Fluxograma Diagnostico para a Estrutura do Setor Administrativo

Diagnostico para a estrutura do setor administrativo

Pedro como profissional deverá primeiramente estruturar o básico do arquivo. Para isso o setor precisará dos profissionais responsáveis para a operação do arquivo, são eles arquivistas documentalistas, profissionais administrativos, técnicos (para a higienização dos documentos), estagiários da área de informação, profissional de informática, e profissional para os serviços gerais e manutenção do ambiente.

Em seguida Pedro poderá seguir o próximo passo determinando a metodologia de arquivamento, bem como a metodologia de gestão eletrônica de documentos. Atender as recomendações da Nobrade e da ISO, bem como consultar as ações do e-Arq. Gerenciar o capital intelectual da instituição visando á geração tutoriais para os futuros funcionários e a padronização das ações. Desenvolver grupos que pensem no futuro do arquivo alterados as novas tecnologias de informações.

Ao final ele poderá estruturar o arquivo visando a segurança e o ambiente adequado, vistoriar uma localização acessível, uma iluminação ampla, ambiente arejado, higienização e disposição do ambiente.

Caixa Box

Arquivo morto[pic 1]

Armazena documentos que não estão sendo utilizados no momento, mas que precisam ser guardados. Incluem documentos fiscais, contábeis, de processos, de produtos, da área de gestão de pessoas, e etc. A identificação pode ser escrita na parte exterior da caixa visando o titulo do documento e a data que foi arquivado.

Pasta AZ

[pic 2]

São de extrema importância para arquivar e proteger documentos. As pastas AZ estão relacionadas à arte de encadernar, excelentes para a proteção de papeis novos ou antigos. Ótima para arquivo morto e constante consulta. Muito usado em escritório e cartório, geralmente guardam processos com mais de 500 paginas. Permite também encaixar envelopes plásticos e transformar num catalogo. Possui etiquetas nas lombadas que facilitam a identificação por nome, data e local.

Pasta suspensa

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É utilizado para guardar documentos em arquivos e armários. Também pode ser usado para colocar documentos em arquivos suspensos sobre a mesa. Para identificar a etiqueta na pasta basta colocar titulo do que esta dentro da caixa, Exemplo: conta de luz, contas de água, telefone, notas fiscais.

Pasta sanfona

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Pasta com divisórias fixas que permitem organizar diferentes documentos em um mesmo lugar. São indicados para guardar faturas e documentos avulsos sejam eles em formato A4, oficio ou ainda menores. Colocando as etiquetas para identificar as contas. Exemplo: agua, luz, telefone.

Pasta catálogo oficio

[pic 5]

Funciona como uma espécie de caderno onde as folhas são colocadas frente e verso em cada pagina plástica. Serve para guardar fotos, certificados, documentos formais que vão ser usados para reuniões. A uma etiqueta para a identificação do conteúdo.

Pasta com aba elástica

[pic 6]

Podem ser usados tanto para o armazenamento quanto para o transporte de documentos, elas podem receber folhas os tamanhos A4 e oficio até mesmo documentos menores.

Pasta L

[pic 7]

Serve para transportar, guardar e proteger papéis que transitam de mão em mão; de um lado para o outro. Praticidade no manuseio do papel dificultando a possibilidade de rasga-lo.