ATPS Gestão De Projetos

Sumário

Introdução ..................................................................................................................................3

1. Gerenciamento de projetos .....................................................................................................4

1.2 Projeto desenvolvido pelo grupo ..........................................................................................5

a) Público que deseja atingir ..........................................................................................5

b) Resultados esperados .................................................................................................6

c) Tempo para execução do projeto e definição de responsabilidades ..........................6

d) Custos do projeto .......................................................................................................6

e) Parceiros do projeto ....................................................................................................7

2. Gestão de Riscos do projeto ...................................................................................................7

3. Cronograma de realização do projeto ....................................................................................8

4. Administração do projeto .......................................................................................................9

4.1 Lista dos recurso necessários para a execução do projeto e onde serão obtidos ................10

4.2 Convite ...............................................................................................................................10

5. Estrutura gerencial do projeto ..............................................................................................11

6. Simulação do evento ............................................................................................................11

7. Experiência da realização do projeto ...................................................................................13

Conclusão .................................................................................................................................14

Referências Bibliográficas .......................................................................................................15

Anexo – Fotos do evento .........................................................................................................16

Introdução

A realização de um projeto envolve diversas áreas com o objetivo de planejar, executar e monitorar o projeto proposto.

O projeto desenvolvido neste trabalho, por sua vez, trata-se da realização de três palestras motivacionais dentro do espaço físico da Universidade Anhanguera (Santo André), através da parceria firmada com o Grupo de Assistência Social da Igreja Bola de Neve.

Será estudada minuciosamente cada etapa de formação e desenvolvimento do projeto escolhido, bem como os riscos envolvidos nele.

1. Gerenciamento de projetos

O guia PMBOK (Project Management Body of Knowledge) que é a obra mais importante do gerenciamento de projetos, tendo sido elaborado pela maior associação sem fins lucrativos do mundo para profissionais de gerenciamento de projetos a PMI (Project Management Institute) define projeto como “um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único e exclusivo ”.

Enquanto um processo tem caráter contínuo, o projeto é algo temporário, com início, meio e fim. Suas características são:

• ter prazo definido de começo e fim, ou seja, é temporário;

• é planejado, executado e controlado;

• gera produtos, serviços ou resultados exclusivos;

• seu desenvolvimento é por etapas e tem evolução progressiva;

• envolve uma equipe de profissionais;

• seus recursos limitados.

Assim a criação de um projeto abrange diferentes áreas e envolve várias pessoas de diferentes especializações e não deve ser confundido com a criação de um novo negócio, pois conforme já dito o projeto tem data certa para acabar, enquanto o negócio tem natureza de processo, pois foi idealizado para perdurar no tempo.

Gerir um projeto envolve aplicar todas as qualificações profissionais de forma efetiva em todas as fases do projeto, desde o seu planejamento, desenvolvimento e controle de atividades, garantindo assim o seu sucesso até o final.

O site do PMI (Project Management Institute) define gerenciamento de projetos como:

“(...) a aplicação de conhecimentos, habilidades e técnicas para a execução de projetos de forma efetiva e eficaz. Trata-se de uma competência estratégica para organizações, permitindo com que elas unam os resultados dos projetos com os objetivos do negócio – e, assim, melhor competir em seus mercados .”

O planejamento adequado de cada projeto visa assegurar também que sejam mantidos os prazos estabelecidos, bem como que seja respeitado o orçamento previsto.

Para Ralph Keeling quando um projeto é bem estruturado e se desenvolve tranquilamente, seus desafios podem ser estimulantes e prazerosos. Mas sendo mal definido ou mal gerenciado pode se tornar um pesadelo para todos os envolvidos, resultar em desastre financeiro e prejudicar muitas carreiras promissoras.

Um projeto que tem gestão efetiva consegue identificar prontamente eventuais falhas, imprevistos ou desvio de foco que podem ocorrer durante a sua execução. Dessa forma, através de análise minuciosa de cada problema, conseguirá corrigir tais desvios e para manter os prazos e orçamento fixados inicialmente.

1.2 Projeto desenvolvido pelo grupo

O projeto proposto pelo grupo trata-se da realização de palestra motivacional voltada principalmente para jovens e jovens adultos entre 18 (dezoito) e 35 (trinta e cinco) anos, através de uma parceria firmada junto ao Grupo de Assistência Social da Igreja Bola de Neve.

