A coordenação do processo administrativo

Introdução

O trabalho a seguir visa sistematizar o processo administrativo ( planejar, organizar, coordenar e controlar) por meio da elaboração de um relatório contendo um plano estratégico para a realização de um projeto de extensão universitária.

Com a conclusão do trabalho a expectativa é de que as premissas do processo administrativo, reforçadas pelas habilidades gerenciais (conceituais – humanas – técnicas), sirvam de base para a aprendizagem , enriquecendo e fortalecendo assim o estudo das demais disciplinas do curso de Administração. Espera-se ainda, favorecer o desenvolvimento de competências do profissional facilitando assim o processo para tomada de decisões, atuação como consultor, empreendedor, pensador crítico com visão global do papel do Administrador em relação aos impactos no ser humano, na organização e na sociedade.

ETAPA 1

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO

As constantes mudanças no mundo corporativo exigem uma visão estratégica para os gestores enfrentarem os desafios, a competência para desenvolver estratégias em gestões de sucesso é hoje elemento fundamental para as organizações.

Podemos definir o planejamento estratégico como um processo de planejamento formalizado e de longo alcance envolvendo um prazo maior que outros tipos de planejamento causando um sentido de coerência e força as decisões nas organizações, estabelecendo um quadro de referência para o planejamento mais detalhado e para as decisões administrativas do dia-a-dia.

O planejamento estratégico é uma atividade de nível institucional no sentido de que a direção tem que ter uma participação ativa nele, com acesso às informações necessárias para se levar em consideração todos os aspectos da organização sendo que este compromisso da direção é necessário a fim de se conseguir o compromisso dos níveis mais baixos.

Os primeiros passos de um Planejamento envolvem a seleção de objetivos de uma organização, logo a seguir devem-se estabelecer os objetivos para as subunidades da organização, estabelecido os objetivos, estabelecem-se programas para sua consecução de maneira sistemática. Na seleção dos objetivos e no estabelecimento dos programas, o administrador deve levar em conta a viabilidade e se eles poderão ser aceitos na organização.

O planejamento abrange três níveis:

nível estratégico- envolve toda a organização como um sistema único, compreende os altos executivos da organização, responsáveis pela definição dos objetivos e planos da empresa, e tomados de decisões quanto às questões de longo prazo da empresa,

nível tático - é elaborado em cada departamento no nível intermediário da organização, projetado para médio prazo correspondente a um exercício anual e é utilizado para alcançar os objetivos e atividades mais específicos. Neste nível é importante estabelecer um contato eficiente e eficaz entre o nível estratégico e o nível operacional.

nível operacional - é projetado para curto prazo, envolvendo cada tarefa ou atividade isoladamente, é o processo onde o foco é trabalhar junto aos funcionários não administrativos, implementando os planos específicos definidos no planejamento tático.

Podemos concluir que o planejamento estratégico é uma ferramenta valiosa de auxilio a alta administração permitindo nortear as ações gerenciais da empresa dentro de um plano estabelecido para atingir metas. É necessário que haja planos para que a organização tenha seus objetivos e para que se estabeleça a melhor maneira de alcançá-los, os planos permitem que a organização consiga aplicar os recursos necessários para a consecução de seus objetivos. O planejamento define o que, como, por quem, quando e onde as ações devem acontecer.

A gestão moderna deve incentivar os trabalhadores a terem iniciativas e proporem mudanças e ideias sobre projetos, a tendência é a atuação mais participativa, tornando os funcionários mais evolvidos no processo e mais motivados.

O planejamento estratégico esta relacionado com a adaptação da organização a um ambiente mutável e voltado para o futuro, deve ser um processo de consenso é uma forma de aprendizagem organizacional.

ETAPA 2

O planejamento é o processo derivado da função da administração de planejar, que significa “especificar os objetivos a serem atingidos e decidir antecipadamente as ações apropriadas que devem ser executadas para atingir estes objetivos“. O planejamento pode se conceituado ainda com uma técnica par absorver a incerteza sobre o futuro e permitir maior consistência no desempenho das organizações.

PLANO ESTRATÉGICO

Projeto de extensão universitária visando atender uma necessidade social da nossa comunidade: Coleta de sangue nas instalações da universidade para o Hemocentro local.

PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DO PROJETO

1- Contato com a direção do Hemocentro local, informando a intenção do projeto e solicitando profissionais para que juntamente com os acadêmicos de enfermagem da universidade façam a coleta do sangue, e o transporte até o Hemocentro;

2- Solicitação a direção do curso de enfermagem de acadêmicos interessados em participar da campanha e cadastro dos mesmos;

3- Confirmada a participação do Hemocentro e Curso de Enfermagem, providenciar em parceria com estes dois últimos, a estrutura física execução da ação;

4- Com a parte de recursos humanos, instalações físicas (estrutura) definidas, estipular a data para realização do evento.

5- Divulgação através de panfletos e meios virtuais da universidade;

6- Na data prevista para realização do evento dispor os alunos executores do projeto em posições estratégicas no espaço da universidade de maneira que possa dar suporte ao processo de coleta de sangue, cada um dentro de sua função previamente estabelecida.

ORGANIZAÇÃO DAS ATIVIDADES

Uma vez planejada, será necessária agora a estruturação e configuração da ação como um todo, ou seja, transformar o planejamento em ação, cuidar para que o planejado seja executado e transformado em resultados concretos. Sendo o grupo composto por cinco pessoas, vamos dividi-lo formalmente da seguinte maneira:

Gerente > Supervisor> Auxiliar Administrativo marketing> Auxiliar administrativo financeiro e comunicação social> Auxiliar administrativo execução de projetos