Sistema digital estatal de contabilidade (SPED)

Por mais que foque na atividade principal do seu negócio, todo empresário precisa cuidar de algumas formalidades, especialmente a contabilidade.

Se existe um assunto quente no mundo atual da contabilidade, este assunto é o SPED e suas variações: SPED Contábil, SPED Fiscal, EFD Contribuições, NFe e por aí vai.

Uma coisa bem importante de saber é o que é o SPED e como ele vai impactar a contabilidade da sua empresa. Especialmente o EFD-Contribuições, que afetará muitas empresas agora no curto prazo.

Para tirar essas dúvidas, conversei com o pessoal do nosso escritório de contabilidade, Syhus. Depois de um bom tempo de conversa, achei legal fazer um compilado das principais dicas e explicações sobre o que é o SPED e como isso muda o dia-a-dia do empreendedor brasileiro.

Com isso, caro empreendedor brasileiro, aqui vão as respostas a algumas perguntas para você se preparar para o SPED:

1- O que é o SPED? De onde veio?

E lá vem história…

É o Sistema Público de Escrituração Digital. Basicamente, os responsáveis por acompanhar processos contábeis falaram “Hum, acho que chega de papel, hein?!”. Com isso, traçaram um plano para transformar tudo que é escrituração (documentos contábeis que toda empresa tem que entregar) em arquivo digital, indo de camada em camada. Esse processo começou em 2007.

2- Quais são os tipos de SPED e como isso atinge cada tipo de empresa?

SPED Contábil

 O que é – ele substitui os Livros: Diário e Razão. Ou seja, em vez de fazer 2 livros físicos, se faz 1 arquivo digital.

 Quem participa – empresas com tributação pelo lucro real.

 Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

SPED Fiscal

 O que é – empresas que lidam com produtos devem fazer o livro de saídas, entradas, apuração para IPI e ICMS, para que esses impostos sejam pagos sobre as diferenças dos valores. Com o SPED Fiscal, isso tudo vira digital e ainda há o PVA (Programa Validador e Assinador), que faz uma pré-avaliação para identificar campos mal preenchidos.

 Quem participa – empresas Contribuintes do ICMS e IPI, exceto aquelas dispensadas (verificar com seu contador, pois varia de estado para estado)

 Previsão de adoção para outros tipos de empresa – nenhuma.

NFe

 O que é – a boa, velha e obrigatória nota fiscal de produtos, mas no formato digital.

 Quem participa – a lei é estadual, então verifique isso em seu estado. Por exemplo, em SP, as principais empresas obrigadas são de atacado, indústria e aquelas que realizem operações interestaduais.

NFSe

 O que é – a boa e velha nota fiscal de serviços no formato digital.

 Quem participa – a lei é municipal, então verifique a obrigatoriedade e como sua cidade irá adotar o formato digital.

EFD-Contribuições

 Quem participa – É aqui que tudo muda, já que empresas tanto de Lucro Real quanto Lucro Presumido devem adotar. A grande questão é que o pessoal de Lucro Presumido teve algumas alterações de última hora e tem pouco tempo pra se acertar.

 O que é – ele substitui a DACON, declaração que demonstra o cálculo do PIS e COFINS. E, desde muito pouco tempo, ele também serve para demonstrar o valor “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.

 Por quê? Alguns setores (cheque com sua associação de classe) sofreram uma substituição tributária: em vez de pagarem a contribuição de INSS sobre o salário dos funcionários, empresas desses setores passaram a pagar a “Contribuição Previdenciária sobre a Receita”.

 Quais são as datas? Para PIS e COFINS a previsão de implementação era julho/2012, porém com essa substituição tributária do INSS, o trabalho com o EFD-Contribuições já começa em maio para o pessoal do lucro presumido.

3- E se minha empresa não for obrigada, mas eu gostar do formato digital?

Qualquer empresa pode escolher entregar os arquivos no formato digital, mesmo não sendo obrigada. É optativo, exceto para empresas do Simples que gozam de algumas “facilidades”.

Para isso, o mais aconselhável é falar com o seu contador e ver qual o melhor procedimento.

4- O que eu preciso para me preparar?

Primeiro, combine o processo com o seu contador e tenha certeza de que a adaptação dele está ok com as novas regras.

Segundo, todos esses livros e documentos (no formato não digital) devem ser assinados por um dos sócios como validação dos dados – o que é uma obrigatoriedade da legislação.

Essa obrigação não muda pelo fato de eles serem digitais. Ou seja, para a validação da documentação digital, será obrigatório que o sócio tenha um certificado digital pessoal.

Além disso, vale sempre a pena lembrar que uma boa ferramenta de gestão financeira pode facilitar muito o seu dia-a-dia.

O que é?

EFD-Contribuições trata de arquivo digital instituído no Sistema Publico de Escrituração Digital – SPED, a ser utilizado pelas pessoas jurídicas de direito privado na escrituração da Contribuição para o PIS/Pasep e da Cofins, nos regimes de apuração não-cumulativo e/ou cumulativo, com base no conjunto de documentos e operações representativos das receitas auferidas, bem como dos custos, despesas, encargos e aquisições geradores de créditos da não-cumulatividade.

Com o advento da Lei nº 12.546/2011, arts. 7º e 8º), a EFD-Contribuições passou a contemplar também a escrituração digital da Contribuição Previdenciária sobre a Receita Bruta, incidente nos setores de serviços e industrias, no auferimento de receitas referentes aos serviços e produtos nela relacionados.

Os documentos e operações da escrituração representativos de receitas auferidas e de aquisições, custos, despesas e encargos incorridos, serão relacionadas no arquivo da EFD-Contribuições em relação a cada estabelecimento da pessoa jurídica. A escrituração das contribuições sociais e dos créditos, bem como da Contribuição