Tarefa: Análise das características de gestão de projetos a partir do caso de uma empresa

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Gestão de Projetos	Módulo:
Aluno: Rodrigo Marendino Ferrari	Turma:
Tarefa: Análise das características de gestão de projetos a partir do caso de uma empresa.
Características do projeto
O processo de globalização no mundo fez com que muitas empresas se adequassem as novas e diversas opções de competitividade, em busca de novos conceitos e implementação de modernas tecnologias para atender esse novo mercado. Kerzner (2006, p.15) define a gestão de projetos da seguinte forma “trata-se de um empreendimento com objetivo bem definido, que consome recursos e opera sob pressão de prazos, custos e qualidade”.         No estudo de caso em questão, a empresa CCC tem como plano para um maior aproveitamento do marketing digital e obtenção de vantagem competitiva no mercado, associar sua marca a eventos culturais para ganhar destaque. Para isso a empresa adquiriu a DT Produções com intenção de utilizá-la para executar esses eventos, e um deles se trata de um grande evento de música em Porto Alegre no fim do ano.         Analisando essa estratégia, podemos considerar que ela apresenta as principais características de um projeto, como podemos ver, ele tem temporariedade, os projetos não são permanentes, eles possuem datas previstas para iniciar e terminar com limite de duração, no caso analisado vemos isso, pois possui um prazo previsto para realização final, assim como ele possui início e meio para que o objetivo seja alcançado. Também pode ser caracterizado como singular, ou seja, produtos, serviços ou resultados que possuem características que fazem únicos, afinal, nenhum show é sempre igual, todo novo evento de show tem suas particularidades e especificidades, como público, bandas, local e divulgação, entre outros fatores. Outro atributo que faz com que o caso da CCC seja um projeto é a progressividade do evento, que significa desenvolver de forma gradativa, em etapas, assim, no projeto em específico podemos ver a fase de planejamento de coisas como o local, fornecedores, data dos eventos, a divulgação e os serviços a serem oferecidos. A montagem da estrutura do evento, os testes e todo o processo para o acontecimento do mesmo, tendo seu ponto máximo nos shows e apresentação das bandas, ainda existem, ainda possui outras partes como limpeza, desmontagem e etc., essas definições nos mostram algumas características importantes presentes nesse projeto.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
O ciclo de vida um projeto é uma serie de fases pelas quais o projeto passa desde seu início até a conclusão. Estabelecer um ciclo de vida é tarefa fundamental e que impacta o gerenciamento do projeto em vários aspectos, ele auxilia no acompanhamento, monitoramento e controle e é referência para as ações gerenciais e financeiras importantes, bem como entrega de resultados intermediários, montagens de equipes e emissão de documentos, buscando tirar o melhor proveito das fases existentes no desenvolvimento de todo o projeto. Segundo o PMI, as etapas do ciclo de vida de um projeto podem ser divididas em 5 fases, denominadas “grupos de processos de gerenciamento de projetos”, que abordam as seguintes categorias: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, sendo cada fase com um grupo de tarefas relacionadas de forma logica e sua conclusão se dá pela entrega de todos, que veremos abaixo para o projeto da empresa CCC.         Processo de iniciação – São aplicados para oficializar o início do projeto ou de uma nova etapa. No caso do evento da CCC, depois da formalização do início do projeto com a assinatura da TAP (termo de abertura de projeto), podem ter as seguintes entregas para essa primeira etapa que são, definir o escopo do projeto, contando o objetivo principal, que no caso é o acontecimento do evento para divulgação da empresa, para que o capital financeiro necessário seja liberado, definição de todos os prazos, indicação do gerente responsável pelo projeto a DT Produções e autorizando a busca por novos patrocinadores em especial do ramo fast food.         Processo de planejamento - O objetivo é detalhar tudo que foi identificado na etapa de iniciação. É necessário levantar os possíveis locais que sejam estratégicos e que comportem o evento e já exista uma estrutura para a sua realização, que ajudara a manter o orçamento, levantar as cotações dos possíveis patrocinadores e das bandas que vão participar do evento, cronograma das atividades para o projeto, sua duração e restrições, definir os custos e orçamento utilização na execução do processo com base em estimativas.         