Processos administrativos

Introdução

Este trabalho tem como objetivo conhecer os processos administrativos desenvolvidos em uma determinada empresa, que está em fase de mudanças e quebra de paradigmas, utilizando as Tecnologias e Ferramentas de Gestão. As tecnologias e ferramentas de gestão proporcionam conteúdo e conhecimento, nos preparando para termos uma visão sistêmica dos processos realizados na empresa e que serão analisados em seu desenvolvimento.

 Etapa 1

Desafio para o gestor contemporâneo.

Indústria de Subprodutos de origem animal Lopesco Ltda.3

Via Municipal Antônio Lopes, s/n, 18270000 - Tatuí

Segmento:

Beneficiadora de subprodutos de origem animal.

Produtos Fabricados/ Comercializados:

Beneficiadora de tripas bovinas, suínas, eqüinas e ovinas.

Porte

Empresa com aproximadamente 20.000 colaboradores espalhados em plantas em todo Brasil.

Missão e valores

A Lopesco esta empenhada com o desenvolvimento, produção e abastecimento da indústria alimentícia em nível mundial, com gêneros da mais alta qualidade e uniformidade.

Justificativa pela escolha:

É uma empresa em expansão, reconhecida no mercado onde esta inserida. O publico também reconhece sua trajetória de sucesso. Vemos isso crescente busca de postos de trabalho na empresa.

Como futuros administradores, entendemos que a organização obtém êxito. Como conseguiram? Que fatores a levaram a estar na lembrança dos clientes, fornecedores e de trabalhadores em busca de uma oportunidade? Como podemos agregar esses pontos positivos ao nosso conhecimento e praticá-lo em nossas carreiras?

É o que buscamos atingir nesse projeto.

Contato na empresa:

Marcelo Dias

Gerente Administrativo - Unidade Tatuí

Indústria de Subprodutos de origem animal Lopesco Ltda.

Via Municipal Antônio Lopes, s/n, 18270000 - Tatuí

Compreensão do Grupo:

Mudança Organizacional e Quebra de Paradigmas.

Como uma empresa deve se preparar para mudar sempre que necessário

A mudança organizacional é uma transformação com intuito de melhorar a eficácia da empresa, para conseguir manter-se no mercado, satisfazer o cliente e vencer concorrentes.

As Mudanças Organizacionais devem ser estudadas, planejadas para que surtam o efeito esperado e gerem credibilidade e estabilidade ao mercado e entre os colaboradores.

Quebra de paradigmas

Entendemos que paradigmas são modelos, referencias para lidar com lidar com situações. Em geral, empresas usam esses paradigmas para nortear suas ações. Com a atual transição rápida dos mercados, as empresas necessitam adaptar se a essas novas situações e nem sempre os paradigmas utilizados suprem a necessidade. Assim ocorre a quebra de paradigmas, dessas referencias porque tais indicadores não suprem a necessidade de respostas. Essas mudanças são um reajuste em busca de novas soluções.

Conceito

Gestor Organizacional

Gestor é administrador com novas responsabilidades. A ele se atribuições funções e habilidade como qualidade, criatividade, racionalização dos processos,flexibilização, a capacidade de planejar de maneira estratégica, alocar recursos (humanos, materiais e naturais) de maneira que seja possível atender a necessidade do mercado atual e atingir os objetivos traçados para a organização.

Papeis do gestor organizacional

Papéis Interpessoais: relativos ao relacionamento com as pessoas e construção conjunto dos resultados.

Símbolo/Representação: representa a função de estar presente em locais e momentos importantes (ex: cerimoniais, comparecer a casamentos, e outros eventos). Representa a organização, portanto é um símbolo desta.

Líder: Representa o tempo todo, pois ele é responsável por seus atos e de todos seus subordinados, motiva, treina, orienta.

Ligação: Mantêm relacionamentos que auxiliam o desenvolvimento de sua empresa e de outros. Ele faz o intercâmbio entre pessoas que irão gerar novos negócios ou facilitar os negócios existentes.

