Aspectos de desempenho da reunião

Título - GERANDO REUNIÕES PRODUTIVAS

Francisco Bittencourt

"Em uma boa reunião há um momento que surge da troca espontânea de idéias frescas e produz

resultados extraordinários. Este momento depende da liberdade permitida aos participantes"

Harold Geneen

A reunião conceitualmente pode ser definida como um processo de decisão coletiva, através do

qual os envolvidos, após exposição e discussão de suas idéias conseguem chegar a uma

conclusão capaz de atingir as expectativas e objetivos de todos os que mantinham interesse em

seus resultados.

Será que é isso mesmo?

Participar de uma reunião pressupõe que é a melhor forma de se conseguir chegar a uma

conclusão efetiva sobre determinado tema – decisão, superação de problema, desenvolvimento de

uma nova idéia, adoção de um processo de mudanças, e tantos outros menos votados.

Os manuais sobre reunião existentes no cenário de negócios são amplos – embora escassos no

que diz respeito a sua contemporaneidade – já que há pouca coisa nova nas livrarias. A reunião

pode ser vista como uma excelente oportunidade de se conseguir informações não conhecidas por

nós, e que servem de subsídio para nossas decisões.

A reunião também é uma oportunidade de compartilhar com pessoas que fazem parte de nosso

universo produtivo nossas percepções e visões acerca de assuntos de interesse, como também

trocar informações que possam ser agregadas a nossa experiência.

Há um significativo número de profissionais que criticam a reunião, a seu ver uma forma

improdutiva de tomar decisões. Percebe-se, todavia que o erro das reuniões, em geral, não está

no evento em si, mas nas atitudes que são tomadas por seus participantes.

É essencial que reflitamos sobre a qualidade de nossas atitudes, posturas, comportamentos antes,

durante e depois de reuniões para as quais somos convidados, ou aquelas nas quais somos nós

os geradores da necessidade, liderando e coordenando seus trabalhos.

Vamos, em seguida, levantar alguns aspectos que, sem dúvida, comprometem de forma

significativa o desenrolar de uma reunião que se propõe a ser produtiva:

· Sua necessidade real – pode ser substituída por outra forma de decisão?

· Seu objetivo – há clareza quanto o que se pretende com este tipo de instrumento?

· Sua finalidade – para que serve? O que vai trazer de valor agregado ao processo

produtivo?

· Sua oportunidade – em relação ao tema a ser discutido, o momento é o mais adequado,

há disponibilidade dos interessados (com representatividade para participar da reunião)

· Seu custo – o benefício gerado pelo evento justifica o investimento inicial – tempo, valor

hora dos envolvidos, recursos?

· Ocorrência – qual o melhor local para se efetivar? Qual a disponibilidade de espaço que

otimize o conforto e a liberdade dos decisores?

Se as questões acima forem respondidas de forma satisfatória, não havendo dúvidas que

comprometam o resultado, acreditamos que a nossa reunião pode ser realizada.

A partir deste momento entramos no conjunto de medidas que tornam a reunião eficaz. Não há

porque repetí-las, já que os textos existentes são pródigos em informações sobre elas. Anexo a

este artigo, estamos disponibilizando um roteiro, com base na bibliografia de referência desse

texto, que nos ajudará a entender o ritual.

Nossa preocupação, como foi dito nos parágrafos acima, é com nossas atitudes durante a reunião,

e o impacto que elas podem causar em seus resultados.

O primeiro desses aspectos diz respeito a qualidade da comunicação que nos propomos a adotar

em momentos de discussão coletiva.

Qual a qualidade de nossa linguagem? Somos capazes de desenvolver uma linguagem de

resultados, ou nos preparamos para adotar uma linguagem de estimulação:

· Ao nos dirigirmos aos demais participantes, com o intuito de obtermos esforço para

objetivos, resultados, lucros – metas, ou concordância com nossas idéias, usamos uma

linguagem de gestão cobradora, ou nós a associamos a uma linguagem de

reconhecimento pelo envolvimento, de oportunidade de crescimento e aperfeiçoamento,

de participação nos benefícios?

· Quando falamos de erros cometidos, simplesmente apontamos os erros, julgando seus

geradores, ou adotamos uma linguagem de questionamento, descrevendo fatos,

orientando para resultados, provocando nos demais uma atitude de acompanhamento de

nosso raciocínio?

· Quando discutimos pontos sensíveis, capazes de gerar desconforto e ansiedade entre os

demais, preocupamo-nos em firmar nossa posição, clarificando-a, ou simplesmente

adotando uma posição de neutralidade, sem comprometimento ou apoio aos demais?