ADMINISTRAÇAO

⦁ REVISÃO CONCEITUAL

⦁ Processos Organizacionais

Atualmente na Era Digital, analisando à constante mudança e o ambiente cada vez mais instável, as práticas das organizações tradicionais não são mais suficientes nos dias de hoje, tornando-se ultrapassadas.

Preocupadas com essas características as organizações estão constantemente em busca de aperfeiçoar os seus processos por meio de tecnologias e ferramentas, no entanto, quando essas tecnologias não são usadas corretamente, o alinhamento entre o objetivo da organização e os resultados não acontece. As utilizações de novas tecnologias devem estar de acordo com a necessidade e estrutura da organização, e com os objetivos dos processos.

E para auxiliar as organizações nessa nova fase, surge a gestão por processos, que visa promover a busca pelo aperfeiçoamento dos processos, ser eficiente, eficaz, e flexível para se adaptar as constantes mudanças do ambiente competitivo.

É de fato que uma organização é formada de um numero de pessoas, que de forma organizada, almeja alcançar os objetivos comuns, a visão organizacional ou como a organização é dividida é muito importante na identificação dos principais processos em todos os níveis organizacionais.

A maioria das organizações podem estar divididas em departamentos, onde os colaboradores são agrupados por semelhança de funções: departamento de compras com compradores; departamento de vendas com vendedores; departamento financeiro com cobradores, pagadores e analistas; departamento produtivo com operadores de máquinas, montadores e pintores. Nesta forma de organização os colaboradores de cada departamento entendem suas tarefas como independentes e basta que cada um faça a sua parte para que tudo esteja certo. A visão departamental ou mecanicista de administração caracteriza-se por processos bem definidos, pessoal especializado, integração vertical, controle facilitado, sistema fechado e estrutura burocrática.

As organizações por outro lado, podem ser divididas por processos, onde se compreende que cada tarefa atinge o resultado final, e que uma tarefa depende da outra ou interfere a outra. A visão organizacional sob a ótica de processos se caracteriza pela constante transformação, decisões são tomadas em todos os níveis, pessoas com conhecimento generalizado, sistema aberto e estrutura desburocratizada.

A descrição da organização como um conjunto de processos, proporciona mais foco nos clientes, melhor orientação das atividades, mais agilidade de respostas, mais controle às exigências dos mercados, mais integração no gerenciamento de seus inter-relacionados, tornando assim possível uma visão sistêmica das atividades organizacionais evitando erros, maior interação, participação dos colaboradores e possibilitando uma maior satisfação com o trabalho.

Os processos fornecem a dinâmica da organização e é definido como um conjunto de atividades interligadas, com começo, meio e fim. Por meio de processos a organização recebe recursos do ambiente como de fornecedores, que fornecem as entradas (inputs) para serem utilizadas nos processos, as entradas são os insumos que serão necessários para os processos transformarem em produtos que agregando valor; as saídas que são os produtos ou serviços resultantes da transformação feita pelos processos.

A gestão de processos baseia-se em gerenciar funções duráveis como ligações de uma corrente, sendo diferente de departamentos que são isolados uns dos outros. A consequência é a cadeia horizontal de processos, ao contrario da estrutura vertical, tornando assim possível unir todas as funções compreendidas na solução de um problema, aumentando a eficiência ao longo de todo o processo.

Segundo Harrington (1991), “processo é qualquer atividade que recebe uma entrada (input), agrega-lhe valor e gera uma saída (output) para um cliente interno ou externo. Os processos fazem uso dos recursos da organização para gerar resultados concretos”.

Ao se definir um processo, busca-se atender as necessidades dos clientes, obterem resultados, aproveitando da melhor forma os recursos para alcançar os resultados desejados e ter flexibilidade para atender as solicitações personalizadas de seus clientes.

Abaixo segue a figura que mostra a estrutura básica de um processo:

Figura 1 – Esquema de um Processo.

Fonte: FUNDAÇÂO NACIONAL DA QUALIDADE. Cadernos Rumo à Excelência: Processos – São Paulo: Fundação Nacional da Qualidade, 2008.

Um processo pode ainda ser desmembrado, quando há necessidade de um detalhamento maior para ser apresentado, ou se algum diretor ou gerente for executá-lo, nessas ocasiões pode-se hierarquizar o processo. Os níveis hierárquicos dos processos em ordem decrescente começam com o macro-processo, que geralmente apresenta um conjunto de processos, e cuja operação tem impacto significativo na organização; dependendo da complexidade do macro-processo, este pode ser dividido em processos. Em seguida, o processo, que são as divisões do macro-processo com objetivos específicos, organizado seguindo linhas funcionais. Os processos recebem entradas e geram saídas para o cliente externo, os processos podem ser divididos em sub-processos.

Os sub-processos são grupos de atividades que envolvem um ou mais departamentos e podem ser divididos em atividades. As atividades e tarefas compõem diversas atividades, compreende o trabalho tipicamente executado por um departamento ou pessoa.

As organizações são constituídas por um conjunto de processos interdependentes que geram resultados. Entre esses processos é preciso identificar quais são mais importantes para o negócio, ou seja, quais os que agregam valor para o cliente e focalizam esforços para melhorias nestes processos para que a organização obtenha o máximo resultado com boa eficiência. Há dois tipos de processos que podem ser identificados como processos chave ou centrais e processos de apoio.

Processos chave ou centrais estão relacionados na transformação de insumos em produtos designados aos clientes e representam valor para o cliente, estando ligada a natureza do negócio ou considerados processos FIM, que atendem a finalidade do negócio como marketing e produção. Alguns fatores determinantes na identificação dos processos chaves ou centrais são eles: desenvolvimento de produtos e serviços, geração e processamento de pedidos, produção e atendimento aos clientes.

Processos de apoio são os que sustentam os processos chave ou centrais, os mais importantes são: administração financeira e