DASHBOARDS NA GESTÃO DE PROJETOS: DESAFIOS NA UTILIZAÇÃO DE DASHBOARDS PARA AS EQUIPES DE PROJETOS NO PROCESSO MONITORAR E CONTROLAR O TRABALHO DO PROJETO

DASHBOARDS NA GESTÃO DE PROJETOS: DESAFIOS NA UTILIZAÇÃO DE DASHBOARDS PARA AS EQUIPES DE PROJETOS NO PROCESSO MONITORAR E CONTROLAR O TRABALHO DO PROJETO

Gustavo Fernandes dos Santos Dias^[1]

RESUMO

Este artigo aborda os desafios na utilização de dashboards para monitor e controlar o trabalho do projeto realizado pelas equipes do projeto. Os dashboards tornam a interação com as informações provenientes de um sistema de processamento analítico mais interativa e eficaz. Foram verificados os seus componentes, suas categorias e suas funcionalidades. Foi desenvolvida uma pesquisa de abordagem quantitativa, de caráter descritivo, através do procedimento técnico de levantamento com questionário fechado. Como resultado, foi observado que os indivíduos que atuam em um projeto, destacadamente nas funções operacionais, necessitam ser treinadas na utilização de seus dashboards.

Palavras-chave: Dashboards. Business Intelligence. Equipes do projeto.

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INTRODUÇÃO

        Os Dashboards são cada vez mais utilizados na gestão de projetos. Eles possuem a facilidade de comunicar resultados de análises de indicadores de projetos e de negócios através de uma única tela. Os resultados apresentados são um consolidado de diversas análises no qual, muitas vezes, são utilizadas fontes de dados diversas de difícil comparação e compreensão para a mente humana.

        A utilização de dashboards pelas equipes de projetos no processo monitorar e controlar o trabalho do projeto tornaram a apresentação de resultados mais fácil. As empresas, em um mercado cada vez mais competitivo, entenderam que precisam ter a disposição resultados parciais e finais de seus indicadores com facilidade, rapidez e com formas de apresentação simplificadas.

         O desafio que as empresas, o PMO (Project Management Office – Escritório de Projetos) e os gerentes de projetos enfrentam é conseguir disponibilizar para seus membros de equipes de projeto dashboards que atendam suas necessidades. Os dashboards podem estar ocultando informações relevantes, estar apresentando informações desnecessárias que desviam o foco e podem estar mal representados por gráficos de difícil compreensão. Além disto, os utilizadores podem não ter o conhecimento necessário para manusear e compreender as informações contidas.

        Este artigo tem por objetivo principal identificar os problemas na utilização de dashboards pelas as equipes de projetos, os perfis de usuários que possuem mais dificuldades de compreensão, as formas de apresentação e suas categorias.

        A utilização de dashboards definidos incorretamente podem afetar os resultados dos projetos negativamente. Todas as partes interessadas em um projeto podem ser levadas a acreditar que um projeto está atendendo ao seu planejamento de tempo, custo, escopo e qualidade, entretanto o resultado real é bem diferente. Como resultado, projetos podem fracassar e empresas irem à falência.

        Serão apresentadas a evolução tecnológica que possibilitou o desenvolvimento de dashboards, os componentes dos dashboards que são os elementos visuais, as categorias que definem a quem se destinam, as vantagens na sua utilização, as suas funcionalidades que os tornam ferramentas dinâmicas para aprofundar uma análise e as dificuldades em sua utilização.

Será realizada uma pesquisa de abordagem quantitativa, de caráter descritivo, através do procedimento técnico de levantamento com questionário fechado a ser elaborado para a investigação do problema proposto direcionado a pessoas que atuam ou já atuaram em equipes de projetos.

O resultado desta pesquisa será relevante para identificar falhas no processo de comunicação das empresas com seus funcionários através da utilização de dashboards e quais são os possíveis passos a serem realizados para garantir a eficácia da comunicação.

EVOLUÇÃO DA ANÁLISE DE DADOS

Entre o final do século 18 e início do século 19 William Playfair criou alguns dos diagramas mais utilizados na atualidade na representação de informação, nomeadamente o gráfico de barras, o gráfico de linhas e o gráfico de setores ou circular. Porém, em 1854, o Dr. John Snow demonstrou pela primeira vez a enorme importância da utilização de representações visuais da informação ao criar um dos primeiros mapas de visualização de dados, a fim de determinar a causa da epidemia de cólera. A técnica conseguiu determinar a fonte causadora e permitiu a intervenção das entidades responsáveis salvando um número incalculável de vidas (BARROS, 2013).

O advento da evolução tecnológica destacadamente para as áreas de Business Intelligence (BI) e de Business Analytics (BA) levou ao surgimento de ferramentas especializadas na visualização de dados. Estas ferramentas foram nomeadas como dashboards. A possibilidade de visualizar diversos aspectos da informação em simultâneo abriu as portas a inúmeras oportunidades no mundo empresarial em termos de análise e monitorização de uma empresa (BARROS, 2013).

A evolução das tecnologias possibilitou a utilização de sistemas computacionais para controlar as atividades das empresas. Estes sistemas geram um grande volume de dados e informações. Transmitir estes dados e informações para os receptores é um grande desafio. Trentim (2012) destaca que quanto mais informações disponíveis, mais ela perde seu significado porque é difícil distinguir o que é realmente importante numa avalanche de informações.

Para lidar com a grande quantidade de informação diária, desenvolvemos maneiras de organizar e apresentar dados. Podemos utilizar data mining ou simplesmente customizar a visualização (TRENTIM, 2012).

Trentim (2012) cita um comentário de Harold Kerzner da necessidade crescente de os gerentes de projetos buscarem maneiras personalizadas para disponibilizar informações relevantes para cada grupo de stakeholders principais de modo a facilitar a compreensão.

O QUE SÃO DASHBOARDS?

Os Dashboards são o resultado do trabalho de inteligência de negócios, amplamente conhecido pelo seu nome na língua inglesa Business Inteligence ou simplesmente BI. O conceito de Business Inteligence refere-se ao conjunto de processos, ferramentas e técnicas para a coleta, organização, análise e compartilhamento de um grande volume de dados complexos, gerando um esforço para desenvolvimento de um apurado processo de entendimento dos negócios, de modo a apoiar e oferecer suporte e orientação na condução e organização dos objetivos estratégicos da empresa. Em outras palavras, o principal objetivo do Business Inteligence é o de capturar um volume considerável de dados, organizá-los, entendê-los e utilizá-los no processo de tomada de decisão. Com isso, temos a dimensão da importância dos Dashboards, uma vez que eles são a principal fonte de apresentação de toda a análise realizada pelas ferramentas de Business Inteligence.