ERROS COMETIDOS NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE PROJETOS

ERROS COMETIDOS NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO DE PROJETOS

Stephanie Miranda Mesquita Vieira*

RESUMO

Este artigo apresenta alguns erros cometidos na etapa de planejamento de projetos, bem como recomendações para evitar estes erros, além de conceitos ligados a projetos, seu ciclo de vida e gerenciamento. O artigo é de caráter informativo, e sua elaboração foi utilizada a metodologia de pesquisa bibliográfica, balizada nas premissas do PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos.

Palavras-chave: projeto; planejamento; PMBOK; PMI; gerenciamento de projetos.

 

1 INTRODUÇÃO

Desde o início dos tempos, o homem vem empregando recursos, conhecimento, tecnologia e esforço em prol de objetivos maiores. Os grandes feitos da humanidade só foram possíveis pois foram planejados, iniciados, controlados e finalizados por meio de um projeto.

O PMI (Project Management Institute) define projeto como sendo um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. A norma ISO 10006 também define projeto como “Um processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos” (ISO 10006, 2000).

Em tempos de concorrências globais, racionalização de custos e foco em gestão do tempo, falhas na gestão de um projeto podem custar não só o capital investido como até mesmo a continuidade de um negócio. De acordo o relatório do Standish Group (2015), apenas 24% dos projetos em grandes empresas são bem sucedidos, em empresas de médio porte 28%, e em empresas de pequeno porte 32% dos projetos são bem-sucedidos. Grande parte destes insucessos ocorrem na elaboração do projeto. Além disso, O enxugamento dos quadros de pessoal e o aumento da necessidade de especialização técnica têm levado muitas empresas a transformar seus negócios contínuos em projetos específicos, como no caso dos ramos de construção civil e desenvolvimento em TI. Neste contexto, entender o processo de gerenciamento de projeto tem se tornado vital para organizações na medida em que mais e mais novos negócios vão se revestindo da aura de projeto e passam a exigir de técnicas gerenciais que nem sempre estão disponíveis nas empresas.

O objetivo do presente artigo é elencar alguns erros comuns que ocorrem na etapa de planejamento do projeto, que é tida como fase determinante para o seu sucesso uma vez que enfoca as ações e objetivos específicos, custos, tempo, dentre outros inputs que irão fomentar o desenvolvimento do projeto (Prado, 2008, 2009), além de recomendações para evitar estas falhas.

 

2 DESENVOLVIMENTO

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) ou Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos é amplamente utilizado como um balizador que compila conceitos e boas práticas aplicadas ao gerenciamento de projetos. Ele é reconhecido como um padrão americano pelo ANSI (American National Standards Institute), e consiste, em linhas gerais em uma padronização que identifica e define processos, ferramentas, técnicas áreas de conhecimento inerentes ao gerenciamento de qualquer tipo de projeto.

Ciclo de vida do projeto é a série de fases pelas quais um projeto passa, do início ao término (PMI, 2013). Geralmente, o projeto possui os processos de iniciação, planejamento, execução e encerramento, conforme demonstrado na figura a seguir:

Figura 1: Processos de um projeto de fase única

Fonte: PMI, 2013, p.42

Neste artigo será dado foco nos processos de planejamento, pois é onde a solução do projeto é desenvolvida com a maior riqueza de detalhes possível e as etapas necessárias para atingir o objetivo do projeto são planejadas. Também é criado um plano de projeto onde são descritas as atividades, tarefas, dependências e prazos.

Infelizmente, por ser negligenciado e muitas vezes mal executado, é justamente no planejamento que ocorre a maior parte dos erros, geralmente ligados à definição do escopo do projeto, planejamento do cronograma e orçamento. Alguns destes erros serão elencados a seguir, com algumas recomendações para desviá-los do projeto.

2.1 Expectativas do projeto mal compreendidas

Para que um projeto possa ser iniciado, é essencial que seja compreendido exatamente quais são as entregas e qual é o objetivo da organização ao implantá-lo.

A área de conhecimento do PMBOK que está ligada ao início da elaboração do projeto é o Gerenciamento do Escopo. O escopo de um projeto é definido como o trabalho que precisa ser desenvolvido para garantir a entrega de um determinado produto dentro de todas as suas especificações (Vargas, 2009).

É importante que o resultado do escopo possa prever todas as funcionalidades esperadas e detalhar todo o trabalho a ser realizado de forma que o produto do projeto seja entregue de acordo com as especificações.

Caso a missão do projeto não seja compreendida, os desvios nesta etapa podem ser irreversíveis, já que ali são definidos tudo o que está e o que não está incluso no projeto (PMI, 2013).

Uma forma de mitigar ou sanar os riscos no planejamento do escopo é envolver todas as partes interessadas no projeto, desde os patrocinadores até a equipe que será responsável pela sua execução, de forma a alinhar as expectativas de todos e criar uma metodologia para orientar a direção que o projeto deve seguir.

2.2 Deficiências no planejamento do cronograma do projeto

O planejamento do cronograma está contido na área de gerenciamento do tempo, de acordo com o PMBOK. Para Santos Jr (2015), o gerenciamento do tempo inclui o desenvolvimento e o controle do cronograma das atividades do projeto, com a estimativa da duração de cada atividade com os recursos necessários, assim como ações apropriadas para mitigar os atrasos.

Planejar um cronograma factível é uma das principais dificuldades em gerenciamento de projetos. É necessário estabelecer prazos que possam ser executados, e verificar o esforço e a duração que equipe envolvida é capaz de entregar e se há os recursos necessários para