PLANEJAMENTO DE EVENTOS: O DIFERENCIAL COM A PARTICIPAÇÃO DOS EXECUTIVOS

PLANEJAMENTO DE EVENTOS: O DIFERENCIAL COM A PARTICIPAÇÃO DOS EXECUTIVOS

Camila Lima Santana Costa – [e-mail]

MBA EM GESTÃO EMPRESARIAL – FORMAÇÃO PARA CEO

Instituto de Especialização do Amazonas - ESP

Manaus, AM, 23/09/2020

RESUMO: O presente artigo tem como missão debater a atuação do profissional do Secretariado Executivo das organizações para a realização de eventos, e quais possíveis adições que estes possam vir a trazer para as suas respectivas empresas. O trabalho foi desenvolvido por meio de pesquisas bibliográficas, que procuram demonstrar a importância da organização de eventos nas empresas. Busca, também, enfatizar quais são os benefícios do planejamento, assim como a importância de se estipular passos a serem seguidos na sua realização, assim como a perícia do profissional da área secretarial que o torne capaz de exercer as funções necessárias para a execução de tais acontecimentos com praticidade e agilidade que lhe são necessárias. O artigo também cita a importância da gestão de pessoas, pois os eventos são organizados por pessoas dentro das organizações, e feito para pessoas, seja o público interno ou o público externo. Lidando com pessoas e constantes mudanças no cenário empresarial, nota-se também como os treinamentos e capacitações trazem benefícios aos colaboradores. Com tal perícia, o profissional pode vir a trazer resultados extraordinários à organização, como fechamento de contratos de grande valor, ou estreitamento das relações dessa com clientes, fornecedores e mídia. Desta maneira, os eventos tornaram-se um objeto de extrema relevância no ambiente corporativo. 

Palavras chaves: Planejamento de Eventos. Empresas. Pessoas. Gestão. Executivos.

 

1. INTRODUÇÃO

O planejamento de eventos é uma atividade que traz inúmeros benefícios às organizações em geral, pois seu objetivo é divulgar a imagem da instituição e estreitar seus relacionamentos com os clientes, fornecedores e público em geral. Evento pode ser definido como qualquer acontecimento que desperta interesse especial, como espetáculo, exposição ou competição, capaz de atrair público e de mobilizar meios de comunicação internos ou externos.

Deste modo, a realização de um evento depende prioritariamente do planejamento, e para planejar é essencial reunir todas as informações necessárias. Com isso, almejar analisar a seriedade da realização de eventos pelas organizações, bem como a maneira de desenvolvê-los através da gestão de pessoas, treinamentos, capacitações e motivação é necessário afim de que estes atinjam as finalidades pré-estabelecidas.

A proposta do artigo é mostrar características que o os executivos das organizações possuem, tanto na área de organização de eventos quanto na gestão de pessoas – tais pessoas que são peças-chave para a organização de eventos, que serão realizados para o público interno e/ou externo. Demonstra-se conhecimento para o incremento de atividades em eventos, de modo que venha a contribuir com o sucesso e propagação da marca da empresa através de eventos.

             Assim, primeiramente será feita uma breve conceituação de eventos; no segundo tópico serão relatados os passos a serem seguidos no planejamento, na execução e na sua avaliação. Em um tópico específico, demonstra-se a importância da gestão de pessoas. A seguir, relata-se a importância do treinamento e capacitação dos colaboradores que irão realizar os eventos, que acabam gerando uma motivação nos colaboradores para a melhor realização das atividades. Após isso, em outro tópico, é possível entender os acrescentamentos que os eventos trazem para o negócio da empresa e, por fim, o último tópico analisa a ação dos executivos da empresa na área de organização de eventos.

1. PASSOS A SEREM ADOTADOS NO PLANEJAMENTO DE EVENTOS

            Para que as etapas iniciais estabelecidas para a realização de um evento sejam cumpridas à risca, e todas as metas traçadas sejam alcançadas é necessário que se siga um roteiro pré-estabelecido.

Salienta Veloso (2001, p.39), a organização de eventos obedece a uma sequência lógica pontuada por procedimentos. As primeiras questões a se formalizar são a natureza do evento, o público a quem se destina, em quanto importa o investimento financeiro. O custo benefício entra como fator decisivo para se realizar ou não o evento.

           Sendo assim, pode entender-se que cada passo do planejamento de eventos é uma tarefa cheia de detalhes, que exige um trabalho minucioso. Os executores de tais tarefas, então, devem ter um alto grau de conhecimento e responsabilidade. Por este motivo, a participação em todas as etapas do planejamento de um executivo torna-se essencial. Com isso, para que tal planejamento atinja os objetivos e torne-se válido, é necessário que seja criterioso e englobe alguns tópicos, que segundo Cesca (2008) são: objetivos, públicos, estratégias, recursos, implantação, fatores condicionantes, acompanhamento e controle, avaliação e orçamento.

            Na parte inicial, onde são expostos os objetivos, tais objetivos são divididos em duas categorias: os gerais e os específicos. É traçado o que se pretende com o evento, que tipo de público é o alvo principal, para que se destina o evento, além dos participantes em geral. Em seguida, serão desenvolvidas estratégias que atraiam o público a participar.

            Como expõe Antoni (2004, p.13), “o desenvolvimento de vantagens competitivas permite que as organizações obtenham desempenho superior em relação à de seus concorrentes, através de um maior valor agregado junto aos clientes.” Portanto, toda dedicação no planejamento inicial, organização e avaliação dos resultados após o evento será fundamental para que a organização possa ressaltar seus diferenciais dos demais concorrentes, e assim, possa aumentar o número de consumidores.

Uma vez que um evento é bem-sucedido, a empresa pode dessa forma alavancar suas vendas, sua imagem perante à sociedade consumidora, conquistar uma imagem diferente das demais concorrentes. O evento desta forma torna-se uma estratégia comercial e de comunicação para atrair até mesmo investidores para a organização, promovendo seus produtos, potencializando vendas e contribuindo para a conquista de novos mercados.

Weber (2002, p. 30) informa que são realizados no Brasil mais de 320 mil eventos por ano, mobilizando cerca de 400 empresas organizadoras e atraindo quase 80 milhões de participantes.