A Atividade Individual - Festa de Fim de Ano

Atividade individual

        

Matriz de análise
Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos	Módulo: 6
Aluno: Gustavo Andrade Fernandes	Turma: Gerenciamento de Projetos
Tarefa: Evento da CCC sob a ótica de Gerenciamento de Projetos
Características do projeto
Desde o início das civilizações, já nos deparamos com uma série de atividades, que se caracterizam como projetos, já que tinham como objetivo atender determinado fim e com um prazo finito. Seja a construção de uma pirâmide, conquista de um território, criação de um novo produto etc. Todas essas práticas até então, não tinham uma abordagem científica. Podemos dizer que essa abordagem, até então recente, classificam os projetos hoje em dia, como uma atividade única, dividida em suas respectivas fases, possibilitando um melhor controle, trazendo benefícios que até então não eram observados nos projetos de antigamento, principalmente ligados a custo e prazo. Com isso, ganham evidencia também os grupos de processos de projetos (Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e  Controle, Encerramento). Na literatura atual, podemos identificar algumas definições para projetos, como exemplo a do PMI que classifica projetos, como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo”. (PMI 2013a:3). Essas definições demonstram algumas caracterísitas que classificam um evento como projeto, por exemplo, a temporariedade, singularidade e progressividade. Analisando o evento da CCC, podemos classifica – lo como um projeto, dado a sua compatibilidade com as características citadas acima, senão vejamos: “Nesse cenário, a CCC, que sempre investiu em marketing para manter-se em evidência, criou, no ano passado, um programa de âmbito nacional a fim de patrocinar eventos culturais que fortaleçam a sua marca;” “o plano atual da CCC é promover um grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80, no final do ano” Com base no citado acima, pode – se afirmar que trata – se de um evento temporário, pois tem data para início e término, já que o show ocorrerá no final do ano. É um evento singular, pois conta com uma característica única, que tem por finalidade fortalecer a marca da CCC. Como base nas informações abaixo, também podemos dizer que é um evento que terá uma progressividade: “Além disso, adquiriu a DT Produções com o intuito de usá-la como incubadora e executora de eventos”. “Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial, as do ramo de fast food, para servir a praça de alimentação que existirá junto ao palco. O local escolhido para sediar o evento foi o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.” Nota – se que foram definidas algumas etapas e entregas do projeto, como a contratação da executora de eventos, convite para algumas empresas atenderem a área de alimentação, definição do local do evento, análise da tecnologia necessária etc.
Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase
Sob a ótica de Gerenciamento de Projetos, podemos classificar o evento da CCC em um projeto dividido nas seguintes fases: pré-evento, realização do evento e pós-evento. Ainda dentro desse contexto, podemos dividir o evento, considerando os cinco grupos de processos existentes para gerenciamento de projetos, a saber: Iniciação: Dentro deste grupo, foi considerada a criação da TAP (Termo de Abertuda do Projeto) que seria o primeiro passo para criação do projeto, sendo o documento de abertura do mesmo, autorizando formalmente seu início e delegando a autoridade do Gerente de Projetos. Neste momento também é identificado as partes interessadas que podem afetar o projeto, por exemplo, as empresas de fast food para atender a praça de alimentação, as bandas que irão tocar no evento, demais patrocinadores e empresas prestadoras de serviço etc. Planejamento: Dentro do grupo de processos de planejamento, é o momento onde se desenvolve o planejamento do projeto, elaborando escopo considerando as entregas, planejando as atividades no cronograma, estimando os recursos e duração das atividades (montagem de palco, duração de cada apresentação, maketing, divulgação do show etc). Além disso, é determinado o orçamento do projeto que irá cobrir, por exemplo, despesas com a locação para o local do evento, contratação de seguranças, prestação de serviço de limpeza etc. Também nesse grupo, identificam-se os riscos do projeto (segurança do local, saídas de emergência, primeiros socorros etc). Execução: Dentro do grupo de processos de execução, coloca – se em prática tudo que foi definido nos grupos anteriores, mobilizando a equipe para entrega de cada atividade, promovendo a garantia na qualidade de cada entrega (cumprimento de horários para montagem de estruturas, qualidade da estrutura, montagem da praça de alimentação, duração dos shows etc). Monitoramento e Controle: Neste grupo de processos, coloca – se em prática o monitoramento de tudo que foi acorcado como entrega anteriormente dentro do escopo e cronograma, avaliando a qualidade da entrega e o prazo. Um exemplo que podemos citar, seria a liberação por parte dos órgãos competentes para realização do evento (alvarás dos bombeiros por exemplo). Neste grupo de processos também é avaliado se os custos para a realização do projeto estão dentro do orçado. Pode – se tirar a partir desse momento também, informações que poderão fazer parte das lições aprendidas. Encerramento: Nos processos de encerramento, temos a finalização de todas as atividades descritas no cronograma. No caso da CCC, por que o evento atingiu o seu objetivo final. Neste momento é finalizado possíveis contratos com fornecedores e demais prestadores de serviço. Também é o momento de realizar as lições aprendidas, considerando os fatores de erros e acertos de forma a promover uma melhoria contínua.
Estrutura das empresas CCC e DT Produções
Considerando que a CCC é uma empresa de atacado do mercado de roupas fundada por uma família Italiana, tendo uma forte rede de lojas, sugere – se que a mesma possui uma estrutura funcional, já que não tem em sua estrutura uma matriz voltada para projetos, tendo como foco o comércio de roupas. Já a empresa DT Produções pode ser classificada como uma estrutura matricial, sendo adquirida pela CCC justamente para ser a incubadora e executora de eventos, know-how este que a empresa CCC não possue, uma vez que não tem uma estrutura matricial voltada para projetos.
Referências bibliográficas
Fundamentos do Gerenciamento de Projetos – 3ª Edição – FGV PMBOOK (PMI, 2013a)

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