Avaliação quantitativa dos benefícios fornecidos pelo sistema de informação de gerenciamento

2. Ensaio Academico

O ambiente empresarial está mudando continuamente, tornando-se mais complexo e menos previsível, e cada vez mais dependente de informações e de toda a infra-estrutura tecnológica que permite o gerenciamento de enormes quantidades de dados. Para PEREIRA e FONSECA (1997, p. 239), “a tecnologia da informação surgiu da necessidade de se estabelecer estratégias e instrumentos de captação, organização, interpretação e uso das informações”. As informações com qualidade e apresentadas em tempo hábil à tomada de decisão são de vital importância para as empresas modernas. O uso adequado dos recursos da Tecnologia de Informação garante a qualidade e pontualidade das informações.

Tem-se dificuldade em avaliar quantitativamente os benefícios oferecidos por um sistema de informação gerencial, porém OLIVEIRA (2002, p.54) afirma que o sistema de informação gerencial pode, sob determinadas condições, trazer os seguintes benefícios para as empresas:

• Redução dos custos das operações;

• Melhoria no acesso às informações, proporcionando relatórios mais precisos e rápidos, com menor esforço;

• Melhoria na produtividade;

• Melhoria nos serviços realizados e oferecidos;

• Melhoria na tomada de decisões, por meio do fornecimento de informações mais rápidas e precisas;

• Estímulo de maior interação dos tomadores de decisão;

• Fornecimento de melhores projeções dos efeitos das decisões;

• Melhoria na estrutura organizacional, para facilitar o fluxo de informações;

• Melhoria na estrutura de poder, proporcionando maior poder para aqueles que entendem e controlam os sistemas;

• Redução do grau de centralização de decisões na empresa;e

• Melhoria na adaptação da empresa para enfrentar os acontecimentos não previstos.

Devido à necessidade de dados confiáveis para uma administração eficiente, os gestores são obrigados a buscar sistemas de informações para gerenciar e filtrar os dados recebidos, transformando em informações precisas para facilitar o processo de tomada de decisão e dar condições para que as funções de planejamento e controle operacionais da organização sejam executadas eficazmente.

Quando a empresa tem uma estrutura organizacional sólida, um futuro traçado, e sabe utilizar os recursos oferecidos pela Tecnologia de Informação e sistemas de informação, o sistema de informação gerencial só tem a agregar benefícios à gestão empresarial na tomada de decisões. O sistema de informação gerencial possibilita fazer um acompanhamento das rotinas econômico-financeiras, proporcionando um panorama seguro da organização e uma melhor alocação de investimentos, constituindo um grande diferencial para a empresa.

Garantindo, também, o gerenciamento das informações para geração de relatórios rápidos e precisos, agilizando o processo de tomada de decisões. Os sistemas de informação gerenciais fortalecem o plano de atuação das empresas. A geração de informações rápidas, precisas e principalmente úteis para o processo de tomada de decisão garante uma estruturação de gestão diferenciada, resultando em vantagem competitiva sobre as demais empresas.

Alguns empresários ainda utilizam métodos defasados e pouco eficientes para administração de suas empresas e por isso não tem a dimensão dos prejuízos que podem ter por utilizar modelos de gestão manual. Controles manuais não geram relatórios confiáveis e seguros a seus gestores. Assim sendo, as informações geradas não funcionam como parâmetros para o crescimento e desenvolvimento da empresa.

Existem no mercado sistemasERP (Enterprise Resource Planning) que são uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todas as informações de negócios. As empresas em geral necessitam que suas informações para controle de almoxarifado, expedição, produção, laboratório, RH, contabilidade entre outros sejam simultâneas.

O ERP é útil por ser ferramenta facilitadora na organização de uma empresa através de informações em tempo real. O software, ao receber um lançamento em um determinado setor, automaticamente tem suas informações disponibilizadas a todos os outros. Através dele os gestores têm um conhecimento amplo e minucioso de todas as transações a qualquer momento, de forma simples e objetiva. A utilização de controles manuais pode retardar a comunicação de informações entre os setores, causando atrasos na sequência de uma produção, carregamento ou pagamentos, além de comprometer os estoques.

A implantação de um sistema ERP nas pequenas e médias empresas gera muitos benefícios quando todos, desde colaboradores da produção até os diretores se empenham para que o sistema tenha todas as suas funções exploradas e utilizadas. O sistema ERP, antes utilizado em sua maioria por empresas de grande porte, vem sendo implantado com maior frequência por empresas menores em conseqüência da diminuição de custo dos softwares devido a sua expansão.

De acordo com Pundek (2004), atualmente o sistema ERP é o produto com maior taxa de crescimento no mercado de software. A busca pela competitividade e sobrevivência das empresas faz com que o mercado continue muito receptivo ao produto.

Para esta autora, muitos sistemas ERP já possuem dualidade de moeda como ferramenta inerente ao sistema de forma que a conversão em valores de moedas diferentes torna-se confortável e automática. Assim os sistemas ERP, passam por uma expansão global. Os fornecedores de software em ERP estão experimentando a expansão global. Países da Ásia e América Latina estão liderando esta expansão, onde o mercado asiático soma 9% das receitas, e a América Latina 3%.

A primeira razão para a expansão do mercado de ERP nos países asiáticos é a expansão econômica, já a segunda razão é a competição e pressão das empresas ocidentais, forçando as empresas a adotarem tecnologia de informação. (PUNDEK, 2004). Para Pundek (2004), o sistema ERP atualmente cresce muito no mercado e sua utilização é difundida cada vez mais. As modificações e atualizações que, com certeza, se espera para o ERP serão vistas adiante. De acordo com o que descrevem Anthony e Govindarajan (2002), o controle gerencial é um dos tipos de atividades de planejamento e controle