O Processo Administrativo

O Processo Administrativo

O planejamento, .

Processo é qualquer fenômeno que apresente mudanças contínuas no tempo, fazendo com que os acontecimentos e as relações sejam dinâmicos, e não uma coisa parada, estática. Deve ser móvel, não tendo começo, nem fim, nem seqüência fixa de eventos. Os elementos do processo agem uns sobre os outros, e cada um pode afetar todos os demais.

Os elementos do processo administrativo, (as funções), não são entidades separadas, mas parte integral de uma entidade maior. O processo administrativo quando visto de forma simplista apresenta as funções do administrador apenas como um processo seqüencial:

Planejamento organização direção controle

Veremos a seguir, cada uma dessas funções separadamente

Planejamento Organização Direção Controle p/alcançá-los; - Programar atividades

- Designar as atividades

- Agrupá-las em órgãos e cargos; - Alocar os recursos

- Definir a autoridade e

- Designar as pessoas - Coordenar os esforços

- Liderar Orientar

- Monitorar o desempenho

- Avaliar o desempenho - Ação corretiva

O Processo Administrativo: Planejamento, organização, direção e controle

O Planejamento

A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo, fica cada vez mais evidenciada com o advento da globalização, pois as mesmas procuram se estruturar, reduzindo hierarquias e corrigindo distorções, para buscar uma adequação de seus custos juntamente com uma qualificação primorosa, e com isto obter uma maior qualidade nos seus serviços.

Necessário se faz então o planejamento. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los, pois as empresas não trabalham na base da improvisação. O planejamento define aonde se quer chegar, o que deve ser feito, quando deve ser feito e em que seqüência, sendo uma técnica para absorver a incerteza permitir mais consistência no desempenho da empresa.

Com esta nova realidade, os administradores das organizações serão julgados por sua capacidade de identificar, cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o crescimento possível e sustentável, o que implica necessariamente repensar o conceito da corporação.

Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis, se adaptando às mudanças de ambientes externos. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de mão-de-obra, os fornecedores, o sistema financeiro, os sindicatos, a concorrência, a comunidade, a tecnologia e, principalmente, os consumidores dos serviços. Para entendermos o planejamento, vamos considerar algumas definições:

Objetivo é o alvo que se pretende atingir, podendo ser geral ou específico. Exemplo de objetivo geral é aumentar a competitividade da organização; objetivo específico é aumentar a fatia de mercado.

Meta é um objetivo quantificado com prazo de duração. Exemplo de meta é atingir e manter de maneira lucrativa e ética, fatia de mercado de 40% em doze meses.

Desta forma, Planejamento significa:

- a formulação sistemática de objetivos e ações alternativas, que ao final, a escolha se dará sobre a melhor ação;

- Diz respeito a implicações futuras de decisões presentes, pois é um processo de decisões inter-relacionadas e interdependentes que visam alcançar objetivos previamente estabelecidos;

- Definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. - É onde se pretende chegar, o que deve ser feito, quando e em que seqüência, como dito anteriormente.

O processo de planejamento é mais importante que seu produto final se identificando com prováveis mudanças, estabelecendo assim uma harmonia entre a organização e seu meio ambiente. Cabe salientar que deve ser feita a diferenciação entre planejar e improvisar dentro das organizações. Planejar é a elaboração de um esquema para agir e alcançar o objetivo proposto. Improvisar é agir ao acaso. Com isto, podemos identificar dois tipos de organizações. A primeira, com alta capacidade de planejar, praticamente não terá necessidade de improvisar. A Segunda, com baixa capacidade de planejar, certamente terá grande necessidade de improvisar; as empresas não podem trabalhar na base da improvisação.

As etapas do planejamento

O planejamento possui três etapas: - O estabelecimento dos objetivos a alcançar

- Tomada de decisões a respeito das ações futuras - Elaboração de planos

1. Estabelecimento dos objetivos

A definição dos objetivos e a elaboração dos planos para alcançá-los é o começo do planejamento. Mas o que é objetivo? Objetivos são resultados previamente estabelecidos, que devem ser atingidos em certo período de tempo (metas), ou ainda, são pretensões futuras que, alcançadas deixam de ser objetivos e se tornam realidade.

Os objetivos em relação ao tempo podem ser: imediatos, acessíveis e imaginários.

Explicando melhor, quanto mais os objetivos distanciam-se no tempo, mais se tornam imaginários.

À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados, os objetivos acessíveis tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis, havendo uma contínua evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados.

Hierarquia dos objetivos

As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo, havendo assim a necessidade de uma hierarquia de objetivos. Os objetivos da empresa são os mais importantes e predominam sobre todos os outros objetivos, e os objetivos de cada divisão predominam sobre os objetivos de cada especialista. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos específicos.

Desdobramentos dos objetivos

Como conseqüências da hierarquia dos objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos, que podem ser fixados pela empresa em políticas organizacionais, diretrizes, metas, programas,