Papéis Informacionais: As organizações, o mercado, as pessoas vivem em torno da um fluxo intenso e contínuo de informações. Para um bom desenvolvimento, as empresas e os Administradores precisam saber receber, tratar e repassar essas informações.

Coletor: Busca as informações dentro e fora das organizações, procura se informar o máximo possível nas mais variadas fontes de informação. O papel é possuir o maior volume de informações relativas à organização.

Disseminador: Sua função é comunicar as informações à equipe para mantê-la atualizada e em sintonia com a empresa.

Porta - voz: quando é necessário comunicar informações para o publico que se localiza fora da organização. Deve possuir a sensibilidade para discernir entre o que pode ou não ser comunicado das informações empresariais.

Papéis

Decisórios: Empreendedor: assume ao tentar melhorar seus negócios propondo maneiras inovadoras ou novos projetos que alavanquem a organização.

Solucionador de problemas: encontra-se em um ambiente instável e suscetível a um variado leque de problemas. Ele deve atuar identificando esses problemas e apresentando soluções.

Alocador de recursos: deve encontrar o equilíbrio para alocar a quantidade correta de recursos e sua utilização. Deve ser um bom negociador, pois estará praticando esse papel constantemente em suas atividades. Ele deve negociar tanto com o ambiente interno como com o ambiente externo sempre objetivando os melhores resultados para sua empresa e para a sociedade.

Pergunta ao Gestor:

Qual sua opinião sobre Mudança Organizacional?

A Mudança Organizacional hoje é uma constante. Empresas que desejam adentrar, firmar-se ou permanecer no mercado não podem ser estáticas. Devem acompanhar essas transformações, quer tecnológica, econômicas, social e ecológica. Mas para que isso ocorra necessidade de reagir no momento certo para que as mesmas sejam produtivas e não negativas.

Não basta apenas mudar de forma inconseqüente. É preciso mudar e agir de tal forma que a organização inteira entenda que a mudança é produtiva e adapte-se a ela, para que funcione.

Também não é fácil. Às vezes os colaboradores se intimidam, não reage bem à informação. A insegurança, o medo de perder o emprego, novas tecnologias, pode gerar um bloqueio e ate um boicote da parte dos colaboradores. Por isso, desde a concepção, a mudança organizacional deve ser bem esclarecida e explicada aos colaboradores. Eles devem ter o máximo de informação a respeito. Deve-se estabelecer o que deseja.

E determinar como atingir.

Para ilustrar: tenha como exemplo uma empresa de prestação de serviços que após alguns anos de atividade, de se firmar no mercado, decida estabelecer certos padrões.

Alguns colaboradores estão ali desde a fundação da empresa e não entendem a necessidade de, por exemplo, contratar um gerente de vendas, um profissional de recursos humanos, que sejam mais severos com as formalidades de ponto eletrônico, saídas, estabelecer um padrão para as vendas, porque no inicio tudo era informal.

A mudança deve ser motivada para responder a uma necessidade – interna ou externa.

Quando bem elaborada:

- Direciona os colaboradores a como agir para atingir seus objetivos;

- Direciona os gestores a como gerir suas metas;

- Direciona a organização ao êxito

Observação do Grupo:

Com base nas informações obtidas nas aulas e no PLT, verificamos que as mudanças organizacionais e quebras de paradigmas estão presentes nos dia a dia das empresas e não devem ser tomadas de maneira leviana. O PLT informa que “... É indispensável que tenham estabilidade alta para que possam implementar mudanças.

Mudanças freqüentes geram imagem negativa em clientes e colaboradores. Nada pode ser mais destrutivo para uma organização estar em constante mudança. É como içar as velas num mar ser vento. É como uma nau a deriva. Nunca se sabe aonde vai aportar.

É necessário cuidado para não mudar por seguir a massa, modismos. Não é porque a mudança feita por um concorrente foi produtiva que o mesmo ocorrera conosco.

Assim, desde a concepção, deve-se avaliar e ter um rumo certo de onde se espera chegar. Ter um contato próximo com colaboradores, fornecedores e ate clientes, mesmos os clientes finais. É de grande importância que ele entenda o que buscamos, porque buscamos e como isso será benéfico a ele.

