A ADMINISTRAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

A ADMINISTRAÇÃO E SUAS FUNÇÕES

Administrar é gerenciar pessoas, negócios e buscar com isso o alcance de alguma meta já definida. Por isso na empresa moderna, o papel do administrador não se baseia apenas em administrar um setor ou apenas um grupo de pessoas dentro dela, ele deve entender sobre como funciona as diversas áreas e processos da mesma, o negócio, para assim compreender a empresa em um todo. Apenas desta maneira poderá trabalhar eficientemente no que realmente é necessário: alcançar as metas. Para que haja um profissional de excelência, é preciso haver conhecimento sobre as obrigações mínimas de um bom administrador.

De acordo com o engenheiro Jules Henry Fayol (29/07/1841 a 19/11/1925), há elementos que se pode localizar no trabalho de qualquer administrador, independente de sua área de atuação e nível dentro de uma empresa. Ao conjunto desses elementos dá-se o nome de funções da administração, que fazem parte da Teoria clássica da Administração (1916), criada por fayol. Para ele a administração é formada por cinco funções, as quais são prever, organizar, comandar, coordenar e controlar. Essa teoria segue em atividade desde o século XX até os dias de hoje, mesmo depois de ter passado por algumas reformas que serão citadas abaixo. O estudo dessas funções é necessário para o conhecimento de como se deve portar um administrador de qualidade, e para que se possa aplicá-las no trabalho para melhores resultados.

A primeira função da teoria de Fayol é prever, e que em outra obra, chamada de Teoria Neoclássica da Administração (década de 1950), escrita por nomes como Peter Druker e Willian Newman, foi repensada e por isso tornou-se planejar. ”O planejamento é um processo que começa com os objetivos e define os planos para alcançá-los.” (1) Essa função tem como objetivo visualizar o futuro do negocio, o que se torna indispensável para alcançar o sucesso em qualquer objetivo. Desta forma poderão ser identificados seus os riscos, as vantagens, pontos fracos e fortes e logo traçado um plano de como vencer as barreiras e alcançar as metas chegando ao proposto. Planejar sobre uma previsão do que poderá acontecer no futuro não garantirá sucesso ao negócio, deve-se sempre estar preparado para imprevistos, porém sem visão e planejamento o mesmo terá mais chances de estar fadado ao fracasso.

Depois de planejar tudo é necessário organizar. Já que uma única pessoa não será o suficiente para realizar todas as tarefas do plano de uma empresa, então é necessário dividi-las com os demais administradores de acordo com suas áreas. A organização deverá estar em todos os aspectos e setores, independente do nível hierárquico dos funcionários. Ela tornará os processos mais ágeis e com mais qualidade para que os objetivos do negócio sejam alcançados rapidamente e de forma satisfatória.

A tarefa de conduzir o planejado na teoria de Fayol estava dividida em duas funções diferentes: comandar e coordenar. Mas assim como a função prever, depois de passar pela Teoria Neoclássica da Administração, foi modificada e a fusão das duas foi chamada de dirigir. “Definido o planejamento e estabelecida a organização, resta fazer as coisas andarem e acontecerem. Esse é o papel da direção: acionar e dinamizar a empresa.” (2) Nesta função é necessário liderança para gerir as pessoas e processos de forma que eles não se percam no caminho das metas preestabelecidas. Depois da organização e divisão das tarefas, todos devem saber como fazer e o que fazer, e é trabalho do diretor fazer com que todos cumpram com suas tarefas de acordo com o designado. Na função de dirigir também será necessária a tomada de decisões e a comunicação direta com os funcionários em geral que é plenamente necessária, assim como manter a união e harmonia