A importância da Tecnologia na Gestão

A importância da Tecnologia na Gestão.

Para que as empresas sejam bem sucedidas independente de seu setor de atuação é necessário que saiba utilizar a tecnologia a seu favor para atingir seus objetivos.

À medida em que a tecnologia se confunde com os produtos e serviços gerados por uma organização, permitindo inovação, melhoria na qualidade e novas abordagens de relacionamento com seu público-alvo (o cliente), administrá-la deve tornar-se o foco central de toda sua estratégia. Cada organização, pública ou privada, possui um público alvo para o qual atua produzindo bens ou serviços, comumente denominado por cliente. No caso de empresas, este público é o consumidor, enquanto que para a organização pública, o público-alvo, em sua instância final, é o cidadão. O recurso administrado em ambos os casos é a informação.

Transformação no cenário competitivo

O uso da TI pelo setor privado busca explorar ao máximo os benefícios dessa tecnologia para obter vantagem competitiva em relação aos concorrentes através da eficácia organizacional, internamente à organização, e da competitividade, no ambiente externo da organização.

A TI oferece a organização pública melhorias no ambiente interno da organização, pelo aumento da eficácia organizacional (agilização de processos, da estrutura, da comunicação e a eliminação da burocracia), o uso estratégico da TI e a administração dos recursos de informática pode melhorar o atendimento da população e os serviços prestados ao cidadão.

Quando uma organização pública ou privada não consegue desempenhar sua função, perde espaço para os concorrentes, no caso das empresas privadas e outras entidades públicas, privadas ou governamentais no caso das empresas públicas, fazendo com que as “perdedoras” percam mercado, podendo ir a falência no caso das privadas ou deterioração no caso das públicas. Se o Estado deixa de cumprir seu papel, surgem outras entidades que suprirão essas necessidades, porém de acordo com seus interesses. Portanto, a gestão da TI na administração pública deve vislumbrar não apenas o contexto interno da organização que visa obter a eficácia organizacional, mas principalmente o ambiente externo, que diferencia a qualidade dos serviços prestados ao cidadão, contribuindo para uma atuação eficaz do poder público na área de atuação de sua competência.

Imprevisibilidade do futuro

Os Administradores devem analisar o sistema organizacional que correspondem os recursos humanos, materiais, financeiros e tecnológicos que são responsáveis pela manutenção do funcionamento do sistema, no sentido de cumprir a missão, a visão e os valores da empresa. São eles que estabelecem os objetivos da organização e as preparam para as mudanças procurando adaptá-las a um ambiente cada vez mais dinâmico e imprevisível. Com o passar dos anos, muitas teorias administrativas e modelos de gestão foram idealizadas, transformando o dia-a-dia das empresas e das pessoas. Esse conjunto de atividades são orientadas para resultados, ligados por sistemas de informações e influenciados por um ambiente externo, com o qual o sistema organizacional interage permanentemente.

É de suma importância que as organizações estejam atentas as forças do macroambiente, compreendendo os padrões que afetam o poder de compra das pessoas e suas necessidades. Esse amplo sistema abrange aspectos demográficos, culturais, sociais, econômicos, tecnológicos, físicos e ecológicos.

Administração de Recursos

O TI é  hoje é um dos componentes mais importantes do ambiente empresarial, sendo essencial para os três níveis da empresa (estratégico, tático e operacional). ressalta que o uso da TI deve estar relacionado com as necessidades da empresa, de forma que contribua para seu desempenho e lucratividade.

Entre os benefícios do sistema estão a melhoria da produtividade nos processos de trabalho, melhoria nos serviços realizados e oferecidos, melhoria na estrutura organizacional da empresa, melhoria no fluxo de informação, melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos nos projetos e processos de trabalho, otimização na prestação dos serviços aos clientes, melhor interação entre os gestores e contribui também para o aumento do nível de motivação das pessoas envolvidas nos processos de trabalho. Os Sistemas de Informações como geradores de informação de caráter decisório, podem trazer outros benefícios para a empresa, especialmente na área financeira, pois reduzem os custos das operações e propiciam relatórios mais precisos e rápidos. A administração dos recursos – materiais, humanos e financeiros – pode ser realizada com mais rapidez e precisão com a utilização da TI. Outras áreas também são contempladas pelos benefícios do Sistema como a Logística Empresarial, Contabilidade Gerencial e Recursos Humanos.