 Etapa 2

Tecnologias de Gestão Organizacional

Gestão de Qualidade Total

Desenvolvida entre 1950 a 1980, baseia-se no trabalho de autores como Cosby, Deming, Feigenbaum, Ishikawa e Juran.

É um dos sistemas mais utilizados e focados nas necessidades do cliente. Busca a melhoria continua em todas as áreas – prioriza a qualidade.

Alguns autores definem como “... controle exercido por todas as pessoas para satisfação das necessidades de todas as pessoas...”

Conceito de gestão é formado por seguintes premissas:

- Orientação voltada ao cliente;

- Qualidade em 1º lugar – sobreviver pelo domínio da qualidade;

- Agir por prioridades – identificar problemas e solucioná-los pelo grau de prioridade;

- Agir de acordo com fatos – falar, raciocinar, decidir a base dos fatos;

- Controle de processos – a empresa pode ser controlada a base destes;

- Dispersão– observar a dispersão e isolar a causa;

Ação de bloqueio – não tropeçar na mesma pedra duas vezes.

- Tome medidas preventivas de bloqueio para que o mesmo não ocorra novamente;

- Respeite o colaborador como ser humano;

- Comprometimento da alta hierarquia

Ishikawa refere-se à gestão como uma revolução no pensamento administrativo, baseado em seis princípios:

- Qualidade em primeiro lugar;

- Orientação ao consumidor – não ao produto;

- Foco no cliente e em suas necessidades;

- Usar dados para fazer recomendações;

- Respeito pela humanidade;

- Gerenciamento por funções cruzadas.

A Gestão de Qualidade também sofre criticas como as de Wood. Para ele, a Gestão esta em franca queda, por falta de retorno financeiro, ausência de integração de qualidade e estratégia. Propõe que para solucionar o problema é necessária maior participação do presidente das empresas, foco no consumidor e uso de benchmarking.

Terceirização:

As áreas e serviços que já terceirizados e os ganhos observados pelos gestores.

A cozinha e refeitório.

Foi informado que a cozinha era gerida por colaboradores da empresa. Mesmo assim, havia informes de desperdício, problemas no preparo das refeições (falta de asseio), muitas reclamações dos colaboradores. Alguns passavam mal.

Com a terceirização, houve considerável melhora. Higienização dos alimentos e assepsia no preparo foi um dos grandes diferenciais. Os funcionários passaram a ter duas refeições – café da manha e almoço. Com alimentação regular e balanceada, cardápio diversificado, produzido por profissionais, os colaboradores passaram a ser mais produtivos, baixou o numero de doenças relacionadas à má alimentação e do trato estomacal.

As áreas e serviços que podem vir ser terceirizados e quais os ganhos a respeito.

Portaria e Segurança.

A necessidade se deve ao fato de ser a portaria a primeira recepção, seja do colaborados, de alguém que busque uma recolocação no mercado, visitantes, terceiros que trabalham com logística, enfim, a portaria é uma das áreas onde há um grande fluxo de pessoas de diversas origens e, independente, deve-se fazer triagem dos mesmos e indicar prosseguimento.

Soubemos que a empresa paga treinamento a seus funcionários, para atuar na função. Porém, mesmo com esse treinamento ou reciclagem aos mais antigos, o atendimento ainda deixa a desejar. Alguns colaboradores, não possuem qualificações próprias e especificas a área de segurança e portaria, muitos não concluíram o ensino fundamental. Dessa maneira, a empresa não obtém plenamente o resultado dos recursos investido. Haveria a economia em treinamentos e a certeza de possuir colaboradores realmente capacitados.

A desvantagem que percebemos ser um entrave é o fato de, por ser uma empresa com costumes familiares, todos se conhecem, há maiores liberdades na tomada de decisão. Ter funcionários terceirizados, que ano se reportem a empresa cria distanciamento. Esses não seriam parte da empresa e caso ocorre-se alguma divergência,haveria mais envolvidos, o que poderia gerar demora na resolução.

