Definição do processo a ser gerenciado

Definição do processo a ser gerenciado

A insatisfação com mudanças e resultados obtidos são um dos pontos que definem o estudo e a implantação de um modelo de gestão de processos focado em resultados.

Definição da Estratégia de Abordagem do Problema

Em organizações onde existe grande complexibilidade é essencial o uso de um projeto experimental, onde são apresentados resultados no curto prazo, os principais problemas organizacionais são mais detalhados e experimentos permitem caso seja necessário um ajuste nos métodos não causando impacto.

Capacitação dos envolvidos

A aplicação da metodologia é de grande importância, porém a capacitação das pessoas nos fundamentos da gestão orientada para a melhoria continua dos processos fará com que tenham um melhor entendimento e conscientização.

Conhecimentos são levados a essas pessoas que participam desse projeto para o seu melhor desempenho. São esses:

- fundamentos do modelo de gestão

- alicerces do modelo proposto

- ferramentas de controle

A aplicação e a prática fazem com que a organização e as pessoas envolvidas nesse projeto piloto sejam fundamentais para o sucesso do projeto.

Mapeamento das funções do processo

Metodologia convencional

O apêndice apresenta a metodologia desenvolvida pela ACOS Gestão Empresarial para o levantamento, a análise e a padronização de processos.

Metodologia de mapeamento

Baseia-se nos elementos-chave do processo.

Abordagem de cima para baixo

São representadas as grandes funções para a formação da cadeia de valor, onde pode ser constatado os responsáveis por sua execução.

A visão macro é aquela que é importante para que seja feito um planejamento para a melhoria do processo, onde é revisado de maneira critica controlado com base nos resultados medidos.

Uma maneira de se avaliar o nível de gerenciamento sobre o processo em estudo é verificar, quais indicadores e metas estabelecidas, tanto para o processo quanto para cada função nele representada.

Mapeamento dos processos dos postos de trabalho

É de grande importância, pois envolve e estimula o responsável pelo processo, subprocesso e/ou posto de trabalho a fazer uma analise critica do processo do posto sob sua responsabilidade.

Validação do processo atual

O exercício de preenchimento do formulário onde é escrito cada posto de trabalho permite que, sejam validados os seguintes aspectos:

• Requisitos de entrada, que no caso de serviços, assumem a forma de checklist de documentos, autorizações prévias, data-limite para o recebimento de informação ou documentos, etc.

• A correta sequência das atividades do fluxo de informações. Nesse momento, é comum a identificação, pelos próprios executores do processo, de diversas oportunidades de melhoria. O tempo estimado para desenvolver e implementar as melhorias e soluções, bem como o alcance dessas melhorias devem levar a uma das decisões, a seguir:

a- Desenvolver, aprovar e implementar de imediato a oportunidade de melhoria identificada;ou

b- Incluir a proposta de melhoria no plano de melhorias, fixando uma data-limite para a sua implementação.

São exemplos de oportunidades de melhoria que podem constar do Plano de Melhoria:

• Erros e retrabalhos frequentes;

• Falta de mecanismos de controle na entrada e saída dos postos de trabalho;

• Falta de uma sistemática de medidas do posto (indicadora de qualidade e/ou de produtividade e metas);

• Limitação das responsabilidades do posto de trabalho;

• Desbalanceamento do volume de trabalho dos postos analisados.

Análise crítica