Fases e tipos de planejamento

A capacidade de administrar esteve presente durante a evolução humana, permeando a história da vida em sociedade. Mas, foi a partir da Revolução Industrial que a Teoria da Administração começou a ser formada pelos estudos em grandes empresas - grandes complexos possuidores de influência na economia.

Na época, a necessidade era realizar a diferenciação entre funções operacionais e de gestão. Esse foi um passo importante para que a administração pudesse ser encarada como profissão. Henri Fayol é um dos principais contribuintes para o desenvolvimento do conhecimento administrativo moderno.

Uma das contribuições da teoria criada e divulgada por ele foi o desenvolvimento da abordagem conhecida como Gestão Administrativa ou processo administrativo, onde pela primeira vez falou-se em administração como disciplina e profissão, que por sua vez, poderia ser ensinada através de uma Teoria Geral da Administração.

Outra contribuição da teoria de Fayol é a identificação das principais funções da Humanidade que são: Planejar, Organizar, Controlar, Coordenar e Comandar (POCCC).

Henry Fayol atribuiu cinco funções ao administrador dentro de uma estrutura organizacional, chamadas de PO3C:

1. Prever e planejar (prévoir - visualizar o futuro e traçar o programa de ação)

2. Organizar (organiser - constituir o duplo organismo material e social da empresa)

3. Comandar (commander - dirigir e orientar a organização)

4. Coordenar (coordonner - unir e harmonizar os atos e esforços coletivos)

5. Controlar (contrôler - verificar se as normas e regras estabelecidas estão sendo seguidas)

É perfeitamente possível desempenhar uma atividade administrativa de forma isolada dentro das organizações, assim acontece, por exemplo, com as funções mais corriqueiras, como elaborar um planejamento estratégico, liderar uma equipe em busca de resultados e atingimento de metas, etc. Mas o isolamento, se é que assim podemos definir a simples divisão de tarefas dentro das organizações, não significa a independência por completo das atividades, ou seja, as funções administrativas são por natureza, interdependentes entre si.

O termo ‘Processo administrativo’ foi amplamente difundido na metade final do século XX, no auge da Era Neoclássica, que teve como principais coadjuvantes: Peter Druckler, Ernest Dale, Michael Jucius, entre outros. Também denominada de Teoria Neoclássica, ou Escola Operacional do Processo Administrativo, pela sua concepção da Administração como um processo de aplicação de princípios e de funções para o alcance de objetivos, denominava as várias funções do administrador, quando consideradas como um todo, de processo administrativo, e quando consideradas separadamente, de simples funções administrativas.

Segundo Chiavenato (2003), o processo administrativo constitui-se das funções básicas do administrador, a saber: Planejamento, Organização, Direção e Controle. Este processo assume uma forma sequencial, cíclica e sempre realimentada por informações novas, as quais norteiam os possíveis reajustes na gestão empresarial.

A sequência das funções do administrador forma o ciclo administrativo, e na medida em que se repete tal ciclo, ocorre uma contínua correção e ajustamento por meio de retroação. Assim o desenvolvimento de um ciclo permite definir quais correções que deverão ser introduzidas no ciclo seguinte, e assim por diante, como demonstrado na FIG.

Planejamento

Controle Organização

Direção

O ciclo administrativo conforme Chiavenato (2003)

Tais ações conduziriam a uma administração eficaz das atividades da organização.

Chiavenato (2003) salienta ainda que as funções do administrador que formam o processo administrativo são mais que uma sequência cíclica, pois elas estão intimamente relacionadas em uma interação dinâmica. O processo administrativo é cíclico, dinâmico e interativo.

Lody (1970) ressalta que as funções administrativas quando consideradas em um todo integrado formam o processo administrativo, mas quando consideradas isoladamente, o Planejamento, a Organização, a Direção e o Controle constituem as funções administrativas.

Planejamento

A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo, fica cada vez mais evidenciada com o advento da globalização, pois as mesmas procuram se estruturar, reduzindo hierarquias e corrigindo distorções, para buscar uma adequação de seus custos juntamente com uma qualificação primorosa, e com isto obter uma maior qualidade nos seus serviços.

Necessário se faz então o planejamento. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los, pois as empresas não trabalham na base da improvisação. O planejamento define aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando deve ser feito e em que seqüência, sendo uma técnica para absorver a incerteza e permitir mais consistência no desempenho da empresa.

Com esta nova realidade, os administradores das organizações serão julgados por sua capacidade de identificar, cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o crescimento possível e sustentável, o que implica necessariamente repensar o conceito da corporação.

Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis, se adaptando às mudanças de ambientes externos. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de mão-de-obra, os fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a comunidade, a tecnologia e, principalmente, os consumidores dos serviços.

Neste contexto, o Planejamento significa:

• Formulação sistemática de objetivos e ações alternativas, que ao final, a escolha se dará sobre a melhor ação;

• Implicações futuras de decisões presentes, pois é um processo de decisões inter-relacionadas e interdependentes que visam alcançar objetivos previamente estabelecidos;

• Definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los.

• É onde se pretende chegar, o que deve ser feito,