SUCESSO E FRACASSO NA IMPLEMENTAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Por que algumas empresas obtêm sucesso e outras fracassam na implantação de seus sistemas de informação? A resposta a essa pergunta encontra-se desde várias áreas do conhecimento, como a reengenharia de processo, sistema de auditoria, sistema de informação (SI), entre outras. Neste sentido, alguns autores apontam fatores que exercem influência no sucesso ou fracasso na implantação de sistema de tecnologia da informação. Acima de tudo, um bom estudo de viabilidade realizado evidentemente antes do projeto de implantação, é uma das etapas iniciais dos projetos de sistema de informação O projeto do sistema de informação é o principal instrumento para garantir o sucesso do empreendimento. Quantos aos fatores de sucesso destacam-se os itens explicitados na tabela abaixo. Qualidade do Sistema Medida do Processamento da Informação. Que consiste na avaliação do processamento em si. A eficiência do sistema seria o ponto chave desta variável. Existe como mensurar e testar as medidas dessas variáveis, tais como: tempo de resposta, conteúdo da base de dados, a geração, detalhamento, flexibilidade e simplicidade do sistema. Qualidade da Informação Medidas de Saída do Sistema de Informação. Seria definida como aquilo que o sistema produz ou como a saída do sistema (DELONE & MCLEAN, 1992; O’BREIN, 2001). Para Stair (1998), a informação é o dado que se torna útil pela aplicação do conhecimento. Satisfação do Usuário Resposta do Receptor ao Uso da Saída de um Sistema de Informação. Considera que o usuário está satisfeito e acredita que o aplicativo atende suas necessidades e expectativas (OLIVEIRA NETO, 2000; IVES BAROUDI & OLSON, 1983). Utilização do Sistema Consumo da Saída de um Sistema de Informação pelo Receptor – O modelo de uso, como é conhecido, é no máximo apenas uma medida parcial da eficácia do sistema de informação (GINZBERG, 1979). Impacto Individual Efeito da Informação no Comportamento do Receptor – Seriam as variáveis que incluem medidas tais como aumento da eficácia das decisões, produtividade do usuário, eficiência no cumprimento das tarefas, velocidade da tomada de decisão, impacto no comportamento (DELONE e LCLEAN, 1992). Impacto Organizacional Efeito da Informação na Performance da Organização – Existem crescentes pressões para que se avaliem os investimentos em Tecnologia de Informações como: medidas financeiras como retorno sobre o investimento, valor presente descontado, análise do custo-benefício. Tabela I: Fatores de sucesso na implantação de sistemas de informação Fonte: Elaboração própria Entretanto, quanto aos fatores de fracasso destacam-se: a) complexidade – todo sistema, de informação ou não, pode se classificar como simples ou complexo. Um sistema simples pode ser definido como aquele que tem poucas peças, cuja relação entre si é descomplicada, enquanto que, nos sistemas complexos as tarefas se apresentam de forma mais complexas assim como a tomada de decisão (DELONE & MCLEN, 1992); b) Usuários – nem sempre os usuários estão dispostos a participar e a se envolver no processo de implementação de um sistema de informação e c) Apoio da direção – Lederer e Sethi (1998) mencionam que um dos fatores de fracasso mais grave é manter o compromisso dos altos escalões da organização para implementar o plano traçado para o sistema. 2.3 VANTAGENS E BENEFÍCIOS TRAZIDOS PELO USO DE TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES O sistema de informação em uma empresa é uma grande área funcional que interagem as informações de todos os setores de uma empresa: contabilidade, finanças, administração. Geral, administração de Operações e de Recursos Humanos e o setor de Marketing. Ele fornece enorme contribuição para eficiência operacional, produtividade e satisfação do cliente; além de principal fonte de informação para apoio tomada de decisão, de desenvolvimento de produtos e serviços competitivos, e da agilidade na realização dos negócios. A tecnologia da informação apóia a globalização no sentido de disponibilizar recursos tecnológicos necessários ao acompanhamento do mercado global, É ela que transmite as ferramentas adequadas para operacionalização