Processos documentais

Por

Fernando Goby

Abordagem da melhoria de processos

Metodologia com a finalidade e possibilidade a organização e os colaboradores envolvidos em tal atividade, onde passaram a serem revistas não apenas em termos de função mas também em outras áreas  e até mesmo produtos. A metodologia em questão tem como sua base de instrução a identificação, o momento de priorização, descrição do processo, seu diagnóstico e uma avaliação completa de todo o processo, tendo implementações  de ações diretamente ligada a aperfeiçoar-los. Podemos dizer diretamente de forma mais sucinta que seu objetivo é de acompanhar, monitor, avaliar e aperfeiçoar de forma contínua os processos, desta forma terá sido feito um acompanhamento em todos os pontos do processo, tendo melhores resultados.

Normalização de processos

Tida com grande importância para os administradores o seu conhecimento, atividade necessária para se alcançar níveis altos de qualidade em diversas áreas. A normalização por si é a forma de organizar qualquer atividade com o uso de regras e norma, sua elaboração, divulgação visando sempre a contribuição completa para o progresso.  Em sua prática, a normalização tem estado presente na vida empresarial, desde a fabricação de produtos, na transferência de tecnologia, na melhoria da qualidade de vida, segurança e demais pontos.
A normalização tem como seus principais objetivos a Economia, uma foi de proporcionar a redução da crescente variedade de procedimentos. A comunicação, em seus meios a troca de informação entre cliente e fabricante, desta forma melhorando sua confiabilidade, tanto em comerciais e serviços. Na Segurança, com foco na saúde e segurança da vida humana. Na proteção do consumidor, uma vez necessária para prover a sociedade um meio eficaz para avaliar a qualidade de produtos e serviços. Na eliminação de barreiras técnica e comerciais, evitando regras, regulamentos conflitantes em diferentes locais, países, facilitando o comércio internacional.

Documentação e Registro de processos

Tem em sua essência através de requisitos de documentação, com o objetivo de estabelecer de forma concreta os critérios, que garantam com segurança a integridade bem como também a padronização das informações utilizadas na empresa. Dentre eles podemos apontas alguns documentos como exemplo nos processos  empresariais, tais como política de qualidade, objetivos e metas, manual do sistema de gestão, procedimentos, formulários, registros,  regulamentos e outros. Dentro deste processo de documentação e registro as normas internas que tendem a estabelecer os controles, no nível de especialidade que for necessário e definem o momento e quem o executará.  Um procedimento que deve ser estabelecido são os controle necessários para o sucesso, analisar criticamente -> aprovar -> identificar a revisão -> controlar as alterações -> assegurar que a versão atual está disponível -> controlar os documentos externos -> controlar documentos obsoletos -> controlar a distribuição e acesso aos documentos, um processo sempre contínuo.
O controle documental é fundamenta para manter a integridade de todo o sistema de gestão. Atividade que deve ser repassada a pessoas capacitadas e com grande senso de organização.