Definições de Funções da Administração

Organizações: são grupos de pessoas que se juntam para alcançar um objetivo em comum.

Administração: é processo de coordenação de trabalho de uma organização e alocação de recursos organizacionais para alcançar objetivos de forma eficiente e eficaz.

Funções administrativas:

Planejamento: responsável pelos objetivos que a empresa quer alcançar da organização e coordenam as atividades.

Organização: responsável pela distribuição de tarefas, recursos e autoridade pelos membros e estabelece mecanismo de comunicação e coordenação entre esses.

Direção: responsável pela motivação e liderança dos membros através de sua orientação e comunicação

Controle: responsável pelo monitoramento das atividades, e garante que sejam realizados como o planejado, e se for necessário corrigir. Controla os processos.

Eficiência: realiza as atividades, minimizando a utilização dos recursos, faz seu trabalho sem desperdícios. Ênfase nos processos

Eficácia: atingi os objetivos sem ligar para reduzir custos para alcançar os objetivos.  Ênfase nos resultados.

Efetividade:  mostra se os produtos e serviços estão atendendo as expectativas do mercado.  Atingi objetivos socialmente desejáveis.

Planejamento: responsável pela definição dos objetivos da organização. Objetivos define o que deve ser feito, e planos define como deve ser feito.

Objetivos:  metas que a organização busca atingir.

Planos: indica o que deve ser feito através dos recursos, estratégias e meios de controle.

Longo prazo – estratégico/ médio prazo - tático/ curto prazo – operacional

Processos de administração estratégica

Diagnóstico da situação atual: identifica a missão, visão, objetivos e estratégias.

Analise estratégica:

Ambiental interna – identifica desempenho da organização e faz com que ela seja diferente das demais, mais valor aos clientes (pontos fortes) e indica as desvantagens em relação aos concorrentes (pontos fracos).

Ambiental externa: identifica os fatores externos que podem afetar o desempenho da organização: analise microambiente (cliente, fornecedores e concorrentes) e do macro ambiente (econômicas, políticas, tecnológicas e demográficas).

Analise SWOT: ferramenta para gerenciar e estudar o processo de análise estratégica, através dos pontos fortes e fracos pelo ambiente interno, e pelo ambiente externo pelas oportunidades e ameaças.

Organização: função da administração que distribui tarefas e recursos, e diz quem tem autoridade sobre quem e onde tomar decisões. Estão no topo das organizações desenha e redesenha a estrutura organizacional.

Estrutura organizacional: atividades da organização são divididas, organizadas e coordenadas.

Organograma: estrutura da organização (divisão do trabalho)

Especialização do trabalho: onde são divididas e padronizadas as tarefas na organização.

Cadeia de Comando: distribuição de autoridade e responsabilidade pelos membros. Autoridade passando pelo topo até o último elemento da hierarquia, identificando quem deve responder a quem.

Autoridade: direito formal e legitimo de decidir e dirigir pessoas e recursos na execução de tarefas.

Responsabilidade: presta contas sobre a execução de tarefas e os resultados do trabalho

Delegação: transfere a autoridade e responsabilidade para membros organizacionais de nível inferiores.

Amplitude de controle: distribuição de autoridade e responsabilidade, e mede o nº de pessoas subordinadas a um administrador.

Centralização: significa que autoridade está no topo da organização toma as decisões.

Vantagens: decisões mais consistentes com objetivos principais na organização, maior uniformidade de procedimentos, redução de riscos e de erros.

Desvantagens: administradores com pouco contato com as pessoas envolvidas, dependem de superiores para tomar decisões, desestimula e criatividade e inovação, demora na decisão.

Descentralização: autoridade para tomar decisões é distribuída nos níveis inferiores da organização

Vantagens: agilidade, rapidez, flexibilidade na tomada de decisões, maior interesse e motivação dos subordinados.

Desvantagens: tendência a desperdícios e maior dificuldades de localizar os responsáveis por decisões erradas.

Formalização: documentação escrita para dirigir e controlar os funcionários. Tipo: horário fixo de trabalho. Códigos de conduta, normas e procedimentos.

Departamentalização: agrupa e integra as atividades e funcionários. Tipo departamentos, tarefas, atividades e funcionários em unidade organizacionais, para uma melhor coordenação.

Departamentalização funcional: é mais antigo e mais comum, baseado em áreas especializadas, critério para agrupar pessoas, recursos e tarefas em departamentos de acordo com a função organizacional. São agrupadas pelas afinidades e objetivos