SISTEMA INTEGRADO DE INFORMAÇÕES - Processos

DESCRIÇÃO DA ATIVIDADE

Com base nas leituras propostas, responda às questões a seguir:

1) O que é gestão de processos?

2) O que é a modelagem de processos?

3) Cite três ferramentas utilizadas para a realização da modelagem de processos. Comente cada uma.

4) Cite três vantagens do mapeamento de processos. Comente-as.

RESPOSTAS:

1) Gestão de Processos é um conjunto de mecanismos definidas por uma metodologia pré-estipulada por normas que possuem o objetivo de atender as necessidades e expectativas do cliente. Sua implantação está dividida em quatro etapas: Definição do processo, Análise do processo, Melhoria do processo e Excelência do processo. O Mapeamento de processos é a principal ferramenta utilizada pelo gerenciamento do processo. Para que exista uma Gestão de Processos eficiente em uma organização é necessário identificar algumas variáveis que serão utilizadas no Mapeamento de Processos, são elas:

a) Todos os envolvidos devem saber para quê a organização existe (missão, objetivo e negócio).

b) Identificar quais são os processos críticos de negócio (aqueles que afetam diretamente os clientes).

c) O que se precisa para a geração dos produtos e serviços desejados pelos clientes.

d) O que a organização oferece para o seu cliente.

e) O que fazer para gerenciar o fluxo de informação (atividades e produtos).

2) A Modelagem de Processos consiste em desenvolver diagramas (os Diagramas de Processos) que relatam as atividades da organização e a sequência na qual essas atividades são realizadas. É evidente que muitos negócios são complexos, e, assim, um modelo pode consistir em diversos diagramas. O modelamento de processos permite compreender como uma organização funciona e a definição clara de mudanças para a melhoria do processo. Alguns princípios devem ser considerados durante a revisão de processos, são eles:

a) Questionamento. Todo o processo deve e pode ser questionado.

b) Valor agregado. Deve-se ter ênfase no valor agregado e maximizá-lo no processo.

c) Objetivos. Os objetivos devem ser compartilhados portoda a organização e devem ser agressivos.

d) Delegação. Deve existir delegação de autoridade e, também, de responsabilidade. Essa delegação cabe aos líderes.

e) Tecnologia. Para agregar valor no processo e se manter na concorrência, as organizações devem investir em tecnologia apropriada.

3) Checklist (Lista de verificação) - É uma lista resumida que pode ser utilizada na verificação de atividades do processo efetuadas ou não. Um modelo padrão de checklist possui pelo menos três colunas, onde a primeira coluna especifica a tarefa a fazer e uma segunda e terceira coluna onde se marca se sim ou não o êxito na execução da mesma. É considerado um método simples de checagem devido a relação de itens resumidos.

Diagrama de Ishikawa - Também conhecida por 6M, “causa e efeito” ou “espinha de peixe”, é uma ferramenta gráfica que é utilizada no gerenciamento de vários processos, criada pelo engenheiro químico japonês Kaoru Ishikawa em 1943. Para uma fácil interpretação e associação, é também chamada de 6M, pois esse diagrama atinge seis tipos de problemas que começam com a letra M: Método, matéria-prima, mão de obra, máquinas, medição e meio ambiente. O Diagrama de Ishikawa é utilizado tanto para identificar as causas dos problemas como para documentar as causas de um efeito.

UML (Unfied Modeling Language) - É uma linguagem que possui o intuito de padronizar as formas de modelagem de objetos do sistema. Utiliza-se uma organização visual dos componentes que se relacionam por meio de diagramas, especificando e documentando a projeção do sistema em si.

4) Dentre as vantagens do mapeamento, posso citar:

Definição de Padrões - A padronização de tarefas auxilia na organização do sistema e no apontamento de falhas antes não vistas por questão de desorganização sistêmica, ajudando a aperfeiçoar os processos envolvidos.

Otimização do Tempo - A modelagem delimita as ações realmente importantes nos processos, eliminando ações repetitivas e desnecessárias, fazendo com que se ganhe tempo na prática dos processos.

Melhoria Contínua - São as práticas de metodologias que melhoram os processos continuamente utilizando rigorosa analise, eliminando excessos, quebrando paradigmas e preconceitos instalados na organização