Alem do fato das demissões ou readaptações que nem sempre são bem vindas por parte dos colaboradores que exerciam a antiga função.

Quanto ao custo é viável, visto que a empresa já tem um custo fixo anual com treinamentos (ao ser questionado referente ao custo o entrevistado não informou, citou apenas já estar no orçamento da empresa).

Principais características, vantagens e aplicações das tecnologias estudadas:

Benchmarking - Aprender com quem faz melhor.

É um processo contínuo de aprendizado e de descobertas que deve ser incorporado ao sistema gerencial. O ponto focal é: Como os outros conseguem resultados superiores? Criatividade, inovação e mente aberta são fatores chaves. Preparar-se para troca de informações fidedignas é fundamental.

Um dos maiores benefícios que o benchmarking trouxe as organizações foi à capacidade de reação e adaptação diante das mudanças, pois com a globalização, o tempo é um fator de extrema importância para que as organizações mudem suas estratégias e continuem competitivas e lucrativas diante desse mercado sem fronteiras.

A utilização do benchmarking auxiliando processos de melhoria contínua pode ser aplicada em todos os níveis da organização, e em seus vários contextos. O mais importante é a organização não perder tempo reinventando aquilo que os outros já fazem melhor.

Sua aplicação tem como base: melhoramento dos processos, melhoramento do desempenho, melhoramento das estratégias da organização, através da busca de melhores práticas naquelas empresas do seu ramo ou não, que são consideradas excelentes no seu negócio.

Gerenciamento com Livro Aberto

Caracteriza-se pela divulgação transparente de todos os dados organizacionais pelos responsáveis da organização. Acredita-se que todo time deve ter conhecimento de tudo que ocorre dentro da organização.

Reengenharia

Tem como maior característica uma mudança radical na empresa, onde processos são substituídos por novos processos. Busca-se fazer mais com menos. Também é conhecida como horizontalizarão da empresa, pois propõe nova maneira de administrar.

As vantagens em sua aplicação são determinadas por melhor qualidade, aumento da velocidade de produção e redução de custos, possibilitando ter um produto ou um serviço com preço mais competitivo.

Empowerment

Empowerment tem como característica principal o fato do líder delegar autoridade e responsabilidade às pessoas de sua equipe, essa ação as torna mais ativas e proativas dentro das organizacionais. Elas se sentem parceiras.

Uma das vantagens é que se diminui a burocracia ao resolver situações problemas com clientes. O Colaborador tem a autonomia de decisão em algumas situações, podendo resolver diretamente com o cliente, sem ter de repassá-los a um superior, tornando a vida corporativa mais fácil.

Gestão Organização Horizontal:

Caracteriza-se pelo achatamento da estrutura, reduz níveis hierárquicos. Contribui para a aproximação dos níveis institucionais (comandos) com os operacionais (execução) reduzindo problemas de comunicação entre os níveis, agilizando e democratizando a tomada de decisão.

As vantagens em sua aplicação constituem em equipes interfuncionais, inter-hierárquicas, fluxo livre de informações. Descentralização da tomada de decisão e baixa formalização. O conceito nesse projeto é que o colaborador não tem um cargo especifico. Ao ser contratado ele é designado para um projeto, talvez agregando maior responsabilidade. Findado o mesmo, ele pode ser transferido para outro projeto onde ocupe uma posição sem tanto destaque, ou mesmo ser demitido. Se ganha flexibilidade e produtividade.

Aprendizagem Organizacional

Capital Intelectual e Gestão de Conhecimento

Essa abordagem defende a melhoria dos processos, por meio de aprendizagem individual e coletiva dos colaboradores, para que haja possibilidade de expandir a capacidade de criar resultados.

Estimula-se a interação humana na empresa para que o processo de mudança aconteça por meio de criação e inovação, ressaltados da aprendizagem organizacional, conquistando vantagem competitiva.

O Capital Intelectual é um ativo permanente da empresa, mesmo em momentos de crise econômica ela possui conhecimento, experiências, por isso a necessidade deve zelar por ela. Ligar o capital intelectual – seus colaboradores, parceiros- com o ideal da empresa, o que ela busca.

