Etapas do processo de digitalização de documentos

PROCESSO

Etapas do processo de digitalização de documentos

Preparação do Acervo:

Na fase de preparação do acervo, todo o acervo físico é selecionado, separado e os documentos realmente relevantes são separados. Documentos residuais, rascunhos ou documentos de importância não relevante, neste momento podem ser eliminados ( não vale a pena digitalizar o que não tem valor ). Quando temos imagens e sons eles também devem ser selecionados, no caso específico das imagens também devem ser separadas, imagens de alta resolução da baixa resolução e imagens em escala de cinza das imagens coloridas.

Digitalização dos Documentos:

Na fase de digitalização de documentos em sí, é feito o trabalho físico da digitalização, os documentos sendo passados pelos scanners e os arquivos resultantes sendo gerados ( JPG, DOC, PNG, TIFF, GIF, etc.. )

Controle de Qualidade:

Uma vez produzidos os arquivos, eles não são diretamente gravados nas mídias ou no servidor, antes desta etapa é necessário realizar o controle de qualidade. Muitas vezes, falhas humanas ou falhas de hardware durante o processo de digitalização podem gerar arquivos defeituosos. Toda vez que for detectado uma falha, o arquivo pode ser refeito .(rever)

Gravação dos Arquivos:

Quando o documento já estiver sido digitalizado e a qualidade já estiver sido atestada, chega a hora de gravar o arquivo. Uma vez gravado o arquivo então pode ser pesquisado e utilizado no contexto da empresa

Metodologia de Implantação da digitalização

O sistema TI DOC é implantado através das seguintes fases:

• Recepção: recebemos os documentos de manuseio constante previamente separados pela empresa que esta solicitando o serviço.

• Triagem: É a fase em que o material é separado e organizado de acordo com o tipo e conteúdo.

• Cadastramento: uma vez catalogados, os documentos são armazenados da forma mais conveniente.

• Guarda: os principais dados sobre os documentos são armazenados no banco de dados da T.I DOC.

• Atendimento: fase em que os usuários utilizam o serviço da T.I DOC para localizar os documentos.

Estrutura da empresa

A estrutura da TI DOC é semelhante à estrutura de uma gráfica, com galpão para desenvolver as atividades e colocar os equipamentos para o processo de digitalização, balcões de atendimento com mesas e cadeiras, computadores e telefones e caixa para pagamentos.

Qualidade em serviços

Na TI DOC temos técnicos competentes para fazer a digitalização com uma boa resolução. Como a quantidade de documentos é muito extensa armazenamos os dados e cds, pen drives , para que os clientes tenham um fácil acesso ao seu documento.

Temos suporte suficiente como softwares para executar os serviços