A importância da Definição do Escopo na Prestação de Serviço-Estudo de Caso: Empresa de Gestão de Documentos

Instituto de Educação Tecnológica

Pós-graduação

Gestão de Projeto - Turma nº189

31/10/2021

Título:

A importância da Definição do Escopo na Prestação de Serviço-Estudo de Caso: Empresa de Gestão de Documentos

Danielle de Oliveira

Administradora de empresa

[e-mail]

RESUMO

O estudo teve por objeto discorrer sobre a importância da gestão da comunicação em projeto de Sistema Integrado de Informações - SII, demonstrando como os patrocinadores podem atenuar acontecimentos de repercussão negativa no desempenho de implantação do SII, cujo  principal  objetivo  é  integrar  os  dados,  processos e apurar as inconsistências  de setores da organização. Manifesta episódios de  fatores  críticos  na  implementação  do SIP, face comunicação de baixa qualidade, onde determina a adoção de mudanças estruturais e organizacionais.  Realiza um paralelo especificando os principais benefícios e danos provenientes da gestão da comunicação. Discorre sobre a forma de comunicação dentro da organização, entre as equipes do projeto e os stakeholders e as definições de  abordagens  de  comunicação  mais  adequadas  para  cada  ator  envolvido  no processo  de  implantação  do  SII. O  estudo  passou  por  três  tipos  de avaliações:  uma  primeira  avaliação  relacionada  à  modelagem  do SII e  contou  com especialistas  em  processos e patrocinadores;  a  segunda  avaliação  refere-se  à  usabilidade  da ferramenta,  aplicada  aos  líderes  de Departamento Pessoal de cada unidade organização; a terceira avaliação realizada através pelo usuário final, partícipes pelo imput da informação no sistema.  Ambas  apresentaram  resultados  positivos,  contendo  várias  sugestões de  melhorias,  dentre uma das  principais abordagens,  estruturar  a  comunicação  no  processo  de  implementação  do SII.

Palavras-chave: Palavra um. Palavra dois. Palavra três. Palavra quatro. Palavra cinco.

(No máximo cinco palavras-chave, separadas entre si por ponto. A inicial de cada palavra-chave deve ser em letra maiúscula).

1. INTRODUÇÃO

Entre os setores da economia do Brasil o que tem maior representatividade é o setor terciário, caracterizado por oferecer atividades na prestação de serviços e do comércio.

Historicamente o crescimento na Prestação de Serviço tem se destacado tornando-o protagonista, isto porque, o ramo de Prestação de Serviço é formado por segmentos bastante heterogêneo o qual contribui para inovação, geração de novos empregos e consequentemente na economia brasileira.

No que tange na prestação de serviço independentemente do segmento existe um gap para ser solucionado. Diferente da aquisição de um produto na decisão da compra, o comprador já tem características técnicas definidas, e a sua tangibilidade, possibilita palpar, experimentar, obter uma pré conclusão se a experiência será boa ou ruim antes da aquisição. Na prestação de serviços existe a intangibilidade podendo proporcionar o não atendimento a expectativa do cliente.

Atender a expectativa do cliente se torna subjetiva quando o escopo da prestação de serviços não está claramente definido. A definição irá delimitar a prestação de serviço, definindo as atividades a serem realizadas, neste sentido, através das etapas que fazem parte do gerenciamento do escopo tais como, planejar, gerenciar, coletar requisito, criação da estrutura analítica do projeto, validação e controle do escopo, garanti que o serviço que será prestado se torne tangível de forma que o cliente possa compreender o que compõem a prestação alinhando com a sua expectativa.

Este artigo tem como objetivo demonstrar importância da definição do escopo como ferramenta que irá definir, organizar as etapas da elaboração dos tipos de serviços prestados por uma empresa de Gestão de documentos e Informação

As empresas de Gestão de Documento e Informações trabalham com um dos principais ativos de uma organização: a Informação. Muita delas veem o punhado de documentos arquivados como arquivo morto, não demonstrando conhecimento básico sobre o tratamento dos mesmos, existe uma ciência que define como tratar arquivo através da Arquivologia e/ou Biblioteconomia.

Entende-se que não necessariamente as organizações precisam conhecer sobre técnicas de Arquivologia, por este motivo surgiram as empresas para gerir os documentos e informações, trazendo técnicas e tecnologia para assegurar a disponibilidade e rastreabilidade das informações dos seus clientes.

Contudo a importância de entender que cada serviço prestado é um projeto, pois todos visam um esforço temporário para atingir o resultado: A Gestão de Documento.

E uns dos desafios das empresas de gestão de documentos é alinhar a problemática levantada no diagnostico do acervo documental com a expectativa do cliente. Onde nem sempre estão alinhadas. Exemplificando: O acervo deve passar por uma organização de algum setor e o cliente por motivos de custo não quer organizar e digitalizar aquele documento, por isto que definição clara do escopo é necessária para evitar o insucesso no projeto, visto que, nele consta o conjunto de todos os requisitos necessários para a entrega completa de um projeto.

1. REVISÃO BIBLIOGRÁFICA

Este artigo tem como objetivo demonstrar na prática importância de um escopo bem definido para o sucesso no gerenciamento de projetos em uma empresa de Gestão de documentos.

O desenvolvimento do artigo iniciará falando sobre a importância da prestação de serviço na economia brasileira no Brasil, conforme relatório do Boletim de Mapas de empresa no Brasil a estatística de empresa abertas no primeiro quadrimestre de 2021

predominância das atividades do setor terciário da economia, relativas ao comércio e prestação de serviços, que representam 81,4% das empresas em funcionamento no país. Por isto a importância de utilizar ferramentas técnicas voltadas para empresas