Definição de inventário

INTRODUÇÃO

O inventário é a ferramenta de gestores para a função de controlar a movimentação de materiais no ambiente interno e externo da empresa, desde a chegada da matéria-prima até à entrega do produto final ao cliente. Independente do setor em que a empresa atue ou da sazonalidade que ela enfrente, a qualidade da informação proveniente da gestão de inventário é parte fundamental para todo o resultado estratégico financeiro que esta almeje alcançar.

Embora a logística busque cotidianamente ampliar sua atuação no controle operacional de custos de toda a cadeia de suprimentos – visando à obtenção de níveis de bens e serviços requisitados pelo cliente, atuando ativamente em suas atividades primárias, tais como transportes, armazenagem, processamento de pedidos, manuseio de materiais, embalagens de proteção entre outras – é respaldada pela gestão adequada da informação proveniente de todas as atividades ao longo da cadeia de suprimentos que a empresa poderá obter ganhos significativos, exemplificando: redução de estoque, do tempo médio de entrega, da produtividade, etc.

Acuracidade na gestão de inventário é sem dúvida um tema atual, importante e que deve ser colocado como prioridade nas agendas de supervisores, gerentes e diretores de qualquer empresa que busque atingir o patamar de eficiência operacional desejado.

1 DEFINIÇÃO DE INVENTÁRIO

Inventário, basicamente, é uma lista de bens e materiais disponíveis em estoque que estão armazenados na empresa ou então armazenados externamente, mas pertencentes à empresa. Os materiais disponíveis listados em um inventário podem ser utilizados na fabricação de bens mais complexos ou então eles mesmos podem ser comercializados, dependendo do negócio da empresa.

A origem da palavra inventário vem da palavra inventarium, que era um termo Romano (latim) para designar um grande documento/lista onde se encontravam registrados os produtos dos armazéns.

A principal característica de um bom inventário são os detalhes. Quanto mais minucioso e mais preciso for um inventário, melhor ele cumpre o seu papel. É sempre interessante que o inventário contenha além do nome dos itens e da sua quantidade, também uma boa descrição destes itens.

2 OCORRÊNCIAS COMUNS VERIFICADAS NOS ESTOQUES

Podemos incluir processo de inventário de estoques, não somente quantidades, mas outras distorções que levam ao inventariante sair do foco quantidade e avançar pelo campo técnico, o qual apresentará a necessidade de inúmeros acertos nos quantitativos.

Dentre muitos, podemos fazer um inventário específico sobre:

• Materiais vencidos em suas datas de validade.

• Jogos de sobressalentes (peças) incompletos.

• Itens quebrados e deteriorados pela ação ambiental.

• Materiais obsoletos, provenientes da desativação de equipamentos.

3. FORMAS DE INVENTÁRIOS

3.1 Gerais

Esse processo abrange todo o estoque da organização de uma só vez. Tendo para tal o planejamento:

• Cronograma de início e término.

• Estabelecimento de correções a serem realizadas;

• Efetivo da composição da equipe;

• Treinamento da equipe;

• Definição de local para separação de materiais inservíveis (obsoletos e deteriorados).

Nota: Esse tipo de inventário favorece ao reconhecimento do nível de divergências em que foi operado o almoxarifado durante o período entre inventários gerais, que normalmente são adotados em um prazo de um ano.

3.2 Rotativos

Realiza-se em períodos menores de meses, tendendo a alcançar certa variedade de materiais, normalmente adota-se aos itens com maior rotatividade ou considerados de segurança industrial (itens que não pode faltar no estoque).

Caracteriza-se com a composição:

• Considerar itens mais significativos;

• Estabelecimento de períodos;

• Definição de valor dos itens a serem inventariados.

3.3 Por amostragem

O estabelecimento de inventários por amostragem é bastante interessante, pois o administrador de materiais poderá estabelecer o percentual a ser inventariado, encontrando assim, o nível de qualidade em que se encontra o estoque.

Com a aplicação desse processo, poderá ser realizado um planejamento de ações para eliminação de divergências detectadas no decorrer do inventário.

3.4 Por itens movimentados

Inventariar apenas os itens que tiveram movimentação no período é uma forma interessante, pois considerando a possibilidade de que somente os itens que foram movimentados, poderão ter ocorrência de desvios, não haverá necessidade de inventariar os demais itens armazenados.

Para tal, deve-se:

• Listar os itens que tiveram movimentação no período estabelecido, definindo a quantidade de movimentos (entradas e saídas).

3.5 Por qualidade

Estabelecem-se critérios de classes de materiais, onde se alerta quanto às características técnicas. Incluem-se como características:

• Data de validade;

• Composição de jogos;

• Unidade de estocagem verso saldo físico;

• Contaminação ambiental (química ou biológica).

Para atuação nesse inventário, a equipe deve ser composta por elementos tecnicamente treinados para a identificação das não conformidades.

Dentro desse processo, realiza-se a contagem e o acerto de estoques, retirando os itens inservíveis.

4 PREPARAÇÃO DO INVENTÁRIO

O planejamento do inventário é a fase mais importante, pois definições indevidas levarão, como em qualquer negócio, a resultados negativos, gerando despesas e retrabalhos.

Os itens da composição do inicio de inventário, devem ser considerados como primordiais, e estabelecidos conforme o tipo de inventário a ser realizado, como apresentado no item 3.

Compõe-se:

• Definição do tipo de inventário a ser adotado;

• Planejamento da composição das equipes;

• Detalhamento e emissão de relatórios de apoio;

• Identificação de dados, caso haja de inventários anteriores;

• Re-análise da arrumação física;

• Emissão de fichas de controle e locais de centralização dos documentos;

• Responsabilidades de acertos físico e contábil;

• Responsável pelo andamento do inventário;

• Identificação de áreas em processo de inventário;

• Cortes no sistema para itens em inventário;

• Estabelecimento de recontagem, para itens com variação física entre físico e contábil;

• Previsibilidade de reuniões diárias para conhecimento de variações detectadas;

• Responsável pela emissão de relatório conclusivo.

5 ACURACIDADE

A acurácia de estoques consiste em averiguar a diferença entre os valores físicos obtidos com a contagem in loco dos itens e os dos registros do sistema informatizado. Ela pode ser calculada com a seguinte fórmula, gerando um índice:

, onde:

– “Registros Corretos” consiste no número de itens cujo estoque real contado foi igual ao número de itens registrados; e,

– “Registros Contados” consiste no número de itens registrados no sistema.

O índice de acurácia de 100% representa o ideal.

CONCLUSÃO

A realização do inventário tem como objetivo verificar, quantitativa e qualitativamente, os materiais pertencentes ao ativo permanente, em uso ou estocados e os materiais de consumo em almoxarifado.

O controle quantitativo busca confrontar os valores constantes no almoxarifado, verificados por meio de contagem, com os dados registrados nos sistemas informatizados e/ou manuais.

Já o controle qualitativo visa averiguar a condição dos itens estocados, como por exemplo, se estão dentro do prazo de validade, para que medidas sejam tomadas caso o prazo esteja próximo do vencimento. Tais medidas serão abordadas para que haja o controle de custos, constante abastecimento dos processos produtivos e eliminação de obsolescência.

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

Disponível em: <http://www.portaladm.adm.br/AM/AM10.htm> Acessado em: 14/09/2013 às 14:42.56.

Disponível em: <http://www.cpcon.eng.br/gestao-patrimonial/controle-patrimonial/inventario/> Acessado em: 18/09/2013 às 21:22.13.