Fundamentos de sistemas de informação

PROPOSTA DE MELHORIA DO PROCESSO DE SOLICITAÇÃO DE “NADA CONSTA” DA UNIFEI -  ANÁLISE DO PROCESSO PELO VIÉS DO SISTEMA DE INFORMAÇÃO

Jussara G. da Silva – Mestranda – MPA

Introdução

Um dos processos que apresentam um “gargalo” na DPI – Diretoria de Pesquisa e Inovação, é a verificação e confirmação de regularidade dos alunos, o chamado “nada consta”. A verificação de regularidade é solicitada pelos alunos que pretendem entrar com algum procedimento que inclui a desvinculação da Universidade, como: colação de grau e trancamento de matrícula, cancelamento de matrícula). O processo é iniciado na Diretoria de Registro acadêmico e é compartilhado com outros departamentos, como a BIM (biblioteca) e DAE (Diretoria de assistência estudantil. O processo é constituído de procedimentos manuais e quase nenhuma função é realizada de forma eletrônica e, para os clientes  (alunos) não há praticidade nem celeridade. Do lado dos departamentos envolvidos, o processo leva à filas, espera e, consequentemente, interrupções e demora no atendimento. Já para o DRA, departamento que gera o processo, o processo manual leva à dificuldade de coletar dados e dificuldades em obter  e fornecer informações.

Desenvolvimento

        De acordo com REZENDE A.D., (2005, p.21)  “(...)Sistemas de informação são todos os sistemas que produzem ou geram informações, que são dados trabalhados (ou com valor atribuído ou agregado à eles) para execução de ações e para auxiliar processos de tomada de decisões”.

        Dado o conceito, é correto afirmar que o processo gerado para verificação de regularidade dos alunos que pretendem se formar ou desvincular da Universidade não produz informações necessárias ou não as produz em tempo hábil, dificultando ações e decisões pelo gestor.

        O aluno que pretende se formar ou trancar a matrícula, deve solicitar junto ao DRA – Diretoria um formulário onde devem constar as assinaturas dos servidores de três departamentos (DPI, BIM e DAE), constatando que não há pendências junto à Universidade. Atualmente, o processo é praticamente todo realizado de forma manual, já que o único recurso tecnológico utilizado no processo é o acesso ao formulário em formato pdf, disponível em um link, na página do DRA. Para cada tipo de requerimento do solicitante (colação de grau, trancamento ou cancelamento de matrícula), é utilizado o mesmo formulário, diferenciando-se apenas o prazo de entrega do formulário no DRA e pagamento ou não de boleto de taxa. O aluno após retirar o formulário através do link (ou pessoalmente no DRA) deve preencher os dados manualmente e, ele próprio deve comparecer pessoalmente aos departamentos para solicitar a verificação e colher a assinatura de confirmação junto aos servidores responsáveis.

        Não raramente, o aluno enfrenta alguns óbices: o servidor responsável pode não estar presente para verificar e assinar o documento; os departamentos têm horários de atendimento ao público distintos um do outro, obrigando o aluno retornar ao mesmo local em dias diferentes ou aguardar longo tempo de espera; no caso específico da DPI, que contém apenas um servidor responsável por todas as funções do departamento, o processo leva a filas e interrupções e, dependendo do período do ano (por exemplo em período de férias deste servidor ou licenças médicas) o processo se torna impraticável.

        Como forma de representar o processo atual, foi elaborado o fluxograma do processo atual na figura 01.[pic 1]

Figura 01: fluxograma do processo atual de solicitação de “nada consta”.

Fonte: elaborado pela autora

Para que esse processo possa evoluir, seria necessário introduzir alguns recursos tecnológicos em algumas funções, utilizando ferramentas do sistema de informação para implementar melhorias.

Não foi necessário elaborar o DFD  - Diagrama de fluxo de processo, neste caso, pois, não há, praticamente, fluxo de dados.

Inicialmente, o processo de coleta dos dados, ou seja, das solicitações e cadastro dos solicitantes, poderia ser realizado através de ferramentas simples como aplicativos gratuitos que geram formulários editáveis e que geram link de compartilhamento com outros usuários, como o Google docs ® ou Lime Survey ®. Esses softwares gerenciam questionários e  possibilitam a exportação das respostas em vários formatos, como texto ou planilha. O criador do questionário possui a prerrogativa de editar as perguntas e inserir data limite para acesso dos usuários inserirem as respostas.

Deste modo, não seria mais necessário que o cliente imprima o formulário impresso. A função: “Preencher formulário de solicitação”, pode ser realizada em qualquer lugar pelo usuário através do acesso do link eletrônico, sem necessidade de se dirigir fisicamente ao DRA.

O gestor do formulário eletrônico no DRA, pode impor data limite de acesso aos usuários e, após a data, pode exportar os dados dos solicitantes, organizar em planilha e enviar através do SIG, através de memorando eletrônico, simultaneamente aos departamentos: DPI, BIM e DAE para que seja verificado, ao mesmo tempo, a regularidade da listagem enviada. Caso seja verificado a pendência de algum solicitante, cada departamento pode enviar, por e-mail, diretamente ao aluno, o aviso de pendência e também as instruções de regularização.