Processo de execução – É onde o gerente do projeto se encarrega de coordenar os recursos que estão disponíveis para executar o que foi planejado, delegando as tarefas para os integrantes da equipe, conforme suas funções. Onde será feito a efetivação da contratação dos fornecedores, fazer a escolha do local do evento, definir os locais do palco e os espaços para restaurantes e lanchonetes, efetuar as contratações das bandas envolvidas no evento, vendas de ingressos e programação e realização do evento.         Processo de monitoramento e controle – Neste processo o gerente supervisiona todas as mudanças ocorridas. Para reconhecer, se faz uma análise de comparação entre o que foi feito com as linhas de base de prazo, escopo e custos determinados no planejamento. Durante o processo devem ser realizadas reuniões para verificar o andamento do processo, sendo possível no caso do evento em questão verificar se os fornecedores foram eficazes na prestação de serviço, se o público presente foi o esperado, esse acompanhamento é importante que seja permanente para observar possíveis falhas de execução em atividades que possam comprometer o projeto, reconhecendo uma área afetada, avalia-se a necessidade e implantação de mudanças cabíveis.         Processo de encerramento – Consiste em formalizar o encerramento do projeto ou de alguma de suas fases e verificar e registrar possíveis erros, para se melhorar para próximos eventos que sejam realizados. A empresa responsável no caso a DT Produções deve registrar e fazer um levantamento de todos os pontos como falhas e soluções do projeto assegurando que todos os pontos projetados foram cumpridos e para verificar o que pode ser feito para projetos futuros.         Deste modo podemos verificar todos os processos de gerenciamento de projetos que auxiliam para conciliar os novos planos e colocá-los em pratica com mais segurança e clareza, além de aumentar o grau de eficácia da organização.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
A estrutura organizacional é o componente necessário para que uma empresa tenha foco nos objetivos, ela define como é exercida a gestão das atividades da organização e a comunicação entre seus setores, buscando atingir seus objetivos estratégicos. Segundo Djalma (2002, p. 84) “Organização da empresa é a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando ao alcance de objetivos e resultados estabelecidos”. A estrutura deve ser estabelecida de acordo com os objetivos e as estratégias, além de aspectos que devem ser levados em conta, como procedimentos que darão suporte as atividades, sendo as mais utilizadas as do tipo funcional e matricial e, também temos a estrutura projetizada.         No caso da empresa CCC como uma empresa familiar de vendas de roupa no atacado, o mais provável seria a matriz funcional que é um modelo mais solido e verticalizado, porem a estrutura definida será a matricial, devido ao fato da preocupação da CCC com o desenvolvimento de projetos, criando um projeto para patrocinar eventos, porem envolvendo ainda um pouco da matriz funcional com chefes de departamentos, satisfazendo tanto a coordenação quanto a especialização, obtendo maior rendimento possível, possibilitando um ambiente mais participativo e facilidade em controlar os resultados.         A empresa DT Produções, já que o seu output principal são projetos, e que é uma empresa de eventos, será definida com a estrutura projetizada, que tem seu lado funcional, porem o que evidencia a empresa é fazer projetos, assim as demandas do projetos serão rapidamente atendidas com uma visão holística, além de uma maior autonomia do gerente de projetos, facilitando mais a realização de futuros eventos para divulgação da empresa CCC.         Desta forma podemos ver que é necessário possuir uma estrutura bem definida em suas atividades, o sucesso de uma gestão de projetos é fundamental para que no futuro da organização possa atuar estrategicamente, portando quando aplicada adequadamente pode ser colocado como plano para que a empresa seja competitiva e obtenha resultados satisfatórios.
Referências bibliográficas
KERZNER, H. Gestão de projetos: as melhores práticas. Porto Alegre: Bookman, 2006. OLIVEIRA, DJALMA DE PINTO REBOUÇAS DE. Sistemas, organização e métodos: uma abordagem gerencial. 13. Ed. São Paulo: Atlas, 2002. VALLE, ANDRÉ Fundamentos do gerenciamento de projetos – 3. Ed. Rio de Janeiro: FGV, 2014 https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/ https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida

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