Esse grupo realiza um trabalho voluntário voltado à recuperação de jovens alcoólatras e/ou usuários de drogas, sendo que seu objetivo é restabelecer fisicamente tais pessoas através de um trabalho espiritual, por estimulá-los a tornarem-se pessoas religiosas.

O trabalho realizado por este Grupo tem conseguido excelentes resultados, tanto é assim que eles foram reconhecidos internacionalmente por receber o prêmio americano Dupont Volunteer Recognition, no ano de 2013.

O projeto do nosso grupo, por sua vez, vai além da recuperação de pessoas já viciadas, uma vez que visa realizar um trabalho prévio de conscientização junto à sociedade, objetivando evitar que outras pessoas sintam-se seduzidas por sensações momentâneas que as drogas podem oferecer e acabem tornando-se dependentes químicos.

a) Público que deseja atingir

O grupo espera atingir um grande número de pessoas com a realização desta palestra, tendo em vista que será realizada nas dependências da Universidade Anhanguera tenciona-se atrair como expectadores um grande número de alunos.

Com este objetivo o grupo disponibilizou em todos os quadros de aviso da faculdade o convite da palestra. Além disso, os membros do grupo visitaram as salas de aula da instituição de ensino, explicaram o projeto e estenderam a todos os alunos convite para participarem a esta edificante palestra.

b) Resultados esperados pelo grupo

O grupo espera mostrar através dessa palestra a difícil realidade daqueles que tornam-se dependentes químicos.

O melhor resultado passível de ser obtido envolve a alta receptividade a palestra, demonstrada por um grande número de pessoas presentes.

c) Tempo para a execução do projeto e definição de responsabilidades

O projeto levará um curto de período de tempo para ser planejado, desenvolvido e executado, aproximadamente duas semanas.

O primeiro passo envolve o contato com o grupo de Assistência Social da Igreja Bola de Neve a fim de verificar se eles desejam e tem disponibilidade para realizar a referida palestra.

Sabe-se que eles já possuem um material preparado para a realização de palestras, onde explicam o seu trabalho com a recuperação de dependentes químicos.

O nosso grupo ficará responsável, conforme já dito, pela divulgação da palestra, bem como pela organização do projeto.

A Universidade Anhanguera disponibilizou além de seu espaço físico, o aparelho Datashow, bem como o sistema de som. Assim, o grupo ficará responsável pela montagem dos equipamentos, pela confecção da lista de presença à palestra.

O trabalho será desenvolvido de forma coordenada e com a participação de todos os membros do grupo para que tudo ocorra dentro do tempo planejado.

d) Custos do projeto

Os custos para a realização do projeto são baixos, aproximadamente R$ 120,00 (cento e vinte reais), divididos da seguinte forma:

• Café da manhã e água para os palestrantes – R$ 60,00 (sessenta reais);

• Impressão colorida dos convites para divulgação nos painéis da faculdade – R$ 40,00 (quarenta reais);

• Impressão em preto e branco dos convites individuais a serem distribuídos para os alunos – R$ 20,00.

e) Parceiros do projeto

Conforme já mencionado o grupo conta com dois parceiros para a realização do projeto, sendo estes:

• Grupo de Assistência Social da Igreja Bola Neve;

• Universidade Anhanguera.

2. Gestão de riscos do projeto

É possível a execução de um projeto sem a ocorrência de riscos, ou seja, realizar o projeto dentro do prazo estabelecido, de acordo com o que foi proposto pelo cliente, gastando somente o que foi inicialmente previsto.

Para isso é necessário uma planejamento eficaz que envolva a gestão de riscos. Gerir os riscos nada mais é do que identificar, classificar e mensurar os possíveis riscos de um projeto para que se possa planejar ações contrapostas que possam elidir tais riscos.

Dessa forma o grupo analisou de forma minuciosa o projeto para o qual se propôs realizar identificando os possíveis riscos:

Risco 1 – Ausência de algum dos membros do grupo

Sabemos que vivemos em um mundo onde imprevistos acontecem, assim se algo ocorrer com um dos membros do grupo impossibilitando que cumpram a sua parte no cronograma, acarretará em risco para o projeto, podendo ocorrer atrasos e aumento de gastos.

