Apostila AFO

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                                 ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA

                                                                          LAURINETE TAVARES MARINHO

                       ADMINISTRAÇÃO FINANCEIRA E ORÇAMENTÁRIA

A administração financeira preocupa-se com a estruturação dos recursos da empresa de modo a criar possibilidade de execução com os melhores resultados.

As decisões financeiras não são tomadas em ambiente de total certeza com relação a resultados. E por estarem essas decisões voltadas para o futuro, é imprescindível que se introduza a variável incerteza como um dos mais significativos aspectos nas análises das operações financeiras.

O orçamento é um instrumento de planejamento e de controle, vinculado aos planos de produção e de investimento, visando otimizar o rendimento dos recursos físicos e financeiros à disposição da empresa.

O orçamento é a expressão quantitativa de um plano de ações, servindo de ferramenta adequada ao controle permanente de sua execução.

As empresas se valem do orçamento para a definição quantitativa dos objetivos e do detalhamento dos fatores necessários para atingi-los.

Um orçamento descreve o plano geral de operações e, dependendo da complexidade da organização, o expressa em termos quantitativos, sejam físicos  ou monetários.

Quando da implantação de um sistema orçamentário, torna-se necessário que a empresa tenha estrutura organizacional e condições favoráveis a sua aplicabilidade.

                                    P L A N E J A M E N T O

Um planejamento estabelece programas, metas e objetivos, proporciona decisões básicas de políticas a serem adotadas na organização como um todo. O planejamento identifica os insumos a serem alocados num processo e o resultado que se deseja obter.

Dentre as funções básicas da administração de uma empresa: a organização, direção, planejamento, coordenação e controle, duas estão diretamente ligadas ao processo de elaboração de um sistema orçamentário: o planejamento e o controle.

As atividades de uma organização podem ser coordenadas de maneira apropriada com base no processo de planejamento.

Planejar significa decidir antecipadamente.

Decidir antecipadamente constitui-se em controlar o seu próprio futuro.

Decidir implica em optar por uma alternativa de ação em detrimento de outras disponíveis, em função de preferências, disponibilidades, grau de aceitação do risco etc.

                        

                              ESTRUTURA DO PLANEJAMENTO

O planejamento em uma organização pode ser visto de três perspectivas diferentes:

Planejamento estratégico, tático e operacional.

O planejamento estratégico tem um longo horizonte de tempo e olha para o futuro em termos de missão da organização.

O planejamento tático tem um período curto e examina mais especificamente variáveis como: condições de mercado, objetivos financeiros e recursos necessários para realizar a missão. Todo planejamento tático é feito dentro da estrutura do planejamento estratégico.

O planejamento operacional tem um período ainda mais curto do que o tático. É o planejamento do dia-a-dia, responsável por cronogramas, tarefas específicas, alvos mensuráveis e envolve gerentes em cada unidade e que são responsáveis pela realização do plano.

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Os princípios gerais do planejamento são:

Envolvimento administrativo – é necessário que a administração compreenda o papel do planejamento nos negócios, esteja convencida do benefício que ele traz à organização e dedique recursos ao seu desenvolvimento, apoiando o instrumento nas suas várias etapas;

Adaptação organizacional – as responsabilidades devem ser claras, ou seja, quem faz o que é algo definido e o organograma formalizado pela organização, corresponde à estrutura que realmente existe.

Deve se evitar a ausência de responsabilidades.

Contabilidade por área de responsabilidade – unidades de negócios. O tradicional centro de custo vem sendo substituído por centro de resultado e área de responsabilidade. Estes devem ser claramente definidos na contabilidade e considerados na geração de informações.

Orientação por objetivos – os objetivos da organização são refletidos nas várias áreas e os indivíduos devem ser responsáveis pelos objetivos da sua área de atuação.

Comunicação integral – a comunicação no planejamento empresarial deve ocorrer a partir do instante que a organização decide que a participação deve ocorrer e em que nível. Quanto mais clara e apoiada for a comunicação no processo de planejamento, mais fácil se torna o tratamento dos problemas por todos.

Expectativas realísticas – devem ser evitados planos acomodados, sem desafios e também planos demasiadamente agressivos, com pouca possibilidade de se tornar realidade. É necessário que se avalie o grau de realidade de um plano em cada parte de sua montagem e se julgue se o todo é realista ou não.

Normalmente, as várias etapas têm características distintas. Por exemplo, a organização pode ter um plano de vendas que contém um volume agressivo, mas o preço é relativamente conservador.

Oportunidade - refere-se ao momento mais adequado de dispor das informações para a sua utilização. Um plano anual deve ser montado, analisado, aprovado e divulgado antes de o período por ele compreendido começar. Um relatório de controle orçamentário deve estar nas mãos dos executivos o mais rápido possível, para ter utilidade. Se um relatório de janeiro só está disponível em maio, certamente há uma defasagem entre a ocorrência do fato e a sua análise e divulgação ou explicação, que sua serventia será muito pequena ou nula.