Sistema de custos

1. INTRODUÇÃO

O administrador tem muitos instrumentos de controle a sua disposição e estes são baseados em dados de custos, se destacam entre eles, os custos padrão, os custos pela responsabilidade e os orçamentos. É necessário que se tenha uma contabilidade de custos bem organizada para dar ao administrador condição necessária de exercer comparação constante entre o que esta sendo realizado e os padrões predeterminados.

È necessário que haja uma boa organização para que as fases de planejamento e de controle possam ser bem sucedidas. Os planos e as fases de controle devem estar bem definidas afim de que todos, dentro da organização, que tenham uma certa parcela de responsabilidades pelo cumprimento dos objetivos, conheçam suas obrigações e, sobretudo, o modo pelo qual seus desempenhos serão avaliados.

Neste trabalho, abordarei os principais aspectos ligados à função da Contabilidade de Custos como uma das formas de Controle de custos. Inicio discutindo o próprio conceito de controle.

2. Significado de Controle

Controlar significa verificar a conformidade entre o real e o planejado, planejar e controlar são por isso atividades tão interligadas que muitas das vezes parece difícil tentar traçar linhas rígidas de separação entre elas.

Uma forma simples de entendermos o amplo conceito de Controle talvez seja respondermos a uma indagação como esta: “Quando é que posso dizer que tenho controle da minha situação financeira particular (doméstica)?” Para podermos concluir pela resposta correta, talvez tenhamos que formular e responder pelas outras indagações intermediarias: a) “Conheço bem a origem e o valor de cada receita e o destino de cada despesa minha?”; b) “Estão elas dentro dos valores e limites que deveriam estar?”; c) “Quando algumas delas se desviam do comportamento que deveria ter, tenho eu conhecimento rápido disso?”; d) “Sou capaz de identificar também rapidamente a razão do desvio?”; e) “Tomo alguma atitude para corrigir esses desvios quando tenho condições de fazê-lo?” Se as respostas a estas cinco indagações são afirmativas, podemos então tranquilamente agora responder à pergunta inicial. Afinal, Controlar significa conhecer a realidade, compará-la com o que deveria ser, tomar conhecimento rápido das divergências e suas origens e tomar atitudes para sua correção. Esse mesmo conceito é o aplicável a qualquer setor ou atividade de uma empresa. Pode-se dizer que a empresa tem Controle dos seus Custos e Despesas quando conhece os que estão sendo incorridos, verifica se estão dentro do que era esperado, analisa as divergências e toma medidas para correção de tais desvios. Isso nos permite concluir que nenhum Sistema de Custos, por mais completo e sofisticado que seja, é suficiente para determinar que uma empresa tenha total Controle deles. Principalmente porque a fase mais importante do ciclo para essa finalidade é a tomada de decisões com respeito à correção dos desvios. Mas podemos concluir que um Sistema de Custos pode ser de grande importância para que se consiga obter Controle, desde que devidamente completado por essa fase de correção. Podemos até dizer que dispor de um bom sistema de custos é condição não suficiente, mas necessária. Vemos que há uma grande ligação entre Custos e Orçamento; este é, no sentido mais amplo, o grande instrumento de Controle.

Contabilidade de custos pode ser uma parte do processo de controle como um todo.

3. Alguns Problemas Decorrentes de Custos para Controle

A primeira grande função do Sistema de Custos é o conhecimento do que ocorre. E esse primeiro levantamento já começa a causar diversos problemas de natureza comportamental dentro de qualquer empresa.

Mesmo quando ele é implantado não com essa finalidade de Controle, acaba por provocar reações. Funcionários, que antes nunca estiveram obrigados a dar pormenores rotineiramente do que ocorre em suas seções, passam a ver o Sistema de Custos como uma forma de a direção da empresa espioná-los e controla-los. Chefes de Setores, normalmente galgados a essa posição por se terem sobressaído como bons técnicos, mas não necessariamente como bons administradores, tendem a não ver com bons olhos uma obrigação de informar sistematicamente tudo o que ocorre dentro do setor que é de sua responsabilidade. Se souberem então que seu desempenho estará sendo cotejado com alguma forma prevista de comportamento maiores reações ainda tenderão a existir. Por isso, toda e qualquer implantação de Sistemas de Custos costuma ter um problema de reação das pessoas, mesmo quando o Sistema não está voltado precipuamente para a função de Controle; imagine-se então quando se destina também a cumprir essa finalidade. Mas não deve ser esse fato admitido como determinante do não-uso de Custos para Controle. Deve, isso sim, ser bem analisado, para que se consiga atingir o objetivo por meio de implantação gradual, educação do pessoal, sua conscientização da necessidade do Sistema, e para que se consiga reduzir ao mínimo esses tipos de reações.

4. Custeamento pela Responsabilidade

Para alcançar seus objetivos qualquer instituição ou empresa terá que organizar-se em componentes (departamentos, seções e unidades) em que sejam caracterizadas a responsabilidades e a autoridade. Quando as atividades de uma empresa são múltiplas e complexas, é necessário que ela disponha de grupos de pessoas que, se responsabilizando por uma parcela de atividade, procurem otimizar seus desempenhos individuais. Para as finalidades de ajustamento destes desempenhos as metas gerais, a coordenação e o controle são imprescindíveis.

O processo para o estabelecimento de um adequado