Para evitar que esse tipo de risco afete o projeto, definimos suplentes para cada membro do grupo que realizará uma tarefa individual.

Realizador da tarefa Suplente

Helenildo Marcus

Marcus Mizael

Mizael Cauê

Cauê Helenildo

Tanto o realizador da tarefa quanto o suplente deverão estar integrados com a atividade que deve ser realizada. Assim em caso de eventuais problemas o suplente estará preparado para suprir a falta daquele que seria o realizador da atividade.

Risco 2 – Falta de interesse das pessoas pela palestra

O tema da palestra envolve o combate ao alcoolismo e uso de drogas. Assunto este que pode não ser de interesse para algumas pessoas. Todavia, esta problemática abordada trata-se de questão de saúde pública, com proporção mundial.

Dessa forma, visando atrair o público pretendido além dos convites impressos, que tem um caráter impessoal, o grupo falará pessoalmente, por realizar visitas em todas as salas de aula, explicando a necessidade e os benefícios de estar presente a palestra.

Nem todos os riscos de um projeto podem ser eliminados, haja vista que nem todos podem ser previstos, todavia este estudo dos riscos e o seu gerenciamento é de fundamental importância para o sucesso de qualquer projeto.

3. Cronograma de realização do projeto

O projeto será realizado de acordo com o cronograma de atividades abaixo:

CRONOGRAMA EM DIAS

Mês de Maio (dias)

Atividade 09 10 16 17 23 24 Responsabilidade

Atividade 1 Definição do projeto X Todos os membros do grupo

Atividade 2 Convite ao Grupo de Assistência Social da Igreja Bola de Neve para a realização da palestra X Helenildo

Atividade 3 Confecção do Convite para a palestra X Todos os membros do grupo

Atividade 4 Impressão da lista de presença X Mizael

Atividade 5 Impressão dos convites coloridos X Marcus

Atividade 6 Impressão dos convites preto e branco X Marcus

Atividade 7 Afixação dos convites nos Murais da Universidade X Mizael

Atividade 8 Entrega dos convites X X Todos os membros do grupo

Atividade 9 Divulgação da palestra nas salas de aula X Todos os membros do grupo

Atividade 10 Compra de café da manhã e água para os membros do Grupo Assistencial X Cauê

Atividade 11 Montagem do aparelho de Datashow e arrumação da sala onde será realizada a palestra X Todos os membros do grupo

Atividade 12 Registro do evento com fotos X Cauê

Data do evento X

4. Administração do projeto

A administração do projeto começa com a definição do gerente, o grupo definiu que este papel será desempenhado pelo integrante Helenildo, que conhece e tem contato com os palestrantes.

Helenildo desenvolverá uma gerência colaborativa e participativa, pois todos os integrantes do grupo atuarão no planejamento e na execução do projeto e das atividades (que também foram definidas em conjunto):

- Convite ao Grupo de Assistência Social da Igreja Bola de Neve para a realização da palestra;

- Confecção do Convite para a palestra;

- Impressão da lista de presença, convites coloridos e convites branco e preto;

- Afixação dos convites nos Murais da Universidade;

- Entrega dos convites;

- Divulgação da palestra nas salas de aula;

- Compra de café da manhã e água para os membros do Grupo Assistencial;

- Montagem do aparelho de Datashow e arrumação da sala onde será realizada a palestra;

- Registro do evento com fotos.

Haverá ampla comunicação entre os integrantes do grupo visando o sucesso do projeto, estes deverão trabalhar de forma integrada, todavia respeitando os limites traçados dentro do projeto, onde foram delimitadas tarefas individuais.

O gerente deverá se assegurar de todos cumprirão com as atividades estabelecidas.