destas transações comercias globais de modo instantâneo e barato, transformando as empresas locais em organizações internacionais. Assim, é possível explorar nichos isolados, caçar talentos e capacitações diversas e ainda formar alianças comerciais. A internet é um exemplo de como as empresas precisa da tecnologia da informação para sobreviver no mercado atual, sendo a plataforma mais utilizada nas organizações atualmente. Pelo fácil acesso e manuseio, ela e outras redes similares são vitais para uma empresa que queira estar dentro do mundo dos negócios dos novos tempos. As vantagens do comercio eletrônico, do atendimento e da realização de negócios, da busca de informações, da comunicação fácil, rápido e real em lugares distantes possibilita empresa multas oportunidades e chances de sucesso. O'BRIEN (2002) argumenta que o comércio eletrônico é a compra, venda, marketing e assistência de produtos, serviços e informações, através de redes de computadores interconectados, sendo essas redes internas no âmbito da empresa (Intranets), externas (Extranets), globais (Internet) entre outras. E a realização de todo o processo organizacional virtualmente, realizando melhor conforto e eficiência aos clientes, fornecedor, equipe de trabalho e demais agentes organizacionais. Além deste comércio virtual, as redes de computadores dão apoio à comunicação, coordenação e colaboração entre os membros de equipes de trabalho através de sistemas colaborativos. Estes envolvem recursos de groupware, dependendo de Intranets, Extranets, Internet e outras redes para se comunicarem. Deste beneficio, podem surgir equipes virtuais que se comunicam através de correio eletrônico, chats, vídeo conferência, entre outros, para criar, administrar e disseminar informações sobre o trabalho em andamento ou colaboração entre equipes de projetos da empresa. A partir da utilização de ferramentas como essas e de novos recursos tecnológicos, a tecnologia da informação também transforma atividades e seus procedimentos, enxugando e reestruturando o trabalho empresarial. Através de uma análise e revisão do modo como as rotinas estão sendo executadas, é possível encontrar erros, desperdícios de tempo ou de qualidade. Reformulando-as e colocando dispositivos tecnológicos em tais rotinas é possível alcançar melhorias drásticas de custos, qualidade atendimento e agilidade. A utilização da tecnologia da informação de maneira adequada e coerente, isto é, apoiado nas estratégias, nas estruturas e na cultura de uma organização, fornece uma infraestrutura de informação importante para o sucesso das operações e negócios, ajudando a empresa a conquistar, além dos outros tributos já mencionados, valores diferenciais de competitividade que influenciam não só empresas concorrentes, mas também clientes, fornecedores, potenciais concorrentes novos no nicho, e empresas fornecedoras de substitutos para seus produtos e serviços. Esses Valores são: • Menor custo no processo empresarial e produtos, como através da criação de sites de comércio eletrônico na internet reduzindo custos de marketing, ou enxugando processos e atividades burocráticas que causavam gastos e desperdícios. • Diferenciação nos produtos e nas rotinas oferecidas aos clientes; com criações de benefícios exclusivos a clientes, como atendimento diferenciado a partir de banco de dados personalizados; • Inovação na realização de negócios ou desenvolvimento de produtos atraentes. É importante lembrar que não deve haver apenas vantagem na redução de custos, tempo e aumento de tecnologia. O sucesso deve também estar ligado à eficiência da tecnologia da informação no apoio às estratégias de uma organização, na capacitação de otimização de seus processos no apoio de suas estruturas e culturas organizacionais e no acréscimo de valor comercial do negócio. Por outro lado, se mal aplicados ou mal utilizados, a tecnologia da informação e o sistema de informação podem prejudicar os ideais planejados e até mesmo, inviabilizar o empreendimento. Torna-se fundamental, portanto, a colaboração de todos, desde o envolvimento de todos os usuários, como de apoio pela administração executiva quanto a financeiro, planejamento e realismo da situação.