Projeto de Implementação de Sistemas de Arquivo

POLÍCIA MILITAR DO DISTRITO FEDERAL

DEPARTAMENTO DE SAÚDE

ARQUIVO DSAP

PROJETO DE IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS ARQUIVÍSTICOS NO ÂMBITO DO DEPARAMENTO DE SAÚDE DA POLÍCIA MILISTAR DO DISTRITO FEDEAL

OBJETIVO

INTRODUÇÃO

        1 - NOÇÕES DE ARQUIVOLOGIA

         2 - LEGISLAÇÃO DE ARQUIVOS (CONAARQ)

        3 - PORTARIAS INTERNAS E SISTEMA DE ARQUIVOS DA PMDF

        4 - A IMPORTÂNCIA DA ADEQUAÇÃO ARQUIVÍSTICA

PLANO DE AÇÃO

1 - ORGANOGRAMA DSAP

2 -  VISITAS TÉCNICAS PARA LEVANTAMENTO DE DADOS

                PRODUÇÃO DOCUMENTAL

                MENSURAÇÃO

                ESPAÇO FÍSICO E MOBILIÁRIO

                MÃO DE OBRA DISPONÍVEL

         3 - DETERMINAÇÃO E ORIENTAÇÃO ARQUIVÍSTICA DOS GRUPOS DE TRABALHO PARA CADA DIRETORIA E SEUS DEPARTAMENTOS

TRATAMENTO ARQUIVÍSTICO: CLASSIFICAÇÃO E AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS, LISTAGEM DE ELIMINAÇÃO, GUIA DE TRANFERÊNCIA

4 - DEFINIÇÃO DE ESPAÇOS FÍSICOS E MOBILIÁRIOS ADEQUADOS

        SUGESTÃO:  CADA DIRETORIA TEM SEU ARQUIVO E SUA EQUIPE

       POSSIBILIDADE: UM ÚNICO ARQUIVO (TRABALHAR QUESTÕES DE TRATAMENTO DOCUMENTAL PARA ENVIO DE DOCUMENTOS AO UM ARQUIVO)

5 - DEFINIÇÃO DOS PROCEDIMENTOS PARA TRANSFERÊNCIA OU ELIMINAÇÃO DOS DOCUMENTOS AO ARQUIVO GERAL DSAP

6 – DEFINIÇÃO DE PROCEDIMENTOS PARA EMPRÉSTIMOS DE DOCUMENTOS PELOS ARQUIVOS DSAP

                

TRABALHO ATUAL (Relacionando as caixas de processos armazenados atualmente para a elaboração de uma listagem de eliminação dos documentos que já cumpriram sua função)

1- Existem caixas de várias unidades e números de caixas se repetem. Para tentar entender, precisamos saber, QUEM SÃO OS RESPONSÁVEIS PELOS ARQUIVOS DAS DIRETORIAS?

Para validar nossa listagem de eliminação, precisamos da Lista de Situação de Tomada de Contas TCDF (E-CONTAS) atualizada – QUEM PODE CONSEGUIR?

2 – OS PAGAMENTOS DOS PROCESSOS DE PAGAMENTO DOS PROCEDIMENTOS MÉDICOS E AQUISIÇÃO DE MATERIAIS MÉDICO HOSPITALARES SÃO FEITOS COM O FUNDO DE SAÚDE DA PMDF?

3 – NÃO HÁ ESPAÇO FÍSICO (virou almoxarifado), não há mobiliário adequado e suficiente (processo de compra dos armários em andamento, porém não tem onde colocar).

 SUGESTÃO: CONTRATAÇÃO DE GESTÃO E ESPAÇO PARA GUARDA DOS DOCUMENTOS DSAP (É possível? O que prevê a portaria interna/ Arquivo geral?)

4 - SOLICITAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA DE DOCUMENTOS AO ARQUIVO DSAP – IMPOSSÍVEL NESSE MOMENTO

5 – SOLITAÇÃO DE DOCUMENTOS JUNTO AO ARQUIVO – DEFINIR PROCEDIMENTO (Solicitação via SEI, Termo de responsabilidade SEI, Comprovante de devolução SEI – Manter uma cópia na pasta do Arquivo)

6 - CAIXAS COM FATURAS. (BENNER/AITE)

           A IMPOSSIBILIDADE DE ENCONTRAR QUALQUER DOCUMENTO DEVIDO AS CONDIÇÕES ATUAIS DAS CAIXAS (empilhadas de qualquer maneira, no chão, uma em cima da outra, o que impossibilita o manuseio, sem ordem, sem relação de documentos)