4.1 Lista de recursos necessários para a execução do projeto e onde serão obtidos

Recurso Onde será obtido

Palestrantes Serão cedidos pelo parceiro – Grupo de Assistência Social da Igreja Bola de Neve

Dinheiro (R$120,00) Será realizado um rateio entre os membros do grupo

Espaço físico Será cedido pelo parceiro – Universidade Anhanguera

Convites Serão confeccionados pelo grupo

Datashow e sistema de som Serão emprestados pelo parceiro – Universidade Anhanguera

Café da manhã Será comprado na lanchonete da faculdade

Água Será comprada em supermercado pelo integrante do grupo Cauê

4.2 Convite

Abaixo está o convite elaborado pelo grupo visando atrair o público:

5. Estrutura gerencial do projeto

A estrutura gerencial do projeto foi representada no organograma a seguir, que representa as funções de cada integrante do grupo e as atividades que desempenhará:

6. Simulação do evento

A simulação do evento envolve a realização de 8 (oito) passos abaixo descritos:

Passo 1 - Montagem do aparelho de Datashow

Esta tarefa será desempenhada por todos os integrantes do grupo que chegarão a Universidade uma hora antes do evento a fim de preparar os equipamentos.

Esse equipamento será utilizado para transmitir aos presentes o material de apoio preparado pelos palestrantes.

Possível risco identificado: falha do equipamento.

Solução definida: A Universidade Anhanguera possui equipamentos reserva.

Passo 2 - Arrumação da sala

Esta atividade também será desempenhada por todos os integrantes do grupo que, conforme dito chegarão ao local com uma hora de antecedência para realizar a arrumação da sala.

Passo 3 - Recebimento dos palestrantes

Foi acordado com os palestrantes que estes chegarão ao local do evento com meia hora de antecedência.

Passo 4 - Disponibilização de água, café e lanche aos palestrantes

O integrante do grupo, Cauê, ficou responsável por esta atividade, sendo que deverá levar esses recursos consigo.

Possível risco identificado: impossibilidade de comparecimento do integrante.

Solução definida: Para cada atividade foi designado um realizador e um suplente, que deverá substituí-lo em caso de eventual falta.

Passo 5 - Recebimento dos convidados

Os convidados serão recebidos pelos integrantes do grupo com o local já arrumado e com os palestrantes já presentes.

Possível risco identificado: falta de expectadores.

Solução definida: Previamente será realizado um amplo trabalho de divulgação da palestra de modo a atrair o maior número possível de alunos.

Passo 6 - Realização da palestra

A palestra será realizada no dia 24.05.2014, em três horários: 09h10, 10h10 e 11h10.

Passo 7 - Desmontagem dos aparelhos utilizados

A desmontagem dos aparelhos será realizada por todos os integrantes do grupo.

Passo 8 - Arrumação da sala

A sala deverá ser entregue à Universidade nas mesmas condições em que foi encontrada, ou seja, limpa, devidamente arrumada, sendo que esta atividade será desempenhada por todos os integrantes do grupo ao final das 3 (três) palestras realizadas.

Quadro A: representação gráfica dos passos

7. Experiência da realização do projeto

O grupo beneficiou-se grandemente do planejamento e execução do projeto. Através dele compreendeu a importância de organizar-se e realizar o monitoramento constante das atividades envolvidas.

Um projeto envolve planejamento minucioso, distribuição de tarefas, trabalho em equipe e precisão na execução do que foi proposto.

O evento produzido pelo grupo pode ser considerado um projeto de sucesso, pois em sua execução tudo ocorreu conforme foi planejado, sem a ocorrência de riscos.

Os prazos foram devidamente cumpridos, as tarefas realizadas por aqueles designados para elas, os gastos foram somente àqueles planejados previamente e a palestra foi considerada um grande sucesso.

Teve um bom público e os comentários posteriores foram positivos.

Conclusão

O projeto desenvolvido permitiu entender a importância da gestão de projetos dentro de uma organização, uma vez que o gerenciamento de projetos tem estrita ligação com a garantia de obtenção de metas e resultados propostos pela empresa.

Um projeto tem um alvo certo e definido, tem um resultado a ser alçando, bem como possui prazo e orçamento determinados. Ele é coordenado e controlado durante toda a sua execução para que ocorra exatamente como foi planejado, sendo que até mesmo eventuais riscos procuram ser previstos, controlados e solucionados.

Um projeto espera através da organização e monitoramento ser realizado com sucesso e sem grandes surpresas, mostrando a necessidade de que toda a organização - todas as áreas e departamentos envolvidos no projeto - atue de forma alinhada.