Coordenação de Administração e Logística é composta

1. Apresentação

Em atendimento ao Estatuto da Fundação, apresentamos a seguir o relatório de atividades da Gerência Nacional de Administração e Finanças - GNAF do período de janeiro a março de 2015, com o objetivo de fornecer os resultados obtidos sob os aspectos institucionais, propiciando uma visão global da unidade, bem como, apresentar as metas para os próximos meses 2015.

1. Perfil da Unidade

A Gerência Nacional de Administração e Finanças é composta por 05 (cinco) Coordenações Nacionais: Coordenação de Administração e Logística, Coordenação de Programas Sociais, Coordenação de Gestão de Pessoas, Coordenação de Cadastro e Coordenação de Finanças.

2.1.        Coordenação de Administração e Logística

A Coordenação de Administração e Logística é composta por 03 Setores, são eles o Setor de Administração, Protocolo e Documentação - SAPD, Setor de Almoxarifado e Manutenção - SAM, e o Setor de Gestão de Compras e Contratos - SGCC, as competências dos setores são distribuídas conforme descrito abaixo:

2.1.1.        Setor de Gestão de Compras e Contratos / SGCC

O Setor de Gestão de Compras e Contratos é responsável pelos processos de compras, contratações de serviços, análise e apoio na elaboração, execução e administração de contratos em âmbito nacional, implantação e conferência de pagamentos e cadastro de fornecedores/clientes/colaboradores, visando atender de maneira pontual e transparente os interesses da Fundação Assefaz, com as seguintes atribuições específicas:

• Avaliar a objetividade e pertinência dos critérios de seleção sugeridos pelas áreas requisitantes;
• Elaborar os instrumentos convocatórios;
• Fazer ou checar os levantamentos de preços praticados no mercado, sob os aspectos formais e de compatibilidade com o objeto e as condições estabelecidas no instrumento convocatório.
• Submeter o processo à avaliação jurídica da Assefaz, caso necessário;
• Submeter o processo a análise e parecer da área competente para avaliar os aspectos técnicos das propostas, de modo a assegurar aderência às necessidades da instituição;
• Conduzir o processo de Seleção em suas diversas fases, desde a abertura até o encerramento, zelando pelo cumprimento das disposições da Norma Executiva nº 001/15.
• Submeter o processo à homologação e autorização da GNAF e Superintendente Executivo;
• Expedir as ordens de compra, contrato ou similares aos prestadores/fornecedores vencedores.
• Realizar o mapeamento, cadastro no sistema Protheus e controle dos contratos celebrados no âmbito da Fundação Assefaz;
• Analisar os contratos administrativos;
• Preparação de contratos, termos aditivos, notificações, e demais documentos afins;
• Controlar a vigência dos contratos e seus termos aditivos, mantendo os gestores informados;
• Criar e manter atualizado o cronograma físico-financeiro dos contratos com os termos aditivos no Sistema Protheus;
• Realizar medições de notas fiscais referentes aos contratos;
• Orientar os gestores competentes na execução dos contratos a fim de garantir o fiel cumprimento das cláusulas contratuais;
• Arquivamento dos contratos, seus aditivos e demais documentos relativos aos contratos;
• Análise dos pedidos de reajuste, repactuação e reequilíbrio econômico-financeiro, verificando os pressupostos e documentos necessários;
• Recebimento, conferência, implantação e classificação de pagamentos no Protheus.
• Emissão de pareceres diversos a fim de auxiliar a tomada de decisões.

As atividades correlatadas ao Setor de Gestão de Compras e Contratos (SGCC) geraram no período de janeiro a março um montante de operações, conforme quantificado abaixo:

Quantitativos gerais - Gestão de Compras

Mês	Análise de Compras GEs e SEN	Cadastro de fornecedor
Jan/15	18	102
Fev/15	15	101
Mar/15	52	172
Abr/15	57	75
Mai/15	81	43
Jun/15	87	122
Jul/15	95	144

Fonte: Dados extraídos do das planilhas de controle alimentadas pelos colaboradores responsáveis.

Contratos confeccionados, revisados, cancelados e vigentes

Mês  Contratos celebrados/renovados  Qtd. Contratos vigentes jan/15 2 803 fev/15 7 838 mar/15 32 830 Abr/15 22 741 Mai/15 24 756 Jun/15 28 772 Jul/15 26 801

Fonte: Dados extraidos do Sistema Protheus, aliado informações transmitidas pelos colaboradores responsáveis.

Apresentamos abaixo, relação das gerências que possuem contratos de locação e os respectivos valores recepcionados pela Fundação com a locação dos imóveis. Importa destacar que, além da entrada de numerário, com a locação dos bens, a Fundação deixa de arcar com despesas ordinárias dos imóveis, obtendo assim, resultados economicamente positivos.

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