A PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS

PLANEJAMENTO E GESTÃO DE PROJETOS

Rafael Oliveira Ely

Tutor Externo Anilton Valnei de Aquino Júnior

        

RESUMO

O presente trabalho tem por objetivo apresentar a criação de um projeto, desenvolvido com a função de eliminar discordâncias e conflitos nas diferentes formas de execução de procedimentos dentro da empresa, reunindo em um só sistema todas as informações e instruções pertinentes ao correto funcionamento das atividades. Para tanto, foram utilizadas técnicas e metodologias descritas e/ou inspiradas conforme Guia PMBOK, concluindo que se trata de boa prática no intuito de melhorar significantemente o acesso a informação da forma correta para se executar determinados procedimentos durante o atendimento ao público.

1. INTRODUÇÃO

Não importa onde você trabalha ou o que você faz, há uma enorme possibilidade de que em algum momento será necessário começar, planejar, executar, monitorar e finalizar um projeto. Sabendo que o ponto de partida de qualquer projeto bem elaborado é saber qual é o resultado desejado, este trabalho visa mostrar todos os passos de um projeto idealizado a partir da percepção das dificuldades de uma empresa X em padronizar tarefas executadas por dezenas de funcionários dentro de suas diversas filiais.

Em um mundo cada vez mais informatizado, onde a informação flui pelos mais diversos canais, sejam eles analógicos (boca a boca) ou digitais (e-mails, messengers, sites), a forma como essa informação chega ao seu destino (funcionários) pode sofrer distorções, o que dentro de uma empresa regulamentada por uma gigante multinacional e leis nos mais diversos âmbitos, pode causar danos irreparáveis a imagem da companhia.

Com base neste cenário, um estudo foi realizado, onde o mesmo detectou a necessidade de criar um canal dentro da empresa que pudesse padronizar todas as informações de forma clara, e que estivesse disponível de forma imediata em todas as suas filiais.

1. FUNDAMENTAÇÃO TEÓRICA

Segundo Portny (2020), projeto é uma tarefa temporária, executada para produzir um produto, serviço ou resultado único. Não importa o tamanho do projeto, ele sempre é formado por três componentes:

• Escopo específico: Resultados desejados
• Cronograma: Datas estabelecidas de quando o projeto se inicia e termina.
• Requisitos: Número de pessoas e fundos necessários para o projeto em questão.

Embora outras variáveis possam afetar o desempenho do projeto, os três supracitados são básicos para realizar qualquer tipo de projeto.

Neste caso específico, o projeto foi elaborado progressivamente para dar suporte aos trabalhadores, de forma que eles pudessem tirar suas dúvidas em tempo real sobre um trabalho que está em constante mudança.

Elaboração progressiva significa desenvolver por etapas e continuar por incrementos. O projeto será descrito de maneira geral no início do projeto e se tornará mais explícito e detalhado conforme a equipe do projeto desenvolve um entendimento mais completo dos objetivos e das entregas. Salienta-se que a elaboração progressiva não deve ser confundida com o aumento do escopo. (PMI, 2004).

3. MATERIAIS E MÉTODOS

De acordo com o guia PMBOK, após alguns casos de incoerências relativas à maneira como a mesma tarefa era executada dentro da empresa por diferentes funcionários, foi feito um estudo que comprovou que mais de uma tarefa tinha o mesmo problema, era realizada de forma diferente de acordo com a localidade e gestor dos funcionários.

Detalhando, a empresa em questão é uma franquia, possui diversas sedes e está regulamentada primeiramente pelas leis da agência reguladora do país e, em um segundo momento, pelas diretrizes do franqueador. Este franqueador, trata-se de uma multinacional com os mais diversos produtos e serviços. Para realizar a venda destes produtos e serviços, existem diversos processos, regras e regulamentos  que devem ser seguidos de forma uniforme em todas as sedes da franqueada, porém, cada sede tem seu próprio gestor, com tempo de experiência e conhecimentos diferentes (já que neste ramo normalmente os trabalhadores trocam de empresa dentro da mesma franquia ou, ainda, trabalham nas franquias concorrentes), o que gera confusão em relação aos procedimentos corretos, vigentes, mais fáceis e eficientes (uma vez que os sistemas do franqueador permitem chegar a um mesmo fim de diversas formas).

Aliado a tudo isso, o ramo de negócio em questão possui alta rotatividade de funcionários, ou seja, além dos gestores, os componentes do próprio time se mesclam em novatos e veteranos que foram treinados por um ou outro gestor, o que só aumenta o conflito de informações, métodos e estratégias de trabalho.

Dado o cenário, foi iniciado a primeira etapa do ciclo de vida do projeto, que foi a identificação da necessidade de colocar ao alcance de todos, de forma oficial, o posicionamento e orientação da direção da empresa para cada procedimento feito, de forma clara, independente do cargo e/ou tempo de empresa de seus colaboradores. Em seguida, foi necessário decidir qual meio seria o mais adequado para que essa informação chegasse a todos de forma rápida e dinâmica, visto que a competitividade de mercado do ramo em questão é muito agressiva, o que força o franqueador a mudar suas estratégias, produtos, serviços e ofertas com muita frequência.

Foi decidido, em um primeiro momento, que apenas funcionários a nível de direção/supervisão estariam envolvidos diretamente na elaboração do projeto, a fim de que os procedimentos inicialmente normatizados fossem claros e diretos, já que os trabalhadores nestes níveis também são os que tem mais tempo de empresa e experiência neste ramo de negócio. Em se tratando de um projeto que após finalizado irá influenciar o trabalho de todos em uma empresa cujos procedimentos estão constantemente mudando, o mais importante seria decidir o método que essas informações seriam propagadas, para que após definido, fosse fácil alterar de acordo com as mudanças indicadas pelos órgãos reguladores (governamentais e do franqueador).

Analisando as atividades principais da empresa, venda de produtos/serviços ao consumidor final, foi percebido que quase em sua totalidade, as atividades envolviam trabalho em sistemas de informática online, o qual os colaboradores se habituavam desde o primeiro dia de empresa, uma vez que esta é a ferramenta básica para a produção de resultados. Nada mais lógico que tais instruções fossem fornecidas de maneira online, algo como uma biblioteca de referência online, onde o colaborador pudesse ter acesso a todos procedimentos executados na empresa, para consulta durante o próprio atendimento ao cliente, a fim de que fossem feitos em conformidade com a legislação vigente e o regulamento do franqueador, ou seja, um novo sistema de apoio. Além do manual de procedimentos, seria importante incluir também documentos referentes as últimas alterações, novidades e demais comunicados importantes das partes envolvidas. Todo este conteúdo estaria disponível para consulta através de índices e busca por palavras chave, de maneira intuitiva e simples, com o intuito que todo funcionário tivesse acesso já no primeiro dia de trabalho.