Gestão de conhecimento é uma estratégia que tem por objetivo criar, disseminar, armazenar nas rotinas trabalhistas, o conhecimento desenvolvido pela organização, usando a capacidade dos colaboradores em interpretação de dados, informações, cultura, personalidade.

Benefícios em gerir o conhecimento no capital humano.

Em busca de maior produtividade, rentabilidade e menores custos, grandes empresas procuram propostas de gestão que dêem o resultado esperado, sem grandes mudanças empresa, por isso pode gerar perda de identidade.

Analisando a empresa em estudo, observamos a utilização da abordagem.

A aprendizagem organizacional seria proveitosa.

A aprendizagem Organizacional parte da premissa de melhorar os processos por meio da aprendizagem individual e coletiva, de maneira que as pessoas tenham espaço a expandir sua capacidade de criar resultados.

A empresa deve ter a capacidade de reter tais profissionais porque possuem potencial de agregar valor a organização diante de clientes, investidores por sua competência e formação.

Gerir conhecimento é uma estratégia que tem por objetivo criar, disseminar, armazenar o conhecimento desenvolvido pela organização, usando a capacidade dos colaboradores na interpretação de dados cultura, personalidade. As organizações bem sucedidas obtêm resultados favoráveis.

Benefícios obtidos pela adoção da gestão de conhecimento

- Melhor aproveitamento do conhecimento já existente

- Diferenciação em relação às demais empresas

- Agilidade na tomada de decisões

- Otimização dos processos

- Redução de custos

- Aumento das receitas

Destacamos ainda que, entre as ferramentas para promover a disseminação e compartilhamento do conhecimento usualmente estão "na cabeça" das pessoas. Esse é um indício da importância atribuída às pessoas. Por tudo isso, a análise feita para verificar a melhor abordagem a gestão do conhecimento tende a crescer em progressão geométrica entre as empresas brasileiras.

 Etapa 3

Ferramentas de Gestão Organizacional

A escolha do melhor sistema de informações gerenciais deve se pautar por: Qual a finalidade de um sistema de informações? A razão mais forte pelas quais existem sistemas é a resolução problemas organizacionais e para reagir a uma mudança no ambiente. Eles direcionam a resolução de problemas organizacionais internos, e a conseqüente preparação para enfrentar as tendências da crescente competitividade de mercado.

Assim, a escolha deve se identificar a empresa.

Por que utilizar Sistemas de Informação Gerenciais?

Devido ao grande e crescente volume de informações que as empresas possuem. Porque auxilia o gestor na tomada de decisão mais rápida e de fontes seguras, pois apresenta as informações necessárias e já propiciando uma visão das decisões. Assim a empresa garante um grande diferencial em relação aos concorrentes. Também fortalecem o plano de atuação das empresas, possibilitando o acompanhamento das rotinas econômico-financeiras, proporcionando um panorama seguro da organização e uma melhor alocação de investimentos.

Dá suporte às funções de planejamento, controle e organização de uma empresa, fornecendo informações seguras e em tempo hábil para tomada de decisão.

Tomada de decisão as Cegas – não existe.

Não é possível a tomada de decisão sem base, sem analise. É preciso que o gestor tenha informações, relatórios de apoio ao processo decisório. A decisão pode ser tomada em condições de certeza, condições de incerteza e condições de risco. Podem oferecem um grau de risco menor ou maior. Mas é preciso ter histórico, analise do todo para determinar a posição da empresa. Arriscar ou Recuar. O risco em tomar decisões não abalizadas é literalmente, arruinar a empresa.

Bibliografia:

Tecnologias e Ferramentas de Gestão – Decio H. Franco, Edna A Rodrigues, Moises M Cazela

Web Site:

http://www.administradores.com.br

http://www.administradores.com.br/informe-se/artigos/administrador-habilidades-e-caracteristicas/13089/).

http://sobolhardeumrp.blogspot.com/

http://www.directionrh.com.br