Organização e Métodos: SI Gerenciais, Estruturas Organizacionais, Departamentalização e Atribuições das Unidades Organizacionais

EDUARDO GASPAR ROCHA DE MORAES

UNIDADE 2

SISTEMA DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS

O capítulo dois apresenta os principais aspectos dos sistemas de informações gerenciais, que busca aproximar os dados das informações, melhorando os níveis de eficiência das organizações e transformá-los em vantagem competitiva frente a seus concorrentes.

O autor diz que deve-se diferenciar dados de informações. O que diferencia dados de informações é o conhecimento propiciado ao tomador de decisões, devendo o executivo obter o conhecimento através de dados transformados, que lhe propicia um processo dinâmico, permitindo ao executivo o posicionamento diante de uma situação.

Independente do nível hierárquico ocupado, o executivo é um tomador de decisões e necessita de elementos para caracterizar o problema, compreender o ambiente que rodeia as decisões e identificar os impactos de suas decisões para a empresa. A tomada de decisões é um elemento básico no processo administrativo e para ser efetuada de forma adequada, precisa de um sistema de informações eficiente, para o correto processamento do dados e sua transformação em informação, auxiliando o processo decisório.

A informação tem sido tratada como recurso vital, uma vez que afeta a produtividade, lucratividade e as decisões estratégicas da empresa.

Diante da importância da informação e da relevância do uso da tecnologia em sua gestão, se faz necessária uma administração adequada dos recursos envolvidos no processamento da informação.

O sistema de informações gerenciais pode trazer inúmeros benefícios para as empresas, desde a redução de custos operacionais a melhorias na produtividade, no acesso às informações, na tomada de decisões e na adaptação da empresa para enfrentar cenários não previstos.

Para usufruir das vantagens do sistema de informações gerenciais, devem ser observados aspectos como o adequado envolvimento da alta e média administração com os sistemas de informação, a habilidade dos executivos em identificar a necessidade de informações, entre outros, que auxiliam no processo da tomada de decisões.

O sucesso de uma decisão pode depender de um processo de escolha adequado.

As decisões podem ser classificadas como programadas e não-programadas. As programadas se caracterizam pela rotina e repetitividade, enquanto que as não programadas geram inovação.

As decisões devem ser tomadas levando-se em conta os riscos e os recursos a disposição, e podem estar sob condições de certeza, de incerteza ou de risco.

Os sistemas de informações gerenciais envolvem todas as áreas da empresa e suas funções podem ser agrupadas em duas áreas funcionais. A área fim, onde se encontram os setores de produção,vendas e marketing, e a área meio, que compreende a gestão financeira, de recursos humanos, entre outros setores.

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EDUARDO GASPAR ROCHA DE MORAES

UNIDADE 3

ESTRUTURAS ORGANIZACIONAIS

A estrutura organizacional pode ser conceituada como a ordenação e o agrupamento de atividades e recursos, visando os objetivos propostos e os resultados esperados, e é uma ferramenta básica para o alcance desses objetivos.

No contexto da estrutura organizacional, o executivo é responsável por planejar, organizar, dirigir e controlar a empresa e para executar essas tarefas, é imprescindível uma boa estruturação da empresa, que traz benefícios como informações e feedback aos funcionários, identificação das tarefas que precisam ser executadas, organização de funções e responsabilidades.

Toda empresa tem sua organização formal e informal.

A formal é deliberadamente planejada e representada pelo seu organograma e reconhecida juridicamente de fato e de direito. É estável e sujeira a controle por parte dos gestores e tem ênfase em posições de autoridade e responsabilidades.

Já a estrutura informal, se desenvolve espontaneamente a partir da interação social entre as pessoas. A ênfase desta estrutura está nas pessoas, não se sujeita a controle, é instável, ligado aos sentimentos das pessoas e desenvolve canais de comunicação. Ela traz vantagens para a empresa, complementando a estrutura formal, dando mais agilidade nos processos, reduzindo a carga de comunicação da chefia e integrando e motivando as pessoas. Por outro lado, é difícil exercer controle sobre essas relações e pode causar atritos entre as pessoas.

O surgimento da estrutura informal se dá pela interação entre as pessoas causada pela própria estrutura formal, quando há entre as pessoas interesses em comum, disputas de poder e o rodízio de pessoas entre os setores da empresa. Quando os interesses das pessoas forem os mesmos da organização e os executivos souberem utilizar a estrutura informal, isso representará uma grande vantagem para a organização.

Para o desenvolvimento da estrutura organizacional devem ser considerados seus componentes (sistemas de comunicação, de responsabilidade e de autoridade), condicionantes (objetivos e estratégias, ambiente, tecnologia e recursos humanos), e os níveis de influencia (estratégico, tático e operacional).

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EDUARDO GASPAR ROCHA DE MORAES

UNIDADE 4

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Departamentalização é uma divisão do trabalho por especialização dentro de uma estrutura organizacional da empresa. Existem várias formas de se fazer a departamentalização. Por funções, por produtos, por territórios, por clientes, por processos, por projetos, matricial e mista.

A departamentalização por funções agrupa numa mesma unidade todas as pessoas que exercem atividades semelhantes. Pode ocorrer em qualquer nível e normalmente se encontra mais perto da cúpula. É aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos.

A departamentalização por produto é feita de acordo com as atividades relacionadas com cada produto ou serviço da empresa. Um exemplo são as lojas de departamentos.

A departamentalização territorial é o agrupamento de atividades de acordo com os lugares onde estão localizadas as operações da empresa. Como exemplo podem ser citados os grandes bancos, que possuem suas superintendências regionais, responsáveis pelas operações em sua região de abrangência. Permite o foco nas necessidades singulares de sua área.