Começo

Reunião de Kick-off

No início de um projeto, é muito importante reunir todos os participantes para definir vários assuntos referentes ao desenvolvimento e implantação do projeto. Logo, pode-se dizer que este é um momento de “Kick-off” do projeto.

Kick-off, em inglês, significa o sinal de início de uma atividade ou evento, e é um termo bastante utilizado em várias ocasiões. Uma reunião de Kick-off na área de engenharia é o momento em que todos os participantes do projeto se reúnem para definir objetivos, recursos, restrições, prazos e cronogramas referente ao projeto em pauta. O evento deve ocorrer em um local separado do ambiente de trabalho para facilitar a comunicação e evitar interrupções.

Essa reunião normalmente tem duração de duas a três horas, dependendo da dimensão do projeto e do compartilhamento de informações para esclarecer as possíveis dúvidas dos participantes. Ao final desta reunião, finalmente dá-se o início ao desenvolvimento do projeto.

A reunião de Kick-off sempre conta com um responsável que irá conduzir o andamento de cada tópico da reunião. Para isso, é necessário que exista um documento principal composto de todas as características do projeto, de forma que todos possam acompanhar a discussão da reunião. Este documento recebe o nome de Project Charter, e deve ser visualizado em um Data Show ou uma cópia deve ser entregue a cada participante.

O Project Charter, também conhecido como Termo de Abertura do Projeto (TAP), é extremamente importante para a reunião de Kick-off. Normalmente é elaborado pelo Gestor de Projetos, que se encarrega de enunciar todos os itens relacionados ao projeto que será desenvolvido, desde o planejamento, até a fase de implantação e treinamento.

Em linhas gerais, o Project Charter contém a especificação do projeto em geral, envolvendo principalmente os pontos:

 Objetivo, justificativa e propósito do projeto;

 Recursos humanos do projeto (analistas, projetistas, gestores e desenvolvedores);

 Demais stakeholders envolvidos (usuários, gerentes e parceiros);

 Cronograma e prazos de entrega;

 Recursos materiais e investimentos necessários;

 Possíveis riscos que podem ocorrer, bem como um plano de prevenção e/ou

 recuperação;

 Implantação e capacitação dos usuários (equipe residente, treinamento EaD, etc.).

Como se pode perceber, este documento deve ser bem formalizado. É um artefato importante para que não haja obstáculos no andamento do projeto e não ocorra imprevistos não documentados.

Eventualmente, na reunião de Kick-off pode existir mais alguns documentos pautados para discussão. Um deles é o Work Breakdown Structure, abreviado como WBS.

Este documento, na verdade, é uma ferramenta que permite a decomposição do fluxo de trabalho em atividades específicas, na forma de um diagrama. Na prática, o WBS pode ser comparado a uma hierarquia. Quanto mais subníveis houver, maior será o detalhamento de uma atividade.

Na reunião de Kick-off, quando finalmente todos os itens forem abordados pelo responsável, abre-se um espaço para as dúvidas dos participantes e demais esclarecimentos necessários. Neste momento também é importante propor mudanças ou melhorias nas fases do projeto. Se a sugestão for aceita, o Project Charter é atualizado pelo Gestor de Projetos, destacando a parte alterada do documento com outra fonte ou formatação. Isso facilita a visualização das alterações no documento ocorridas durante a reunião de Kick-off. O principal objetivo do processo de iniciação é aprovar o projeto ou não de modo a auxiliar as partes interessadas a avaliar a viabilidade do projeto proposto.

O Escritório de Projetos deve zelar pela seleção dos projetos de maior retorno e pelo uso dos melhores recursos em cada projeto.

Esta fase é concluída com o projeto aprovado e o gerente de projeto atribuído.

Por fim, cada participante recebe um documento chamado Holdmap. Este documento contém as tarefas destinadas ao integrante para a fase atual do projeto. Para um desenvolvedor, por exemplo, o Holdmap seriam as tarefas de implementação, contendo data de início, término e estimativa de tempo. O Holdmap permite que o colaborador se organize dentro dos prazos e siga um roteiro linear de atividades com a ciência dos superiores.

Vale ressaltar que nem todas as reuniões de Kick-off são da mesma forma. Elas podem ser diferentes conforme a cultura da empresa, tipo de projeto ou quantidade de integrantes envolvidos, mas basicamente o contexto é o mesmo.

Entender o que o cliente quer

A chave do sucesso de qualquer negócio é entender quem é o meu cliente, saber se o que ele deseja produzir é a mesm o mesmo que eu estou produaindo e conseguir oferecer soluções integradas, que tenham valor agregado. “Os clientes compram realizações de sonhos”. Quem produz somente o produto, não consegue ir longe.

É preciso começar a pensar diferente e entender o que o cliente precisa produzir. Para conseguir estes diferenciais, é preciso foco. De acordo com Souza, é necessário segmentar o seu público e escolher que tipo de clientes você quer atingir, esquecendo o ditado "Caiu na rede é peixe".

Muitas vezes o maior concorrente está dentro de casa, dentro da empresa. É preciso olhar quais os problemas existem internamente para que haja sucesso na hora da produção. “Quando falta um rumo claro, integração entre as áreas e parceiros e uma estrutura inadequada, o processo não flui”. Um líder de sucesso é aquele