dos clientes no menor prazo e com custo acessível, mas, com a mais alta qualidade, atrelando ao bem-estar, motivação e segurança de seus colaboradores (GHINATO, 2000).

A alta produtividade do Toyota viabilizada pelos princípios da Produção Enxuta levou diversas empresas a buscarem uma forma de inserir esses princípios em seus sistemas, sendo eles manufatureiros ou não. Em 2004, Womach e Jones lançaram o livro “O pensamento enxuto” que aborda o Lean como um sistema de gestão de maneira aplicável a qualquer organização em diversos seguimentos.

Womack e Jones (2003) detectaram cinco aspectos fundamentais como:

• Valor: especificar o que gera e o que não gera valor para o cliente
• Fluxo de valor: identificar todas as etapas necessárias para produzir um bem ou serviço.
• Fluxo contínuo: através da articulação de atividades que gerem um fluxo regular com o mínimo de interrupções ou esperas.
• Produção puxada: a produção só ocorre a partir de uma nova demanda
• Perfeição: estar sempre em busca da melhoria, aperfeiçoando os processos para que fique cada vez mais próximo de um estado ideal.

Ainda sobre o assunto, Rico (2007) abordou em suas pesquisas um roteiro que pontuava as principais características da produção enxuta adaptando aos processos administrativos utilizando conceitos como a qualidade e produção enxuta e a reengenharia nos processos de negócios.

3.2 Lean Office

O termo Lean Office, significa escritório enxuto e é fundamentado nos conceitos relacionados ao Sistema Lean adaptado para áreas administrativas, procurando transferir as práticas do conceito enxuto que não acompanham a lógica do processo de montagem para dentro dos escritórios.

Segundo HINES (2000), os escritórios são constantemente as áreas mais desorganizada de uma empresa sendo fundamental a aplicação das ferramentas do Lean, uma vez que objetivam a eliminação de desperdícios em todas as suas formas para que otimize o processo.

O pensamento enxuto trabalha baseado no fluxo de valor que originará um bem ou serviço, neste caso, trata-se de um fluxo de informações que possui um percurso de maior complexidade por envolver atividades não manufatureiras e intangíveis surgindo assim, a necessidade de adequação das ferramentas do Lean do ambiente fabril para as áreas administrativas.