Dados, Informação, Sistemas e Sistemas da Informação

3.1 Etapa 1 (Passo 1)

Neste passo da atividade proposta, para um melhor entendimento das definições e da precisão destes assuntos relacionados, serão expostos os conceitos de: Dados, Informação, Sistemas e Sistemas da Informação.

 Dados: Define-se pela coleta de informações organizadas que posteriormente trabalhadas, serão transformadas em informações úteis para tomadas de decisão. Os dados, em princípio são considerados brutos, ou seja, são considerados assim quando ainda não se pode com eles obter nenhuma informação útil e ainda, quando não auxiliam de forma adequada a tomada de decisão. Os dados podem ser considerados números, palavras, imagens, conjunto de variáveis

 Informação: A informação resulta da organização e análise dos dados, de algum modo significativo, ou seja, é o mesmo dado, descrito anteriormente, mas analisado pelo executivo. Pode-se ainda dizer que é o resultado do processamento, organização dos dados de forma que seja o sistema (animal, pessoa ou máquina) modificado. Para o nível empresarial, a informação tem sido buscada em tempo real para que os executivos possam tomar decisões acertadas em relação a determinados setores da empresa. Para tanto, as informações não podem ser demasiadas, não devem ser escassas e deve haver a reciclagem das informações já obtidas. A era da informação está, intimamente, ligada aos sistemas geradores de informação.

 Sistemas: É um conjunto de regras, de leis sistematicamente organizadas que servem de base a uma ciência e possui elementos interconectados de modo a formar um todo organizado. Esta definição é válida para um contexto interdisciplinar, ou seja, pode ser aplicada às disciplinas de Biologia, Informática, Administração. Com os estudos do filósofo austríaco Ludwig Von Bertalanffy os termos sistema e visão sistêmica ganharam força. Os sistemas para as empresas são essenciais para que os executivos possam organizar suas idéias e estratégias para o avanço da empresa. Tanto os sistemas de informação quanto os sistemas computacionais são hoje, fundamentais ao sucesso das empresas.

 Sistemas de Informação: Pode ser definido como um conjunto de elementos (pessoas, hardwares, softwares) interrelacionados trabalhando juntos com a finalidade de coletar, recuperar, processar, armazenar e distribuir informações facilitando assim, o planejamento, o controle, a coordenação, a análise e o processo decisório nas organizações empresariais. Para as empresas, os sistemas de informação são decisivos no que tange à tomada de decisões rápida e corretamente. É importante tanto no contexto interno quanto no externo. A internet é uma ferramenta importantíssima às empresas. Com isso podem manter um contato cerrado com seus clientes e fornecedores, proporcionando assim, uma maior interação com o mercado e alavancando seus processos de vendas, por exemplo.

3.2 – Etapa 1 (Passo 2)

De acordo com as definições expostas no item anterior desta atividade, os processos de uma empresa de pequeno porte como a proposta no desafio requer, no mínimo, sistemas de informação para a descentralização e desburocratização dos processos. Então, cada definição acima tem suas propriedades, no entanto, relacionadas formam o que é necessário ao bom funcionamento da empresa.

3.3 – Etapa 1 (Passo 3)

Tendo em vista a viabilidade e a resolução dos problemas processamento das informações, serão respondidas as questões abaixo:

1) Quais os dados que devem ser processados para geração de informações na empresas?

Os produtos devem ser cadastrados na forma de um banco de dados, para desta forma, tornar ágil o atendimento, as buscas por produtos em estoque. Para facilitar o atendimento no balcão pelos funcionários, poderiam ser dispostos terminais com sistemas que possam realizar a procura do(s) produto(s) e após o cliente confirmar o pedido deste(s), enviar a informação para o terminal localizado no caixa para pagamento, já com o(s) valor(es) final(is) a ser(em) pago(s). E então, o cliente chegaria para efetuar o pagamento, denotando desta forma rapidez no atendimento. Portanto, observa-se o que se espera do trabalho proposto, descentralizar e desburocratizar os processos da empresa. Sendo assim o gerente fica com a incumbência do gerenciamento de e observação para que os serviços ocorram sem transtornos.

2) Quais as informações geradas depois de processados os dados?

Depois de processados os dados, pode-se observar uma mais rapidez no atendimento e maior satisfação do cliente. No caso de um Bando de Dados implantado, será facilmente perceptível uma melhora na qualidade de atendimento da empresa. Na empresa relacionada no desafio o gerente está “sobrecarregado” nas funções o que pode facilmente, ocorrer falhas nos processos por causa dessa centralização de tarefas. Com a criação de um banco de dados, terminais que transmitam as informações entre si, já se tornariam menos burocráticas as vendas.

3) Como estas informações devem ser tratadas para que sirvam de base para a implantação de um Sistema de Informação nesta empresa?

Devem ser tratadas de maneira urgente pela empresa. Repetitivamente, descreve-se a importância dos Sistemas de Informação para que os executivos possam tomas suas decisões. Neste caso, sistemas interligados que sejam capazes de produzir informações úteis e eficazes, são de extrema necessidade aos executivos. Os processos serão realizados com maior rapidez, melhorando a qualidade de atendimento da empresa e satisfazendo seus clientes.

3.4 – Etapa 1 (Passo 4 - Relatório 1 – Conceitos iniciais)

Os processos de uma empresa são fundamentais para o bom andamento dos negócios e manutenção da empresa no mercado competitivo. Para tanto, a empresa descrita no desafio tem processos primários como de consulta de produtos feitos de forma manual, o que torna quase inviável um bom atendimento num dia de movimento intenso, por exemplo. Outro fator de dificuldade desta empresa é o acúmulo de tarefas do seu gerente. Sendo assim, o gerente, provavelmente, não desempenhará com êxito suas funções. Sugestão desenvolvidas para uma melhora substancial nos processos desta empresa, podem ser observados abaixo, de acordo com o passo 3 da etapa 1 desta atividade:

Os produtos devem ser cadastrados na forma de um banco de dados, para desta forma, tornar ágil o atendimento, as buscas por produtos em estoque. Para facilitar o atendimento no balcão pelos funcionários, poderiam ser dispostos terminais com sistemas que possam realizar a procura do(s) produto(s) e após o cliente confirmar o pedido deste(s), enviar a informação para o terminal localizado no caixa para pagamento, já com o(s) valor(es) final(is) a ser(em) pago(s). E então, o cliente chegaria para efetuar o pagamento, denotando desta forma rapidez no atendimento. Portanto, observa-se o que se espera do trabalho proposto, descentralizar e desburocratizar os processos da empresa. Sendo assim o gerente fica com a incumbência do gerenciamento de e observação para que os serviços ocorram sem transtornos.

Depois de processados os dados, pode-se observar uma maior rapidez no atendimento e maior satisfação do cliente. No caso de um Banco de Dados implantado, será facilmente perceptível uma melhora na qualidade de atendimento da empresa. Na empresa relacionada no desafio o gerente está “sobrecarregado” nas funções o que pode facilmente, ocorrer falhas nos processos por causa dessa centralização de tarefas. Com a criação de um banco de dados, terminais que transmitam as informações entre si, já se tornariam menos burocráticas e mais rápidas as vendas.

Devem ser tratadas de maneira urgente pela empresa. Repetitivamente, descreve-se a importância dos Sistemas de Informação para que os executivos possam tomas suas decisões. Neste caso, sistemas interligados que sejam capazes de produzir informações úteis e eficazes, são de extrema necessidade aos executivos. Os processos serão realizados com maior rapidez, melhorando a qualidade de atendimento da empresa e satisfazendo seus clientes.