Estudo de Caso: OSM – Organização, Sistemas e Métodos

Estudo de Caso: OSM – Organização, Sistemas e Métodos

Empresa analisada: FASR

A FASR é uma empresa que atua no ramo de consultoria em sistemas e equipamentos a empresas públicas e privadas, desenvolvendo programas (softwares), implantando, acompanhando e orientando sobre o uso dos mesmos. Atua também no fornecimento de equipamentos (hardwares) e materiais, bem como manutenção, reparos e fornecimento de peças para empresas e também para clientes pessoas físicas.

Atualmente possui uma boa carteira de empresas-clientes e também de clientes pessoas físicas, no entanto, os números verificados em seus balancetes, revelam um acumulo de saldos negativos, nos últimos semestres, por conta de despesas não previstas, originadas de multas pelo não cumprimento de editais de licitações, serviços não cumpridos dentro do prazo e outras indenizações.

Fica claro também a falta de integração e colaboração entre as unidades e entre os colaboradores da empresa e inclusive a perda de profissionais para outras empresas concorrentes.

Diante deste quadro, nada favorável, por solicitação da diretoria da FASR, apresentamos abaixo algumas explanações e um estudo com algumas alternativas para reverter este “quadro atual desfavorável”.

a) o papel dos analistas:

O papel dos analistas de uma empresa que atual no ramo de Consultoria de T.I. é de fundamental importância. A análise de sistemas é uma atividade que tem como finalidade a realização de estudos e processos a fim de encontrar o melhor caminho racional para que a informação possa ser processada. Os analistas estudam os diversos sistemas entre hardwares (equipamentos), softwares (programas) e o usuário final.

Os analistas são os responsáveis pelo levantamento de informações sobre uma empresa a fim de utilizá-las no desenvolvimento de um sistema para a mesma ou para o levantamento de uma necessidade específica do cliente para desenvolver programas com base nas informações colhidas.

Na verdade os analistas de sistemas devem servir como “tradutores” entre as necessidades do usuário e o programa a ser desenvolvido pelos mesmos e/ou outros programadores, onde irão implantar, fazer o acompanhamento do sistema e orientar os usuários.

Se os analistas não conseguem entender a real necessidade do cliente, todo o restante do serviço estará fadado ao fracasso. Se os analistas não tiverem a competência de entenderem perfeitamente “o que fazer” e “como fazer”, eles não conseguirão estabelecer prazos viáveis e justos para os programadores e novamente o fracasso é certo, pois isso causará desgastes junto aos clientes, multa pelo não cumprimento dos prazos e finalmente prejuízo financeiro para a FASR.

Tamanha importância parece não ter sido enxergada pela FASR que não tem trabalhado quaisquer assuntos com seus agentes, dentro de comportamento, atendimento, desenvolvimento, ou mesmo a forma como vinham organizando suas atividades. Vemos aí claramente a falta de “Organização, Sistemas e Métodos” de trabalho que sejam eficientes e voltados para a satisfação dos clientes. Como consequência, podemos observar uma má elaboração de diagnóstico nas empresas-clientes; desenvolvimento de sistemas que não atendem ao solicitado; dentre outros problemas que acabam por não satisfazer os interesses e necessidades dos clientes e por fim se reflete na parte financeira da FASR. Como ninguém gosta de trabalhar em uma empresa desorganizada e acumulando maus resultados, percebemos uma insatisfação dos agentes com suas atividades e uma falta de comprometimento com a empresa como um todo.

Fica claro a necessidade de uma melhor preparação dos agentes da FASR para a execução de suas atividades principais, o que pode ser conseguido primeiramente através de treinamentos e depois através de processos motivacionais a serem implantados.

b) destacar aspectos relacionados à análise organizacional:

Na análise organizacional feita procuramos primeiramente analisar o contexto histórico organizacional da FASR e chegamos a seguinte conclusão:

A empresa passou, ao longo do tempo, por diversas mudanças de comando e liderança, haja vista que tiveram vários e diferentes sócios-proprietários, e agora está nas mãos de dois dos sócios fundadores.

Atualmente, com um maior número de concorrentes a empresa está sofrendo uma “crise” de objetivos e interesses, e até mesmo a parte financeira tem acumulado saldos negativos, conforme mostram seus últimos balancetes.

Fica claro que a empresa tem uma dificuldade no que diz respeito ao “comando”. Os próprios sócios-proprietários tem se revezado em suas funções, o que não é algo convencional. Os funcionários, sem dúvida, já sentiram esta dificuldade de “comando” e de fixar uma linha com valores, visão e missão claramente definidos.

Quando a empresa foi criada, em 1988, o número de concorrentes nesta área de “informática” era pouco expressivo. Hoje (2005), o número de concorrentes aumentou demais, porém a FASR parece conduzir suas atividades sem se preocupar com “os diferenciais” apresentados por seus concorrentes e por isso a reclamação por parte de clientes e mesmo a perda de funcionários tem acontecido com mais frequência.

Hoje as empresas precisam ser capazes de se adaptarem às transformações do meio em que vivem. Ir levando seus negócios ‘como sempre’ levou é uma atitude fadada ao fracasso.

Os sócios-proprietários, que poderiam utilizar seus conhecimentos no negócio fim da empresa, que é o ramo de “tecnologia da informação”, ficam se revezando, ora realizando serviços externos de contato com clientes, ora cuidando de assuntos administrativos, tais como gerência de pessoal, financeira, compras, contratos e outras.

Percebemos também que os problemas relatados pelos clientes e percebidos pela FASR, não tem sido tratados como deveriam, ou seja, a empresa não se preocupa em conhecer e corrigir suas falhas, para que as mesmas não mais aconteçam.

c) descrever a importância do (re)-desenho de processos de negócios e que aspectos poderiam ser conduzidos neste caso:

O redesenho de processos de negócio é uma importante iniciativa de mudança que busca melhorias de grande magnitude na produtividade e qualidade. Através deste redesenho, as empresas repensam os processos existentes para entregar maior valor para o cliente. Portanto, o redesenho de processos tem como objetivo principal, melhorar os processos de negócio de ponta a ponta dentro da organização,