AS FERRAMENTAS PARA OTIMIZAR O PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS

FERRAMENTAS PARA OTIMIZAR O PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS

Hiago Marcelo Viana dos Santos

TUTOR-EXTERNO: AJAX DAGOBERTO MORAES FILGUEIRA

Centro Universitário Leonardo da Vinci – UNIASSELVI

Gestão de Tecnologia de Informação – seminário interdisciplinar IV (GTI27)

DATA: 19/11/2020

Resumo

A procura por produções de novas aplicações, bem como atualizações e manutenções das produções já existentes alavancaram. Logo, junto a esse crescimento exponencial, inevitavelmente, surge uma nova necessidade: a de ser mais eficiente e ágil a fim de atender essa nova demanda. A solução encontrada foi as ferramentas que otimizem o planejamento e gestão de projetos de tecnologia informacional. Esse estudo tem por objetivo identificar a importância das ferramentas de gestão na otimização de gestão de projetos. Caracteriza-se o estudo como de cunho descritivo, com natureza qualitativa, baseado em uma pesquisa bibliográfica com ênfase em artigo publicada a respeito da temática. Para gerenciar um projeto de forma mais produtiva, ágil e eficaz, existem ferramentas ideais para a gestão de projetos visando atender um objetivo dentro do projeto. A tríplice restrição define o ponto de sucesso no gerenciamento de projetos, portanto, as ferramentas de gestão conseguem atuar diretamente nesse ponto de apoio trazendo a otimização do tempo e recursos no que diz respeito conclusão de um projeto.

Palavras-chave: Gestão de Projetos; Ferramentas; gerenciamento de projetos.

INTRODUÇÃO

Mesmo sem a utilização de ferramentas e técnicas atuais, gerenciar está na humanidade há vários séculos. O ato de gerenciar estava envolvido com diversos projetos, desde administrativos até empreendimentos de engenharia civil. No entanto, só na era moderna que o gerenciamento passou a ser visto como um objeto de estudo (NARDI, 2019). Durante esse período nos EUA, foi percebido a dificuldade em se administrar uma grande quantidade de mão-de-obra e matéria-prima nas mais diversas etapas de um projeto. Então, no começo do século XX, Frederick Taylor, o pai do gerenciamento científico, dividiu um projeto em pequenas partes a fim de melhorar o tempo de produção. Posteriormente, Henry Gantt, se aprofundou nas etapas e sequência do trabalho de seu sócio e desenvolveu uma ferramenta em forma de gráfico, o gráfico de Gantt, que levou quase um século pra ser alterada, essa foi uma das primeiras ferramentas para otimizar a gestão de projetos (GAUER, 2013)

Assim como o corpo humano é composto por vários subsistemas, Richard Johnson, Fremont Kast, e James Rosenzweig descrevem em seu livro The Theory and Management of Systems, que esse mesmo conceito pode ser aplicado no mundo dos negócios atualmente. Logo, “define-se sistema como um conjunto de partes individuais que interagem entre si, formando um todo global, segundo um plano ou princípio, para atingir determinado fim”, segundo Casarotto, Fávero e Castro (1999, p.26) (VALE, 2007).

           Dessa forma esse conceito sistêmico pode ser destinado às instituições, onde compreendem diversos sistemas, compostos por diversas partes, cada um com seus objetivos a fim de atingir um objetivo maior em comum. No entanto para que esse objetivo maior seja alcançado, é preciso um levantamento das necessidades, com implementação de ferramentas de gestão e uma administração eficaz, que possa integrar as partes. Esse mesmo ponto de vista é aplicado a um projeto, ou seja, um projeto pode ser um sistema, um grupo de elementos menores e integrados que formem um conjunto. Esta analogia é essencial para que cada especialista de um subconjunto possa aplicar seus saberes e ideais para cooperar no raciocínio do projeto como um todo (GAUER, 2013)

Ao decorrer dos anos, a necessidade de seguir um planejamento foi se tornando essencial, bem como a sistematização das atividades, para a criação de um projeto, de modo que garanta seu sucesso. Uma vez que, os meios técnico-cientifico e informacional vem impactando diretamente a era pós-modernidade, com o surgimento de uma nova demanda no que diz respeito às novas tecnologias de uso de softwares, tornando-os populares e essenciais no mundo dos negócios de diversas naturezas. A procura por produções de novas aplicações, bem como atualizações e manutenções das produções já existentes alavancaram. Logo, junto a esse crescimento exponencial, inevitavelmente, surge uma nova necessidade: a de ser mais eficiente e ágil a fim de atender essa nova demanda.

A solução encontrada foi as ferramentas que otimizem o planejamento e gestão de projetos de tecnologia informacional (CARVALHO, 2011).

A principal importância das ferramentas para gestão de projetos, está em automatizar a maioria das tarefas que antes eram feitas manualmente e, dessa forma otimizar tempo e recursos de um projeto. O que permite que o profissional atue em vários projetos de diversas áreas ao mesmo tempo (NARDI, 2019). Uma vez que, os projetos têm se tornado cada vez mais complexos, dinâmicos e com maiores riscos envolvidos, uma vez que, quase sempre envolvem mais de uma pessoa, ou até mesmo outras áreas de uma empresa e estão limitados por vários fatores, como custo, tempo, pessoal envolvido, entre outros, os projetos podem atingir um grau de complexidade que torna cada vez mais importante a inserção de instrumentos que coordene e controle os processos envolvidos, minimizando a possibilidade de fracassos  (CARVALHO, 2011).

Segundo Terciane Alves (2003), em reportagem ao jornal O Estado de São Paulo, “na área de tecnologia, por exemplo, estudos mostram que 70% dos projetos não atingem prazo e orçamento dentro da especificação do cliente. Desse total, 50% estouram em dobro o prazo e os recursos” (KERZNER, 2010).

            Entre as décadas de 50 e 60, as ferramentas de gestão eram realidades em empresas que executavam tarefas complexas, como empresas aeroespaciais. As empresas com tarefas simplificadas o gerenciamento de projetos se mantinha no âmbito informal, onde o gerente de projeto tinha pouco domínio sobre a sistematização, autoridade e comunicação com a equipe. Ocorria que os gestores que acompanham todas as etapas da criação até a finalização e atualizações posteriores de um projeto, exigiam da equipe um feedback periódico a respeito do andamento de determinada ferramenta, o que era realizado por telefone e até pessoalmente, no entanto, tais tarefas eram inviáveis sem a ajuda da tecnologia difusa, demandando, dessa forma um esforço redobrado, com desperdício de tempo e colocando em risco os prazos e recursos (GAUER, 2013).