RELATÓRIO PARCIAL DE ESTÁGIO OBSERVAÇÃO EMPRESARIAL

RELATÓRIO PARCIAL DE ESTÁGIO - OBSERVAÇÃO EMPRESARIAL

SEMESTRE 2019.03

Aluno (a): 

Matrícula: 

Empresa: JSL S/A

Endereço da empresa: 

Telefone da empresa: 

Site/e-mail da empresa: http://www.jsl.com.br

APRESENTAÇÃO DA EMPRESA

A JSL atua no mercado desde 1956 e possui clientes de diversos setores da economia brasileira, é a empresa com o mais amplo portfólio de produtos e serviços logísticos do Brasil, desenvolvidos para trazer as melhores soluções para seus clientes. Presente em todo o território nacional e mais quatro países do Mercosul, a empresa, que é líder no segmento em que atua, presta serviços de alto valor agregado, que vão desde o transporte de cargas até a terceirização total das cadeias logísticas, sempre de forma integrada, flexível, customizada e ágil, busca criar condições para o crescente desenvolvimento de nossos clientes e assegurando o contínuo relacionamento.

A atuação e liderança no mercado brasileiro se deve a capacidade que a JSL têm de planejar, implantar e operar serviços customizados, acompanhando as necessidades dos seus clientes. Por isso é reconhecida por seus clientes pelo alto nível de excelência na prestação de serviços.

A) PROCESSO DE TRABALHO – DADOS RELATIVOS AO LOCAL DE ESTÁGIO

Função exercida:

Atuo como assistente administrativo no setor de Gestão de Frota, na área de locação e manutenção de automóveis para iniciativas privadas.

Descrever o processo de trabalho indicando as atividades desempenhadas:

Cabe ao assistente desempenhar atividades de apoio administrativo. As atividades inicialmente foram desenvolvidas de forma gradativa para que fosse possível conhecer a empresa e suas diretrizes e também para facilitar a aprendizagem. As principais atividades desempenhadas são: controle, análise e arquivamento de documentos e processos de avarias; elaborar e alimentar planilhas e relatórios; realização de atividades pertinentes ao processo de pagamentos de prestadores; emitir e enviar ordens de serviço para faturamento dos fornecedores; treinamento e suporte aos jovens aprendizes.

Apresentar fluxo ou mapeamento das atividades desenvolvidas:

Emissão de ordens de serviços para prestadores

Diariamente a analista de operação envia as informações dos atendimentos de remoção por guincho realizados no dia anterior, incluindo o número do atendimento gerado e a placa do veículo rebocado. Em seguida, confiro se o prestador entregou o check-list, pois a Ordem de Serviço só será liberada mediante a entrega desse documento, que depois será encaminhado ao cliente comprovando o início do atendimento ao veículo.

Se não recebo o check-list, entro em contato com o prestador para solucionar problemas de atraso na entrega. Quando recepcionado o check-list, abro a Ordem de Serviço Externa no sistema Vetor dentro do atendimento criado para a manutenção do veículo, com as informações do prestador, o trajeto, a data do serviço e o valor, além de anexar o check-list digitalizado. Repito o procedimento com todos os atendimentos realizados no dia anterior.

Depois, consolido todas as Ordens de Serviço abertas na planilha de controle e envio ao setor responsável pela aprovação. Quando aprovadas, geram um número de pedido específico, então salvo cada arquivo em formato pdf e encaminho aos prestadores para que possam emitir a nota fiscal para o faturamento.

Anualmente são realizados ensaios de emissão acústica e elétricos na frota. O procedimento é semelhante, porém se altera o tipo de serviço e a documentação comprobatória, que são os laudos técnicos. Esses documentos são digitalizados, salvos na rede compartilhada e depois encaminhados ao cliente.

Análise, controle e organização de documentação

A atividade inicia-se com consolidação do relatório de devolução de veículos fornecido pelos controladores de frota, a fim de fazer o acompanhamento do movimento do dia anterior para assim gerar uma análise de resultados. Após o recebimento dos check-list, analiso cada documento procurando inconsistências comparando com as informações do relatório. Caso haja inconsistências informo aos controladores para alinhamento de informações e providencio as devidas correções.

Depois, alimento a planilha de controle com as datas de devoluções dos veículos ao cliente para fim de medição e faturamento com o cliente. Digitalizo os documentos e coloco na pasta da rede compartilhada para fins de consulta e backup, organizados em pastas por placas de veículos, uma maneira de facilitar a busca e o acesso por toda a equipe com objetivo de contribuir para a eficácia administrativa. Logo após, envio o arquivo digital para o cliente por e-mail, como uma prévia sinalizando as movimentações dos veículos.

Em seguida, preparo um protocolo com os dados dos documentos e envio as vias originais ao cliente. Registro na planilha de controle as datas relacionados a entregas dos documentos físicos. Por fim, envio diariamente por e-mail o relatório de controle de entregas de checklist para coordenador de operações.

Período de tempo que desenvolveu ou desenvolve a atividade:

Emissão de ordens de serviço para faturamento – de 01/01/2019 até a data atual.

Análise, controle e organização de documentação – de 01/01/2019 até a data atual.

B) CORRELACIONAR AS ATIVIDADES DESENVOLVIDAS COM OS OBJETIVOS FINAIS DA ORGANIZAÇÃO

Missão da empresa:

“Oferecer serviços e soluções logísticas, com gente comprometida, criando valor para clientes e acionistas, e contribuindo para o desenvolvimento das comunidades onde atua”.

Contribuição das atividades desenvolvidas por você para o alcance dos objetivos organizacionais.

O objetivo principal da empresa é entender seus clientes para atendê-los com qualidade e agilidade e oferecendo serviços e soluções inovadoras. Assim busco oferecer excelência em produtividade, atender as exigências do cliente, cumprir com seus prazos de entrega, padrão de qualidade, garantir que os padrões de produtividade sejam seguidos, cumprir o contrato entre partes sem causar algum tipo de prejuízo financeiro à empresa qual trabalho.